鍵の紛失をゼロに：Groupe ABSはいかに130台の社用車フリートを効率的に管理したか

Groupe ABS社は、130台の社用車を運用し、活発な現場業務を展開しています。社用車の台数が少なかった頃は、車両管理もシンプルでした。鍵は壁のボードに掛けられ、従業員が自由に鍵を取り、使用後に返却する運用でした。

しかし、企業規模の拡大に伴い、そのシンプルな運用は機能しなくなりました。車両台数が増え、複数の拠点にチームが分散したことで、各車両の利用状況を把握することが困難になりました。鍵の紛失が頻繁に発生し、誰がいつ車両を使ったか、いつ返却されるかの記録がありませんでした。そのため、車両フリート全体の稼働状況を把握することが困難になっていました。

この課題は、コスト面でも大きな負担となりました。近年の車両の鍵には、車両にプログラムされたトランスポンダーチップが内蔵されており、高価です。「チップが内蔵された鍵は500ドル、時にはそれ以上することもあり、非常に高価です」と、Groupe ABS社の現場運営ディレクター、David Fitz-Morris氏は語ります。

車両の鍵の受け渡し自体も新たな課題を生み出していました。従業員は鍵を受け取るために上長との調整が必要でした。しかし、異なる勤務スケジュールや複数の拠点にまたがるため、この調整は困難でした。その結果、作業員は車両の利用を待たされることがあり、上長は誰が鍵を受け取り、いつ返却するかを調整するのに時間を費やしていました。

Groupe ABS様は、社用車の鍵管理にKeycafe SmartBoxを導入されました。 各鍵にはトラッキング機能付きの専用キーホルダーが取り付けられており、特定の車両と紐付けられています。従業員はPINまたはモバイル認証で鍵の受け渡しが可能です。 これにより、管理者は鍵の受け渡し調整から解放され、現場スタッフは必要な時にいつでも車両へアクセスできるようになりました。

また、Groupe ABS様はオープンAPIを通じてKeycafeを従業員データベースと連携させました。 新しい従業員が追加されると、その従業員が使用を許可されている車両に基づいて、Keycafeのアクセス権限が自動的に作成されます。 これにより、手作業でのアカウント設定や、個別に権限リストを管理する手間が不要となり、業務の自動化と効率化が実現しました。

管理者はKeycafeアプリからリモートでアクセス権限を管理し、すべての鍵のステータスをリアルタイムで確認できます。 鍵の受け渡しはすべて従業員名と時刻とともに記録されるため、車両の使用履歴が明確になり、管理体制が大幅に強化されました。

Keycafeの導入により、Groupe ABSは社用車の鍵管理を劇的に効率化しました。導入後わずか数週間で、鍵の受け渡し調整や紛失鍵の追跡にかかる手間が大幅に削減。鍵の紛失はほぼゼロになり、高額な交換費用を削減するとともに、各車両の使用履歴が特定の従業員と紐付けられ、管理の透明性が飛躍的に向上しました。

従業員はセルフサービスで鍵を受け取れるため、上司を待つことなく迅速に業務を開始できます。これにより、管理者は鍵の受け渡し対応から解放され、本来のコア業務に集中できる時間を確保できるようになりました。

さらに、従業員データベースとの連携により、入社・退職時の車両利用権限の更新作業も自動化。管理業務のさらなる削減に貢献しています。

全ての鍵の受け取り・返却履歴が記録されるため、Groupe ABSは全拠点における鍵の利用状況を明確に把握できるようになりました。管理者は誰がいつ、どの車両の鍵を利用したかを正確に確認でき、チーム全体の責任感を高め、問題発生時の迅速な解決に貢献しています。