課題：

マドリードに拠点を置くシェルターガレージは、クラシックカーとスポーツカーの整備と保管を専門としています。当初は車両保管用のガレージとしてスタートしましたが、事業を拡大し、ディテールアップ、レストア、車両ラッピング、研磨、売買、特殊整備などのサービスを提供しています。4つの拠点を持ち、需要が高まっているため、主要な引き渡しプロセスがボトルネックとなっていました。

Keycafeを導入する前、Shelterチームは車両の鍵の管理を手作業や場当たり的な方法に頼っていました。鍵は隠して保管するか、対面で受け渡ししていたため、時間がかかり、紛失や連絡ミスのリスクもありました。同社は、拡張性、セキュリティの向上、そして物理的な鍵の受け渡しに伴う非効率性を排除できるソリューションを必要としていました。

問題点

• 可視性の欠如: キーがいつ、誰によってアクセスされたかを追跡する方法がありません。
• 時間の消費: 手動調整により、クライアントとスタッフの車両アクセスが遅れました。
• セキュリティ上の懸念: キーを隠したり非公式に交換したりすると、リスクと不確実性が生じます。
• 顧客サービスの遅延: スタッフが顧客を待たなければならず、その逆も起こり、摩擦が生じ、時間が無駄になりました。

Keycafe導入：

これらの課題を解決するため、Shelter GarageはKeycafeのSmartBoxシステムを施設全体に導入しました。このデジタル鍵管理プラットフォームは集中管理を提供し、スタッフと顧客の両方への鍵の割り当て、追跡、受け渡し管理を可能にしました。

導入プロセスはシンプルでした。お客様はKeycafeアカウントを作成し、システムの使い方を説明を受け、いつでも車両の鍵にアクセスできるようになります。社内では、Shelter GarageのスタッフがKeycafeを鍵の物流ハブとして利用しています。各従業員は、他のチームメンバーを介さずに鍵の受け取り場所や返却場所を把握しています。明確なプロセスにより、業務の中断が減り、日々の業務を効率的に進めることができます。

シェルターガレージの実装

• クライアントの容易な導入: 新しいクライアントはセットアップ手順を一度ガイドされ、すぐに自分でシステムを使いこなせるようになります。
• セルフサービス アクセス: クライアントは、対面での調整を必要とせずに鍵を預けたり受け取ったりすることができます。
• 集中キーハブ: 従業員は SmartBox システムを使用して、サービス用の車両キーに安全にアクセスします。
• 制御された権限: クライアントには自分の車両へのアクセスのみが許可されますが、スタッフには役割に基づいてより柔軟なアクセス権限が与えられます。

導入の成果：

KeycafeはすぐにShelter Garageの日常業務に欠かせないツールとなりました。鍵の受け渡しを自動化・デジタル化することで、チームは手作業によるシステムの非効率性を排除し、顧客や従業員の鍵に関するあらゆるやり取りを完全に管理できるようになりました。Shelter GarageのCOO、ギレルモ・エンシナ氏によると、鍵管理に関連する運用コストを85%削減できたとのことです。

新しいシステムにより、シェルターガレージは管理業務の負荷を増やすことなく、自信を持ってサービスを拡張できるようになりました。顧客とスタッフの両方がテクノロジーを容易に導入し、システム自体がセールスポイントとなりました。イヴァン・フィエスタス氏は、顧客がシステムの実用性を高く評価し、「当ガレージを選ぶ明確な理由」になったと述べています。

チームは Keycafe をパートナーとして拡大を続け、最新の SmartBox モデルを実装し、テクノロジーを拠点全体に適応させています。

結果

• 運用管理: 誰がいつキーにアクセスしたかを完全に把握できるため、問題を迅速に解決し、紛失を防ぐことができます。
• スケーラビリティ: チームは追加の調整や時間のかかる手動タスクなしで、より多くの顧客にサービスを提供できるようになりました。
• 顧客エクスペリエンスの向上: クライアントはセルフサービス アクセスの独立性と利便性を享受できます。
• スタッフの自律性: 従業員は鍵の検索やアクセスに互いに依存する必要がなくなり、ワークフローの効率が向上します。
• ブランドの差別化: Keycafe は、新規クライアントのオンボーディング時の価値提案の一部になりました。