課題：
アラバマ州ドーサンにあるウォレス・コミュニティ・カレッジでは、教職員はキャンパス間の移動に使用される州車両にアクセスする際に大きなハードルに直面した。鍵の配布を担当するのは 2 人だけなので、物流上の問題は避けられませんでした。インストラクターは、主要な販売代理店のスケジュールが合わず、遅れたり、さらに悪いことに車両にアクセスできなくなったりすることがよくありました。さらに、車両の使用時期がわからないため、輸送整備士とのメンテナンスの調整が困難でした。
キーを外したままにすると、アクセシビリティの問題は解決されましたが、車両への不正アクセスと盗難の問題が発生しました。この非効率性は、時間に敏感な学術業務や管理業務にとって問題を引き起こし、より柔軟で信頼性の高いソリューション、特に鍵の発行のために現場にいるスタッフに依存しないソリューションの必要性を浮き彫りにしました。
問題点
- 車両アクセスのボトルネック: インストラクターは、2 人の現場スタッフによる手動のキー配布プロセスに依存していました。
- 大幅な遅延: 必要なときにキーに即座にアクセスできないため、インストラクターや他のドライバーは約束に遅れることがよくありました。
- リアルタイムの可視性なし: 車両が使用中かどうかをリモートで確認する方法がなかったため、メンテナンスや直前の変更のスケジュールを立てることが困難でした。
Keycafe導入：
Keycafe は、部門のリーダーシップチームによる徹底的な調査の結果、理想的なソリューションとして浮上しました。コスト効率とユーザーフレンドリーなインターフェースは、市場にある他の鍵管理システムの中でも際立っていました。デスクトップ アプリとモバイル アプリの両方を備えているため、管理者とエンドユーザーにとって同様にアクセスしやすいことが Keycafe を選択する大きな要因でした。実際、チームは Keycafe の 広範なヘルプ ドキュメント を利用して、システムを受け取る前にセットアップとソフトウェアに慣れることができました。
同社の車両アクセス ワークフローには、大学全体の SharePoint にリクエスト フォームを設定することが含まれていたため、すべての教職員が可視化してアクセスできるようになりました。リクエストが学生およびキャンパス サービス チームによって承認されると、Keycafe で予約が作成され、車両の予約期間中有効なアクセス コードが自動的に作成されてドライバーに送信されます。ドライバーは、学生およびキャンパス サービス オフィスの外にある SmartBox でコードを入力し、キーを受け取ることができます。このシステムにより、スタッフの立ち会いを必要とせずにシームレスなキーの受け渡しが可能になり、車両にアクセスするためのワークフローが大幅に改善されました。
ウォレス・コミュニティ・カレッジの実施
- 費用対効果: リーダーは、Keycafe が他のシステムと比較して低コストでありながら、よりユーザーフレンドリーでアクセスしやすいと認識しました。
- 合理化された予約システム: ドライバーは、予約期間中のみ有効な車両キー用の固有のアクセス コードを自動的に受け取ります。
- 年中無休 24 時間セルフサービス アクセス: SmartBox を使用すると、学生サービスやキャンパス サービスのスタッフがいなくても、いつでもキーにアクセスできます。
"ユーザーからは、アクセスのしやすさやキャンパスへの素晴らしい追加について、引き続き肯定的なフィードバックをいただいています。"
成果：
ウォレス コミュニティ カレッジでの Keycafe の導入により、すぐに圧倒的に肯定的な結果が得られました。教職員は新しいシステムにすぐに適応し、車両へのアクセスが新たに容易になったことに感謝の意を表しました。人間関係の調整を必要とせず、いつでも鍵の受け渡しができる利便性は、大学の運営状況を大きく変えるものでした。このレベルの自律性と効率性はキャンパスでは前例のないものであり、ユーザーの満足度が顕著に向上しました。
このシステムの影響は、鍵交換の利便性を超えて広がりました。これにより、フリートのメンテナンス スケジュールのより効果的な管理が容易になりました。同大学の交通整備士は、Keycafe を通じて車両の予約情報にアクセスできるようになり、定期的なメンテナンス チェックの計画と実行を改善できるようになりました。これにより、車両が最適な状態に保たれるだけでなく、ダウンタイムも最小限に抑えられ、キャンパス車両の全体的な信頼性にも貢献しました。
成果
- 即時の肯定的なフィードバック: 管理者もドライバーも、Keycafe がキャンパスにどれほど素晴らしい追加物であるかを指摘しています。
- メンテナンス スケジュールの改善: Keycafe の予約可視性を活用して、整備士は車両が使用されていないときに定期点検を絞り込むことができるようになりました。
- 待ち時間の解消: インストラクターは車両のキーの受け取りに遅延なく、約束の時間に間に合うようになりました。
