課題：

エンゲル＆フォルカーズは、30カ国以上に拠点を構え、高品質な不動産サービスを提供するグローバル不動産会社です。マドリードオフィスでは、不動産コンサルタントチームが使用する物件の鍵の管理に関する社内プロセスの合理化を目指しました。目標は明確でした。鍵の受け渡しを自動化し、手作業のみに頼ることなく、日々の業務効率を向上させることです。

以前は、フロントデスクのスタッフがアナログシステムを使って鍵の管理と配布をすべて手作業で行っていました。これがボトルネックとなり、チームに大きな管理負担をもたらしていました。エージェントが日中を通して定期的に鍵の出し入れを行っていたため、Engel & Völkersは説明責任の向上、人的ミスの削減、そして社内連携の最適化を実現するシステムを求めていました。

マドリッド オフィスの IT 技術者 Juan San Martin Rico 氏は、次のように問題点を説明しています。「デスクのスタッフや他の人の手間をかけずに、このプロセスを自動化してスピードアップする方法が必要でした。」

問題点

• スタッフの手作業負荷: フロントデスクの担当者は、鍵の引き渡しの管理と追跡を単独で担当していました。
• 処理時間の遅さ: スタッフがキーを渡したり受け取ったりするのを待つことで、コンサルタントに遅延が生じます。
• 可視性の制限: キーの受け渡しを監視し、一貫した返却と取得を確保することが困難です。
• エラーのリスク: 手動での取り扱いにより、キーを紛失したり置き忘れたりする可能性が高くなります。

Keycafe導入：

効率性と説明責任の向上のため、Engel & Völkers MadridはKeycafe SmartBox鍵管理システムをオフィスに導入しました。その目的は、管理監督を徹底しつつ、エージェントが鍵に直接かつ安全にアクセスできる環境を提供することでした。

Keycafeを利用することで、エージェントはフロントデスクのスタッフを介さずに、個人アクセスコードまたはユーザーバッジを使用して鍵の受け取りと返却を行うことができます。すべての操作はリアルタイムで記録されるため、管理チームは利用状況を監視し、ワークフローを最適化できます。SmartBoxのビデオキャプチャ機能は、鍵の操作を視覚的に確認できるため、アカウンタビリティをさらに高めます。

Engel と Völkers の実装

• 独立アクセス: エージェントは固有のアクセス コードまたは ID バッジを使用して、スタッフの支援なしにキーを取得および返却します。
• ビデオキャプチャ: 監視を強化するために、各トランザクションが SmartBox によって記録されます。
• デジタル記録: キーアクセスはリアルタイムで記録され、追跡とレポートが向上します。
• エージェントのみによるキー処理: 承認されたチーム メンバーのみがキーを処理するため、完全な内部管理と追跡可能性が確保されます。

導入の成果：

Keycafeは、Engel & Völkers Madridの業務の中核である物件へのアクセス管理を支援しました。手作業による鍵の取り扱いに伴うボトルネックを解消することで、チームの効率性が向上し、ミスのリスクも軽減されました。

「Keycafe を使用することで得られた最大のメリットは、スピード、管理、制御です」と Juan San Martin Rico 氏は説明します。

アクティビティを監視し、あらゆる主要取引におけるスタッフへの依存度を軽減することで貴重なリソースを解放し、デジタル監査証跡によって社内のアカウンタビリティも向上しました。エージェントはセルフサービスで鍵にアクセスでき、物流上の遅延なく内覧を実施できるようになりました。

結果

• 時間の節約: 鍵の受け取りと返却が速くなるため、日常の中断が減ります。
• エラーの減少: 自動化により手動による追跡が不要になり、ミスが最小限に抑えられました。
• チーム調整: 明確な使用ログにより、計画と可視性が向上します。
• 説明責任: ビデオとデジタル記録により、信頼と透明性が生まれます。