課題：
フランスのヴィルパリジに拠点を置くEnsis Groupeは、建設資材のリサイクルを行うClamensと、GRDF（Gaz Réseau Distribution France）やEDF（Électricité de France）といった大手公益事業者にサービスを提供する公共事業会社STPSという、多様な車両群を傘下に擁しています。90台以上の車両と480人の従業員を擁するEnsis Groupeの業務は、夜間や緊急時のオンコール対応など、複数の部署やシフトにまたがるドライバー、整備士、管理者間の日々の連携を必要とします。
同社は、車両の鍵管理を物理的なボードとオフィスのロッカーを用いた手作業に頼っていました。ドライバーは鍵を不用意な場所に置き忘れたり、返却を忘れたり、他のドライバーに回したりすることが多く、車両の可用性に不確実性が生じていました。トラックの割り当て変更、修理、緊急の配車が必要になった際に、鍵がどこにあるか（あるいはそもそも現場にあるのかどうか）がわからないため、遅延、社内摩擦、サービスの中断につながっていました。
問題点
- 追跡可能性の欠如: 記録のないドライバー間でキーが非公式に頻繁に交換されていたため、車両の使用状況を追跡して説明責任を確保することが困難でした。
- 返却されていない、または置き忘れられたキー: キーが個人用ロッカーに残されたり、まったく返却されなかったりしたため、車両の再割り当てが遅れ、ワークショップのスケジュールが中断されました。
- 制御されていないアクセス: 鍵の保管は、オープンボードまたは安全でないドロップオフ ポイントに依存しており、役割、車両、または時間帯によるアクセスを制限する機能はありませんでした。
- 管理上の負担: フリート マネージャーは、キー関連の問題を手動で解決する必要があり、時間のかかるタスクが日常業務に追加されていました。
Keycafe導入：
Ensis Groupeは、鍵管理の体系化とセキュリティ強化のため、ClamensおよびSTPS事業全体にKeycafe SmartBoxシステムを導入しました。現在、ドライバー、整備工場スタッフ、ディスパッチマネージャーは、安全なログアクセスを介して毎日このシステムを利用し、鍵の受け取りと返却を行っています。
各ユーザーには、役割と責任に基づいて特定の権限が紐付けられた固有のPINコードが割り当てられます。例えば、ドライバーは担当車両に関連するキーのみを閲覧でき、アクセスは特定の時間帯に制限されます。整備工場のチームはメンテナンスに必要なキーを自由に取得でき、ディスパッチャーはKeycafeアプリを介してリモートでアクセスを許可または取り消すことができます。
この構成により、権限のある担当者のみが鍵を操作し、すべての取引を完全に可視化できます。SmartBoxシステムは、非公式な慣行を標準化された監査可能なワークフローに置き換え、セキュリティ、説明責任、運用管理を向上させました。
Clamens と STPS の実装
- ロールベースのアクセス制御: 各ユーザーは、ドライバー、ワークショップスタッフ、マネージャーなどの役割に基づいて特定の権限を持って Keycafe システムに追加され、必要なキーのみへのアクセスが制限されます。
- スケジュールされたアクセス ウィンドウ: アクセス時間は各ユーザーのシフトや責任に合わせてカスタマイズされ、必要なときにのみキーが使用可能になり、監視が向上します。
- リモート管理: ディスパッチャーと IT スタッフは、携帯電話やコンピューターで Keycafe アプリを使用して、勤務時間外でもアクセスを管理し、問題をリアルタイムでトラブルシューティングできます。
- 部門間での共有使用: ドライバーに加えて、ワークショップ チームと夜勤スタッフも、同僚や監督者を追跡することなく車両のキーを取得するためにシステムに依存しています。
「鍵の移動経路をリアルタイムで確認できます。アプリでは、いつ鍵が差し込まれ、いつ取り出され、誰が使用したかが分かります。これは重要なことです。」
導入の成果：
Ensis Groupeは、ヴィルパリシス事業所全体にKeycafeを導入したことで、ドライバー、マネージャー、そして工場スタッフによる鍵の管理方法を根本的に変革しました。非公式な鍵の受け渡しや安全対策の不十分な保管方法を、構造化された追跡可能なシステムに置き換えました。これにより、ユーザーは必要な鍵に独立してアクセスできるようになり、管理者は権限とアクセスウィンドウを完全に制御できるようになりました。これは特に夜間勤務や週末勤務において大きな効果を発揮し、オンコールチームは遅滞なく鍵を取得し、現場の管理者のサポートを必要とせずに業務を継続できるようになりました。
新しいシステムは、チーム間の連携も改善しました。ディスパッチャーは車両の空き状況に応じて迅速に車両を再割り当てでき、メンテナンススタッフは必要に応じて修理用の鍵を取得できます。これらはすべてワークフローを中断することなく実行できます。明確な手順と一元化されたアクセスにより、鍵管理はより迅速、より安全、そして関係者全員にとって大幅に信頼性が向上しました。
結果
- システムの完全導入: 現在、鍵の預け入れと取り出しは 100% Keycafe を通じて行われるため、スタッフ間の非公式なやり取りが不要になりました。
- 鍵紛失の大幅な削減: 鍵の紛失や忘れが 80% 以上減少し、日常の信頼性が大幅に向上しました。
- 日常業務における時間の節約: 主要なアクセスと調整の管理に費やす時間が約 30% 削減されます。
- 可視性と説明責任の向上: 主要な動きをリアルタイムで追跡することで、安全なアクセスを確保し、内部監視をサポートします。
