課題：

LUXE TECH VILLA ASHITOKUのヴィラスタイルの客室は、究極のプライバシーを追求し、ゲストが外から直接入室できる設計となっています。当初は各ドアにテンキー式のタッチパッドロックが設置されていましたが、ボタンが反応しない、予期せぬエラーが発生するなど、度重なる不具合が深刻な問題となりました。電子機器にとって過酷な島の高温多湿の気候が原因であると特定されました。結露が発生し、電子ロックの故障が頻繁に発生していました。

2024年夏、エントランス付きの新棟オープンをきっかけに、管理チームは、より信頼性の高い鍵管理システムの導入を検討し始めました。高温多湿な奄美大島の気候を考慮し、屋外に電子機器を設置するリスクを避けるため、鍵はシリンダータイプの物理キーを採用。さらに、室内で鍵を安全に受け取れるロッカー型機器が必要でした。セルフチェックイン方式を導入している同ホテルでは、HotelSmartと連携し、鍵の受け取り・返却を完全に自動化できることも重要な条件でした。

問題点

• 電子錠の不具合多発: タッチパッドが反応しない、誤作動するなど、電子錠のトラブルが多発し運用に支障が出ていました。
• お客様の不満: 電子錠が故障したときにはスタッフが介入しなければならならず、その間、お客様はチェックイン、お部屋に出入りできず待機することになります。
• 業務効率の悪さ: 電子錠に不具合が起きる都度、現地対応が必要になります。また、リアルタイムで電子錠の利用状況を確認することができず、ゲストがチェックアウトしたか否かも遠隔では把握できない状態でした。

Keycafe導入：

こうしたニーズに応えるため、LUXE TECH VILLA ASHITOKUは、HotelSmartとの連携機能を活用し、KeycafeのSmartBox鍵管理システムを導入しました。これにより、予約からチェックイン、鍵の受け渡し、そしてチェックアウトまで、滞在中のあらゆる手続きをゲスト自身で行うことができます。

ゲストはエントランスに設置のタブレットでチェックインします。鍵の受け取りの際には、タブレットに表示される、自動生成のアクセスコードをSmartBoxに入力します。返却も直感的にできるように、専用キーホルダーをSmartBoxでスキャンするだけで鍵を預け入れられる設定になっています。

クリーニングスタッフはKeycafeのユーザーとして登録され、いつでも鍵を出し入れできる権限を付与されています。現場管理チームは、全ての鍵とSmartBoxを操作できる管理権限を持ち、必要に応じて、管理画面から鍵の履歴を確認したり、遠隔からSmartBoxを操作できます。

LUXE TECH VILLA ASHITOKUの実装

• 完全セルフチェックインを実現: HotelSmartと連携し、予約からチェックイン、鍵の受け取り・返却、チェックアウトまで、ゲストがすべて自分で完結可能に。
• チェックイン・チェックアウトのリモート確認: 予約完了時に、ゲストごとに鍵へのアクセスコードを自動生成。鍵へのアクセスは滞在期間中に限定され、チェックイン・チェックアウトの際には、リアルタイムで自動通知が送信されます。
• スタッフの権限管理と遠隔操作: クリーニングスタッフや現場管理チームに、業務内容に応じたアクセス権限を設定。遠隔からの利用履歴確認やSmartBoxの操作も可能に。

導入の成果：

Keycafeを導入して以来、鍵関連のトラブルやゲストからの苦情は劇的に減少しました。SmartBoxはコンパクトで、壁面に設置できるため、他のキーロッカーに比べて設置スペースを取りません。シックなデザインがホテルのイメージと調和することにも満足しています。

「セルフチェックインでは、信頼性と使いやすさが何よりも重要です。たった一つの不具合でも、お客様の体験を台無しにし、スタッフの負担も増大させてしまいます。だからこそ、私たちは完全に信頼できるシステムを選びました」と、DX推進部の池田氏は語る。

結果

• 高い信頼性で安定した運用: 停電時でもバックアップ機能により継続利用が可能です。内蔵カメラによる録画機能で、セキュリティ面も安心です。
• 直感的な操作性でゲストの満足度アップ: 誰でも迷わず使えるシンプルな操作性で、ゲストもスムーズにチェックイン。
• トラブル減少と業務効率化: 鍵に関するトラブルや問い合わせが大幅に減り、故障リスク解消と客室稼働率向上に貢献。スタッフの業務負担も軽減できました。