Si vous êtes un gestionnaire immobilier chargé de gérer les propriétés de vos clients, s'occuper de leurs clés de manière organisée est probablement une priorité absolue. Un système moderne de gestion des clés ne se contente pas de simplifier l'administration, il augmente également l'efficacité globale de votre entreprise.

Ici, nous allons parler des raisons pour lesquelles toute société de gestion immobilière multifamiliale doit investir dans un système de clé solide. Lisez la suite pour apprendre les bases de la gestion moderne des clés et pourquoi il est important pour vous de faire le changement dès que possible.

Gardez une trace de l'inventaire des clés

Traditionnellement, les gestionnaires immobiliers utilisaient des boîtes, des casiers ou des coffres-forts pour gérer physiquement les clés. Le personnel et les locataires pourraient mettre les clés dans ces compartiments. Cependant, ce n'est pas sûr car des personnes non autorisées peuvent facilement forcer des serrures et voler des coffres-forts.

Les systèmes de gestion de clés connectés au cloud sont une alternative moderne. Ils vous permettent de suivre les clés des propriétés de vos clients à partir d'un tableau de bord en ligne. Chaque clé est étiquetée avec un porte-clés unique qui est scanné lorsque la clé est récupérée et déposée.

Depuis n'importe quel appareil, vous pouvez obtenir une vue claire de l'état de chaque clé. Vous pouvez voir qui a sorti une clé en dernier et quelle est la chaîne de possession de chaque clé. Vous pouvez également organiser les clés en groupes et gérer plusieurs emplacements pour vous assurer que vous pouvez garder un œil sur toutes les clés de vos clients.

Meilleur contrôle

Le suivi de vos clés vous offre, à vous et à vos clients, la tranquillité d'esprit. Cela garantit également que vous ne perdez pas vos clés et qu'elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. C'est un excellent premier pas vers une gestion efficace des clés en raison des connaissances qu'elle vous apporte.

Cependant, cette connaissance serait inutile sans le contrôle qu'offre un système de gestion de clés de propriété. Vous pouvez contrôler qui a l'autorisation d'accéder aux clés depuis votre ordinateur de bureau ou votre tableau de bord mobile. Cela signifie que vous pouvez attribuer des clés à des locataires spécifiques, des invités à court terme ou du personnel de maintenance pour leur fournir un accès exclusif aux chambres et aux zones restreintes.

Capacités d'accès unique

Vous pouvez également donner un accès limité dans le temps à certaines personnes. Certains prestataires, comme le personnel de nettoyage et les professionnels de la maintenance, n'ont besoin d'accéder au bâtiment qu'à certaines heures. Vous pouvez définir des autorisations pour que les clés ne soient accessibles que pendant leur plage horaire prédéterminée. Vous n'avez pas à vous inquiéter de l'utilisation des clés en dehors des heures de travail.

Un service entièrement connecté au cloud vous permet de contrôler votre inventaire de clés en temps réel. Vous n'avez pas à craindre d'être pris au dépourvu par une demande d'accès soudaine et urgente et de devoir vous précipiter sur place. Un simple clic sur un bouton suffit pour avoir un contrôle total.

Cela signifie également qu'il est facile pour vous de fournir un accès ponctuel à un espace pour certaines personnes. Par exemple, si une personne vient réparer un problème sur une propriété ou remplacer des appareils, elle peut avoir besoin d'une clé pour accéder facilement à la zone. Vous pouvez créer l'accès avec peu ou pas de préavis, et le prestatire peut récupérer la clé lui-même sans avoir besoin de personnel sur place.

Lorsqu'ils ont terminé leur travail, ils peuvent remettre la clé eux-mêmes, sans que le personnel ait à superviser la restitution. Il s'agit d'un moyen simple et efficace de savoir qui a accès à votre propriété à tout moment.

Affichages de propriété plus simples

Un bon système de gestion des clés permet également des visites de propriétés autoguidées et sans contact. Cela est devenu extrêmement populaire dans un monde post-COVID. Considérant que les visites sans contact limitent la propagation des germes et permettent aux locataires potentiels de visiter la propriété à leur propre rythme, cela peut être une excellente fonctionnalité à offrir.

Avec Keycafe, les locataires présélectionnés peuvent récupérer eux-mêmes les clés. En tant que gestionnaire immobilier, vous pouvez approuver les clés à utiliser par les locataires et/ou leurs agents immobiliers visitant l'appartement. Ils peuvent ensuite visiter la propriété à leur rythme avant de rendre les clés par leurs propres moyens.

Les locataires potentiels peuvent voir la propriété en personne plutôt qu'en ligne. Cela augmente votre taux de satisfaction et la probabilité de trouver de bons locataires. Les gens seront plus confiants dans leur décision de signer un bail.

Étant donné que vous recevrez une alerte lorsque la clé est rendue (ou lorsque la clé n'est pas rendue à temps), vous pouvez vous assurer que les visites de propriétés se déroulent dans les délais, où que vous soyez.

Responsabilité accrue

L'organisation des clés pour les gestionnaires immobiliers est importante pour de nombreuses raisons, mais elle peut également constituer un problème juridique. Lorsque vous travaillez avec un système de gestion des clés, vous éliminez le besoin de boîtes à clés individuelles. Dans de nombreux cas, ces boîtes ne sont pas seulement inesthétiques, elles sont également illégales dans de nombreuses municipalités.

Les systèmes de gestion des clés augmentent la responsabilité légale de votre société de gestion immobilière. Les clés sont stockées, gérées et distribuées dans les limites de la loi.

Ils tiennent également le personnel et les invités responsables des clés qu'ils sont autorisés à utiliser.

Le personnel et les visiteurs ne peuvent pas s'éloigner avec les clés sans recours. S'ils le font, vous pouvez voir qui a été le dernier utilisateur à accéder à une clé. Chaque retrait et dépôt de clé est nécessairement enregistré avec l'heure et le lieu où il a eu lieu, ainsi que l'identité de l'utilisateur qui a pris la clé.

Les informations relatives à l'utilisateur sont également clairement accessibles depuis le tableau de bord de Keycafe. Cela signifie que les personnes qui prennent les clés seront toujours tenues responsables de leur dépôt. Vous n'avez pas à vous soucier du vol ou des personnes qui les prennent accidentellement.

Investissez dans un système de gestion de clés dès aujourd'hui

Un système de gestion des clés est essentiel pour tous les gestionnaires immobiliers. Maintenant que vous connaissez les bases de ces systèmes, il est temps de commencer à rechercher les meilleures solutions pour votre entreprise de gestion immobilière.

Keycafe s'engage à gérer des flottes de clés pour votre immeuble, vos locataires et votre personnel. Contactez nos experts si vous avez encore des questions et obtenez un devis pour votre nouveau système de gestion de clés dès aujourd'hui.