課題：

BGAロケーションはボルドー地方全域で営業を展開するレンタカー会社で、複数の代理店を通じて約300～400台の車両とユーティリティビークルを管理しています。同社の中核事業は、個人および法人のお客様に柔軟かつ信頼性の高いレンタルサービスを提供することです。複数の拠点と多数の車両を管理する同社は、効率性と顧客体験を阻害する物流および運用上の課題にすぐに直面しました。

Keycafe導入以前、同社は鍵の管理に完全に手作業に依存しており、現場スタッフへの依存度が高かった。車両の受け取りと返却は営業時間に厳密に縛られていたため、顧客の柔軟な対応が制限され、スケジュール調整のボトルネックとなっていた。レンタルのたびに鍵の受け渡しと回収のためにスタッフの立ち会いが必要だったため、作業負荷が増加し、業務の遅延につながっていた。さらに、車両の返却状況をリアルタイムで把握できないため、車両の正確な追跡が困難だった。これらの課題は業務効率、自律性、そして最終的には顧客体験にも影響を与え、より自動化され柔軟なソリューションの必要性を浮き彫りにしていた。

問題点

• スタッフへの依存度が高い: 重要な引き継ぎを管理するために従業員が立ち会う必要があった
• アクセス制限時間: お客様は代理店の営業時間によって制限されていました
• キー追跡なし: 誰がキーを受け取ったか、誰がキーを返却したかが分からない
• セキュリティギャップ: キーの返却や車両の引き渡しの証明がない
• 非効率的な運用: 手動プロセスによりレンタルと返却が遅くなる

Keycafe導入：

BGA Location は、Keycafe の SmartBox キー管理システムを導入し、車両キー管理プロセスを完全に自動化しました。

レンタル契約が成立すると、チームは顧客に次のものを送信します。

• 賃貸概要
• Keycafeによって生成された固有のアクセスコード

お客様はスマートボックスにコードを入力すると、鍵が収納されたロッカーが開き、ご自身で車両を受け取ることができます。各車両の鍵は、鍵を識別するKeycafeフォブに保管されており、レンタル期間全体を通して安全な追跡が可能です。

車を返却する際は、KeycafeのキーフォブをSmartBoxにスキャンするだけで、ロッカーが自動的に開き、スタッフの介入なしに鍵が預けられます。

BGAロケーションの実装

• 自動ピックアップ＆ドロップオフ: お客様が個別に鍵を受け取り、返却します
• 24時間365日アクセス可能: 営業時間や現場スタッフに依存しません
• スマートキートラッキング: 各キーはKeycafeフォブにリンクされており、ピックアップ時とドロップオフ時にキーを識別します。
• インスタント通知:
  • 顧客名
  • 車のナンバープレート
  • 帰国予定時刻
  • 鍵預かりのビデオ証明
• 集中管理: 機関や車両全体の完全な可視性

導入の成果：

Keycafe は BGA Location の運用モデルを大幅に変革しました。

同社は現場の人員への依存を大幅に削減し、レンタルと返却を自動化しました。契約の承認から車両の返却まで、レンタルプロセス全体が自動化されています。

この変化により、次の成果がもたらされました。

• 明確な時間節約
• 運用の自由度の向上
• 測定可能な投資収益率
• よりスムーズでプロフェッショナルな顧客体験

Keycafe は車両全体の可視性も提供し、チームは車両がどこにあり、誰が使用しており、いつ返却されたかを把握できるようになりました。これは以前の手動システムに比べて大きな改善です。

結果

• 人員制約の軽減: 現場への立ち入りの必要性の減少
• 完全な車両管理: 車両の使用状況をリアルタイムで可視化
• セキュリティの向上: ビデオ証拠による鍵の預け入れの確認
• 強化された顧客体験: より速く、よりシンプルに、そして完全に自動化されたレンタル