If you're a property manager tasked with handling your clients’ properties, looking after their keys in an organized manner is likely a top priority. A modern key management system doesn't just simplify administration, it also increases the overall efficiency of your business.

Here, we're going to talk about why any multi-family property management company needs to invest in a sound key system. Read on to learn the basics of modern key management and why it's important for you to make the switch ASAP.

Keep Track of Key Inventory

Traditionally, property managers used boxes, lockers, or safes to physically manage keys. Staff and tenants could put keys into these compartments. However, this is not secure since unauthorized individuals can easily pick locks and steal from lock boxes.

Cloud-connected key management systems are a modern alternative. They let you track the keys to your clients’ properties from an online dashboard. Each key is tagged with a unique fob that is scanned when the key is picked up and dropped off.

From any device, you can get a clear view of every key's status. You can see who last took a key out and what the chain of custody for each key is. You also can organize keys into groups and manage multiple locations to ensure that you can keep tabs on all your clients’ keys.

Greater Control

Tracking your keys affords you and your clients peace of mind. It also ensures that you do not lose keys and that they do not fall into the wrong hands. It's a great first step toward managing keys efficiently because of the knowledge that it gives you.

However, this knowledge would be useless without the control that a property key management system affords. You can control who has permission to keys from your desktop or mobile dashboard. This means that you can assign keys to specific tenants, short-term guests, or maintenance staff to provide them with exclusive access to rooms and restricted areas.

One-Time Access Capabilities

Vous pouvez également donner un accès limité dans le temps à certaines personnes. Certains prestataires, comme le personnel de nettoyage et les professionnels de la maintenance, n'ont besoin d'accéder au bâtiment qu'à certaines heures. Vous pouvez définir des autorisations pour que les clés ne soient accessibles que pendant leur plage horaire prédéterminée. Vous n'avez pas à vous inquiéter de l'utilisation des clés en dehors des heures de travail.

Un service entièrement connecté au cloud vous permet de contrôler votre inventaire de clés en temps réel. Vous n'avez pas à craindre d'être pris au dépourvu par une demande d'accès soudaine et urgente et de devoir vous précipiter sur place. Un simple clic sur un bouton suffit pour avoir un contrôle total.

Cela signifie également qu'il est facile pour vous de fournir un accès ponctuel à un espace pour certaines personnes. Par exemple, si une personne vient réparer un problème sur une propriété ou remplacer des appareils, elle peut avoir besoin d'une clé pour accéder facilement à la zone. Vous pouvez créer l'accès avec peu ou pas de préavis, et le prestatire peut récupérer la clé lui-même sans avoir besoin de personnel sur place.

Lorsqu'ils ont terminé leur travail, ils peuvent remettre la clé eux-mêmes, sans que le personnel ait à superviser la restitution. Il s'agit d'un moyen simple et efficace de savoir qui a accès à votre propriété à tout moment.

Simpler Property Showings

A good key management system also allows for self-guided and contactless property showings. This has become extremely popular in a post-COVID world. Considering that contactless tours limit the spread of germs and allow prospective tenants to tour the property on their own schedule, this can be an excellent feature to offer.

With Keycafe, pre-screened tenants can pick up keys themselves. You as the property manager can approve keys for use by tenants and/or their realtors touring the apartment. They can then view the property at their own pace before returning the keys on their own.

Prospective tenants can see the property in person rather than online. This increases your satisfaction rates and the likelihood of finding good tenants. People will be more confident in their decisions to sign a lease.

Since you'll receive an alert when the key is returned (or when the key is not returned on time), you can make sure property showings are moving on schedule from anywhere in the world.

Responsabilité accrue

L'organisation des clés pour les gestionnaires immobiliers est importante pour de nombreuses raisons, mais elle peut également constituer un problème juridique. Lorsque vous travaillez avec un système de gestion des clés, vous éliminez le besoin de boîtes à clés individuelles. Dans de nombreux cas, ces boîtes ne sont pas seulement inesthétiques, elles sont également illégales dans de nombreuses municipalités.

Les systèmes de gestion des clés augmentent la responsabilité légale de votre société de gestion immobilière. Les clés sont stockées, gérées et distribuées dans les limites de la loi.

They also hold staff and guests accountable for the keys they are permitted to use.

Staff and visitors can't wander off with keys without recourse. If they do, you can see that they were the last user to access a key. Every key pickup and dropoff is necessarily logged with the time and location that it took place, along with the identity of the user who took the key.

Les informations relatives à l'utilisateur sont également clairement accessibles depuis le tableau de bord de Keycafe. Cela signifie que les personnes qui prennent les clés seront toujours tenues responsables de leur dépôt. Vous n'avez pas à vous soucier du vol ou des personnes qui les prennent accidentellement.

Investissez dans un système de gestion de clés dès aujourd'hui

A key management system is essential for all property managers. Now that you know the basics of these systems, it's time to begin looking for the top solutions for your property management business.

Keycafe is committed to managing fleets of keys for your building, tenants, and staff. Contact our experts with any remaining questions you have and get a quote for your new key management system today.