課題：
複数の集合住宅にまたがる数十もの鍵を管理することは、Lodgeurにとって物流とセキュリティの両面で課題となっていました。従来の鍵ボックスは信頼性が低く、可視性にも欠けていました。暗証番号は更新されず、誰がいつ鍵にアクセスしたかの記録もありませんでした。対面でのチェックインは運用コストと手間を増加させ、各ユニットにスマートロックを設置するには、ドアごとにハードウェアが必要になり、継続的な導入費用も発生するため、コストがかかりすぎました。
Lodgeur は、オンサイトスタッフを必要とせずに 24 時間 365 日のゲスト アクセスと完全な説明責任を可能にする、物理キー管理のためのスケーラブルな集中型ソリューションを必要としていました。
問題点
- セキュリティリスク: ロックボックスには可視性と追跡可能性が欠けていました。
- 運用の非効率性: 手動チェックインにより、人件費と調整コストが増加しました。
- スケーラビリティの制限: ハードウェアベースのソリューションは経済的に拡張できませんでした。
Keycafe導入：
これらの課題を解決するため、LodgeurはKeycafeのSmartBoxシステムを導入し、社内ワークフローへのAPI統合も実現しました。これにより、予約システムやゲスト審査システムと完全に同期した、鍵のアクセス権限の作成、配布、失効を自動化できるようになりました。
アクセスコードの自動作成： 予約がLodgeurのシステムに登録されると、API経由でワンタイムKeycafeアクセスコードが生成されます。このコードは、ゲストがID確認を完了するまでロックされたままになり、確認が完了するとワークフロートリガーに基づいて自動的に解除（または取り消し）されます。
システムオーケストレーション: 現在の設定は、メールトリガー → Parsio → Zapier → Keycafe API ワークフローで実行され、アクセスコードをゲスト管理プラットフォーム Track に書き戻します。Lodgeur は、Zapier テーブルを使用してリスティングとキー ID 間のマッピングを維持しており、スケーラビリティを向上させるためにオーケストレーションを Make + Supabase に移行する予定です。
エンドツーエンドの可視性： ゲストとオペレーションチームの両方が、ビンの状態と主要な動きのリアルタイムの監査証跡を確認できるため、リモートサポートと問題の迅速な解決が可能になります。将来的にはクラウド対応カメラの統合により、アカウンタビリティとアクセスセキュリティがさらに強化されます。
ロジャーの実装
- 自動アクセス制御: ゲストのスクリーニング結果に関連付けられた API 生成のワンタイム コード。
- リアルタイム更新: 主要なピックアップおよび返却イベントを即座に確認できます。
- カスタム統合: Zapier と Keycafe API を使用して構築された自動化されたワークフロー。
- リモート管理: 現場スタッフの介入なしで完全に制御できます。
「Keycafeのおかげで、マネージャーとゲストの両方にとって、問題なく24時間365日安全なアクセスを自動化できました。」
導入の成果：
Lodgeur は、Keycafe を利用して、2019 年から 24 時間 365 日対応の非接触型セルフチェックインを提供しています。リアルタイムの可視性と完全な説明責任により、毎年何千件もの安全な鍵の受け渡しが、現場スタッフなしで行われています。
このソリューションにより、運用の回復力が強化され、ゲストのエクスペリエンスが向上し、開発と定期サブスクリプションの両方で会社のコストが大幅に削減されました。
結果
- 24時間年中無休のセルフチェックイン: スタッフがいなくてもゲストが継続的にアクセスできます。
- 運用の透明性: リアルタイムの監査証跡により、信頼と説明責任が構築されます。
- コスト削減: 約 5,000 ドルのカスタム統合コストを回避し、年間 10,000 ドル以上を節約します。
- 自動化の効率: API ベースのワークフローにより、手動による介入が最小限に抑えられます。
- 信頼性の向上: 不動産パートナーに対して信頼性とプロフェッショナリズムを実証しました。
