課題：
ケベック州を拠点とする環境コンサルタント会社、Biotix Environmental Solutions は、鍵の紛失と鍵の使用状況の透明性の欠如という、根深い問題に取り組んでいました。Biotix のエグゼクティブ アシスタントである Marianne Boivin 氏は、これが日常業務に及ぼす影響を目の当たりにしました。19 人のチームでは、施設や車両の鍵の紛失が遅延とフラストレーションの原因となっていました。鍵を探すのに無駄な時間は、それ以外は円滑に機能しているシステムにとって、大きな非効率性でした。Biotix は、セキュリティを損なうことなく、説明責任と簡単なアクセスの両方を提供するソリューションを必要としていました。
問題点
- 主要なボトルネック: 紛失した鍵や置き忘れた鍵により、クライアント サイトへの到着が遅れていました。
- 説明責任のギャップ: リアルタイムおよび履歴のキーアクセスを追跡するシステムが存在しません。
- 無駄な生産性: 生産的なタスクではなく、失われたキーの検索に時間が費やされました。
Keycafe導入：
Biotix は最初、独自の方法、つまりキーの横にメモ帳を置き、Apple AirTags を使用する方法を試しました。しかし、ユーザーは使用状況の記録を忘れたり無視したりすることが多く、AirTags は紛失したキーを見つけることはできても、置き忘れを防ぐことはできませんでした。
鍵管理システムを比較した結果、Biotix は Keycafe を最適なソリューションとして選びました。他のオプションと比較して実用性と手頃な価格に感銘を受けた同社は、これが答えだと確信しました。Keycafe は、鍵管理のあらゆる悩みを解決する包括的なソリューションを提供しました。便利でアクセスしやすく、追跡可能なシステムです。鍵を受け取るには、スタッフは SmartBox で固有のアクセス コードを入力して本人確認を行います。すると、使用を許可された鍵のリストが表示されます。鍵の返却も同じコードを使用して行われ、各トランザクションの詳細が記録されます。
Keycafe の SmartBox キー管理システムを導入することで、Biotix はすべてのキーの完全な追跡可能性を実現し、誰がいつキーを持ち出したかを自動的に記録できるようになりました。このレベルの説明責任と効率性は、まさに Biotix が必要としていたものです。さらに、システムの使いやすさにより、技術に詳しくないスタッフでも新しいワークフローをすぐに理解できることもわかりました。
Biotix Environmental Solutionsの実装
- Keycafe の利点: Biotix は、競合する鍵管理システムと比較して優れた機能、ユーザーフレンドリーなデザイン、低コストを理由に Keycafe を選択しました。
- 追跡可能で透明性が高い: 認証を必要とするキーアクセスと詳細な使用ログにより、Biotix の経営陣は安心できました。
- スタッフによる迅速な導入: 直感的なソフトウェアとワークフローにより、ユーザーと管理者の両方が初日からシステムを使い始めることができました。
「それが役に立っていることに気づくまで、それほど時間はかかりませんでした。今では鍵を探すことは本当に稀です。」
成果：
Keycafe を導入して 2 か月後、Biotix は鍵の紛失が大幅に減少したと報告しました。週に複数回あった鍵が、多くても月に 1 回になりました。さらに、紛失した鍵は最後の使用者までさかのぼることができるため、以前よりはるかに早く見つかります。鍵関連の問題の劇的な減少により、業務がスムーズになり、これまでは捜索や待機に費やしていた膨大な時間が節約されました。
Biotix にとって、メリットは鍵だけにとどまりませんでした。従業員の責任感が強くなるなど、予想外の利点が見つかり、会社のクレジットカードを SmartBox に入れるというアイデアも生まれました。経理チームは、どのスタッフが購入したか (そして請求書の発行先を誰に依頼すればよいか) を簡単に見つけられるようになりました。
成果
- 運用効率: 鍵の検索と保管チェーンのまとめに要する時間が大幅に短縮され、全体的な効率が向上しました。
- スタッフの説明責任: 詳細なアクセス ログによってセキュリティが強化され、スタッフは車両の使用についてより意識するようになりました。
- キー以外の利点: SmartBox に置かれたクレジットカードはキーと同じ方法で追跡されるため、従業員の支出管理の透明性が向上します。
