Défi

BGA Location est une société de location de véhicules opérant dans la région bordelaise, gérant une flotte d'environ 300 à 400 voitures et véhicules utilitaires répartis dans plusieurs agences. Son activité principale consiste à fournir des services de location flexibles et fiables aux particuliers comme aux professionnels. Avec de multiples agences et un parc automobile important à gérer, l'entreprise a rapidement rencontré des difficultés logistiques et opérationnelles qui ont nui à son efficacité et à l'expérience client.

Avant la mise en place de Keycafe, l'entreprise s'appuyait entièrement sur une gestion manuelle des clés, ce qui engendrait une forte dépendance au personnel sur site. La prise en charge et la restitution des véhicules étaient strictement liées aux heures de bureau, limitant la flexibilité pour les clients et créant des engorgements dans la planification. Chaque location nécessitait la présence d'un employé pour la remise et la récupération des clés, ce qui augmentait la charge de travail et ralentissait les opérations. De plus, le manque de visibilité en temps réel sur les restitutions de véhicules rendait difficile le suivi précis de la flotte. Ces difficultés ont impacté l'efficacité opérationnelle, l'autonomie et, en fin de compte, l'expérience client, soulignant la nécessité d'une solution plus automatisée et flexible.

Points faibles

• Forte dépendance au personnel : La présence des employés était indispensable pour gérer les transferts de responsabilité clés
• Horaires d'accès restreint : L'accès des clients était limité par les horaires d'ouverture de l'agence
• Aucun suivi des clés : Aucune visibilité sur les personnes ayant récupéré ou rendu les clés
• Lacunes en matière de sécurité : Aucune preuve de restitution des clés ou de remise du véhicule
• Opérations inefficaces : Les processus manuels ont ralenti les locations et les retours

Solution

BGA Location a mis en œuvre le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe afin d'automatiser entièrement son processus de gestion des clés de véhicules.

Une fois le contrat de location établi, l'équipe envoie au client :

• Résumé de location
• Un code d'accès unique généré par Keycafe

Les clients peuvent ensuite récupérer leur véhicule en toute autonomie en saisissant le code sur la SmartBox, ce qui ouvre le casier contenant leur clé. Chaque clé de véhicule est associée à un porte-clés Keycafe qui l'identifie, permettant ainsi un suivi sécurisé tout au long de la location.

Au retour du véhicule, le client scanne simplement son porte-clés Keycafe au SmartBox. Le casier s'ouvre automatiquement et la clé y est déposée sans intervention du personnel.

Mise en œuvre de l'emplacement BGA

• Prise en charge et restitution automatisées : Les clients récupèrent et restituent les clés de manière indépendante
• Accès 24h/24 et 7j/7 : Sans dépendre des horaires d'ouverture ni du personnel sur place
• Suivi intelligent des clés : Chaque clé est liée à un porte-clés Keycafe qui identifie la clé lors de la prise en charge et du retour.
• Notifications instantanées :
  • Nom du client
  • plaque d'immatriculation du véhicule
  • Heure du retour
  • Preuve vidéo du dépôt de clés
• Centralized Control: Full visibility across agencies and fleet

Résultat

Keycafe a profondément transformé le modèle opérationnel de BGA Location.

L'entreprise a considérablement réduit sa dépendance au personnel sur site, permettant ainsi des locations et des retours entièrement automatisés. L'intégralité du processus de location est désormais automatisée, de la validation du contrat à la restitution du véhicule.

Ce changement a permis d'obtenir :

• Gain de temps évident
• Liberté opérationnelle accrue
• Un retour sur investissement mesurable
• Une expérience client plus fluide et plus professionnelle

Keycafe a également permis une visibilité totale sur la flotte, permettant à l'équipe de savoir où se trouvent les véhicules, qui les utilise et quand ils sont restitués : une amélioration majeure par rapport à leur précédent système manuel.

Le résultat

• Contraintes de personnel réduites : Besoin moindre de présence sur site
• Full Fleet Control: Real-time visibility over vehicle usage
• Sécurité renforcée : Dépôts de clés vérifiés avec preuve vidéo
• Expérience client améliorée : Locations plus rapides, plus simples et entièrement automatisées