Défi

Pendant des années, Al Packer Ford a utilisé un système manuel de suivi des clés : des enveloppes en papier kraft contenant les numéros de stock étaient rangées dans des tiroirs sur le bureau de l’opérateur. Les vendeurs devaient enregistrer les clés à l’entrée et à la sortie, oubliant souvent de les rendre ou les remettant à d’autres sans consigner l’échange.

Cette méthode obsolète entraînait des retards fréquents lors des essais routiers et des interventions d'entretien, les clés étant constamment égarées ou perdues. L'équipe passait régulièrement des heures chaque semaine à les rechercher, ce qui était source de frustration pour le personnel comme pour les clients.

Points faibles

• Clés perdues et temps perdu : Le personnel a passé des heures à chercher des clés égarées, perturbant les essais routiers et les remises de véhicules aux clients.
• Absence de responsabilité : Sans système de suivi, personne ne savait qui avait une clé ni quand elle avait été prise.
• Frustration des clients : Les retards lors des ventes et du service ont entraîné de mauvaises expériences et des transactions plus lentes.
• Coûts de remplacement élevés : Le concessionnaire dépensait jusqu'à 9 000 $ par an en porte-clés de remplacement, coûtant souvent entre 400 et 500 $ chacun.

Solution

Après avoir évalué plusieurs systèmes de clés, Al Packer Ford a choisi Keycafe pour son design mural élégant, son logiciel convivial et ses capacités de suivi en temps réel. Les solutions concurrentes étaient encombrantes, nécessitaient de l'espace au sol et ne disposaient pas d'une application intuitive.

Chez Al Packer Ford, chaque clé de véhicule est désormais équipée d'un porte-clés Keycafe et rangée dans la SmartBox Keycafe, accessible uniquement au personnel autorisé via des codes PIN uniques ou des badges NFC. Les responsables suivent tous les mouvements de clés grâce au tableau de bord Keycafe et visualisent instantanément qui a emprunté ou restitué chaque clé.

Le processus est sans faille :

• Les véhicules arrivant du service de préparation sont étiquetés et enregistrés.
• Le personnel peut localiser instantanément les clés grâce à l'application Keycafe ou à l'écran SmartBox.
• Chaque transaction est enregistrée avec les données de date, d'utilisateur et de lieu.

Mise en place

• Suivi centralisé des clés : Chaque clé est enregistrée numériquement, stockée et suivie en temps réel.
• Accès basé sur les rôles : Les employés n'ont accès qu'aux clés pertinentes à leur département (Ventes, Service ou Préparation).
• Notifications intelligentes : Les responsables reçoivent des alertes instantanées pour les encaissements et les retours tardifs.
• Tableau de bord cloud : Permet une visibilité complète sur l'ensemble des départements et des sites.
• Conception optimisée pour l'espace : Les unités SmartBox murales permettent de gagner de l'espace au sol dans les zones à fort trafic des concessionnaires.

« La meilleure décision que nous ayons jamais prise en matière de suivi et d'organisation des clés. »

James Wolfram
Directeur général des ventes

Résultat

Depuis la mise en place de Keycafe, les pertes de clés ont diminué de plus de 95 %, permettant à la concession d'économiser des milliers d'euros en frais de remplacement et d'éliminer les retards dus aux clés égarées. Le système SmartBox a structuré et responsabilisé la gestion des clés, offrant à l'équipe une visibilité et un contrôle complets sur les opérations quotidiennes.

Désormais, le personnel enregistre les clés en quelques secondes, suit leur utilisation instantanément et veille au bon déroulement des essais routiers. Les responsables peuvent consulter à tout moment qui possède quelle clé, ce qui améliore la communication et réduit les temps d'arrêt. Grâce à une gestion des stocks optimisée, une coordination plus rapide et un suivi transparent, Al Packer Ford est passé d'une situation chaotique à une maîtrise totale des clés, pour un fonctionnement plus fluide et plus efficace que jamais.

Le résultat

• Clés perdues éliminées : Réduites de centaines par an à seulement quelques-unes.
• Responsabilité totale : Les journaux numériques indiquent qui a pris chaque clé et quand.
• Opérations plus rapides : Les représentants commerciaux peuvent localiser les clés instantanément et se concentrer sur les clients.
• Économies de coûts : Des milliers d'euros économisés chaque année sur les coûts de remplacement des clés.
• Meilleure utilisation de l'espace : Les unités murales permettent d'économiser un espace précieux au sol chez le concessionnaire.