拡大するキャンパスで社用車のフリート管理を運営するのは容易ではありません。スポーツチームの送迎、スタッフの移動、備品の適切な配置など、学校は必要な時に適切な人が適切な社用車にアクセスできるシステムを求めています。
長年にわたり、ニューハンプシャー州ニューハンプトンにある約160名の教職員を擁する私立寄宿学校New Hampton Schoolは、手作業での鍵管理プロセスに依存していました。
しかし、フリートが数台のバスから約30台の社用車に増加するにつれて、郵便受けに鍵を入れ、プラスチックのバケツから取り出すという従来の方法では対応しきれなくなりました。鍵の紛失、それらを探し回るスタッフの時間消費、そして責任問題への懸念が増大していました。
キャンパスセーフティディレクターのチャック・ジョージ氏は、変革の時だと決断しました。彼はKeycafeを導入し、煩雑な手作業による鍵の受け渡しを、チーム全体が信頼できる自動システムへと変えました。
手作業による鍵管理からの脱却
社用車のフリート規模が小さい場合、手作業による鍵管理システムは機能するかもしれません。しかし、フリートが拡大するにつれて、鍵の追跡や誰がアクセス権を持っているかを把握することが難しくなります。
New Hampton Schoolでは、以前はすべての鍵の使用は運動部長や備品管理者に集約され、鍵は手渡しされ、ドアの郵便受けに返却されていました。
「すぐに返却されることもありましたが、数日間行方不明になることもあり、誰がどの鍵を持っているのか全く整理されていませんでした」とチャック氏は説明します。「多くの場合、社用車が必要なのに鍵が見つからず、探し回らなければなりませんでした。フリートが非常に小規模だった頃は機能していましたが、規模が拡大するにつれて、このやり方では持続不可能になりました。」
真の問題は、アカウンタビリティ（説明責任）の欠如でした。誰が、なぜ鍵を持っていて、いつ返却されるのか、誰にも明確な把握ができませんでした。
FleetioとKeycafeで社用車のアクセスを自動化
New Hampton Schoolが社用車の整備と割り当てを管理するフリート管理システムを探していた際、彼らはFleetioを選択しました。その後、FleetioとKeycafeの直接連携により、社用車の予約と鍵へのアクセスを簡単に接続できるようになりました。
現在、予約から鍵へのアクセスまで、すべてのプロセスが自動で実行されます。
予約: 運動部またはスタッフが社用車の利用申請フォームを提出します。
自動化: 社用車の割り当て情報がFleetioに入力されると、すぐにKeycafeでの予約がトリガーされます。
アクセス: 教職員は、一意のアクセスコードが記載された自動メールを受け取ります。
受け取り: 利用者は社用車が駐車されている場所にあるKeycafe SmartBoxへ行き、コードを入力して鍵を受け取り、出発します。
この連携により、二重入力や手作業での予約追跡は不要になりました。
アカウンタビリティの向上と経済的なROI（投資収益率）
約30台の社用車フリートを監督する立場にとって、責任問題は常に懸念事項です。各社用車がどこにあり、誰が運転しているかを把握することは不可欠です。
「私にとってアカウンタビリティは非常に重要です。私は管理魔とは言いませんが、物事の状況を把握できるのは良いことです」とチャック氏は説明します。
経済的なメリットも明確でした。最新の社用車の鍵は交換に400ドルから500ドルかかるため、鍵の紛失を防ぐことで学校の費用を節約できます。各社用車がいつ、誰によって使用されているかの可視性が向上したことで、システム自体がその費用に見合う価値を生み出しています。
Keycafeの自動リマインダー機能は、スタッフが鍵の返却を忘れた場合に促すため、チャック氏のチームが追いかける時間を費やす必要がなくなりました。
キャンパススタッフによるスムーズな導入
学校で新しいテクノロジーを導入することは、課題となる場合があります。チャック氏は教職員がどのように反応するか確信が持てませんでしたが、Keycafeへの移行は予想以上にスムーズに進みました。
「私が働く場所では、人々は新しいものに対して非常に懐疑的です」とチャック氏は言います。「しかし、実際にはとてもシンプルでした。文字通り、毎週のように教職員から褒められます。『これは今までで一番良いことです』と、何度言われたか分かりません。」
このシステムはセルフサービスであるため、スタッフは管理者を毎回探すことなく、自分で社用車の鍵を受け取り、返却できます。
キャンパスのアクセス管理の次なる展望
自動化されたフリート管理のメリットを実感したNew Hampton Schoolは、Keycafeがキャンパスのアクセス管理をサポートする他の方法をすでに模索しています。
同校は現在、新しい屋外キャンパスパビリオンでKeycafeを試験運用しており、Outlookを通じて予約を連携させる計画です。また、外部の業者や請負業者への鍵アクセスを管理するため、施設管理部門へのKeycafeの展開も検討しています。
手作業による鍵の受け渡しプロセスを、安全なデジタル鍵管理に置き換えることで、New Hampton Schoolは現在、キャンパス全体のアクセス管理において、よりアカウンタブルで拡張性のある方法を手に入れました。
