Desafío

Con más de 40,000 pies cuadrados de espacio para eventos, el Embassy Suites by Hilton en Jonesboro, Arkansas, sirve tanto como un hotel concurrido como un lugar ideal para celebrar reuniones y eventos. El hotel se enfrentó a una tarea desafiante al administrar más de 20 juegos de llaves entre los miembros del equipo. Las llaves se administraron a mano mediante un sistema de testigos de dos personas, lo que ocupó un tiempo valioso de los miembros del equipo y generó gastos adicionales para el hotel. La capa adicional de complejidad agravó al personal, lo que impidió la compra total de la seguridad de las llaves, y la falta de una gestión adecuada de las llaves significó que el personal del hotel no pudiera operar de la manera más efectiva posible.

En un intento por abordar este problema, el Gerente General Adjunto, Justin Martin, comenzó a buscar soluciones alternativas. Sin embargo, descubrió que la mayoría de las empresas que ofrecen soluciones de gestión de claves tenían un alto costo inicial y un software poco fácil de usar, lo que las hacía inadecuadas para sus necesidades organizacionales. Esto llevó a Martin a buscar otras opciones que fueran más rentables y fáciles de usar.

Solución

Martin descubrió Keycafe a través de una búsqueda en Google. Rápidamente se dio cuenta de que Keycafe produciría resultados desde el principio. “El software y la facilidad de uso fueron mucho más avanzados que cualquier cosa que pude encontrar en mi investigación y más fáciles de seguir que el método de papel y lápiz”, dice.

Las impresiones iniciales de Martin sobre las soluciones de Keycafe fueron acertadas. Las funciones intuitivas y el diseño fácil de usar han permitido que Embassy Suites y su equipo simplifiquen sus procesos de administración de llaves y garanticen que las llaves se contabilicen correctamente en todo momento.

Gracias a las capacidades de seguimiento en tiempo real, sus SmartBoxes se han convertido en una parte integral de su rutina diaria. “Nuestro equipo utiliza los servicios de Keycafe todos los días para entregar las llaves al final del día y pagar al comienzo de la jornada laboral”, dice Martin. “También lo usamos para auditorías basadas en las necesidades del negocio”.

Resultado

Martin y su equipo ahora dependen en gran medida de la plataforma para las necesidades de administración clave del hotel.

Según Martin, trabajar con Keycafe ha generado beneficios inesperados para el hotel, particularmente en términos de aumentar la aceptación y el compromiso del personal con el proceso de seguridad clave. Desde la implementación de Keycafe, dice Martin, "el equipo lo encuentra tan fácil y fácil de usar que todos lo usan".

Continúa diciendo: “Esto ha resultado en una mayor adopción y cumplimiento. Keycafe también ha ayudado al hotel a ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de que varios miembros del equipo estén presentes durante el proceso de intercambio de llaves. Keycafe es la mejor forma de gestionar las llaves de todo un equipo. Le doy a Keycafe cinco estrellas por su eficiencia y asequibilidad”.