Défi

Le groupe Ensis, basé à Villeparisis, exploite une flotte de véhicules diversifiée au sein de ses filiales : Clamens, spécialisée dans le recyclage des matériaux de construction, et STPS, entreprise de travaux publics au service de grands fournisseurs d’énergie comme GRDF (Gaz Réseau Distribution France) et EDF (Électricité de France). Avec plus de 90 véhicules et 480 collaborateurs, son activité requiert une coordination quotidienne entre conducteurs, mécaniciens et responsables, répartis sur plusieurs services et équipes, y compris des astreintes de nuit.

L'entreprise utilisait un système manuel de gestion des clés de véhicules, avec un tableau physique et des casiers. Les chauffeurs oubliaient souvent de les rapporter ou se les prêtaient, ce qui engendrait une incertitude quant à la disponibilité des véhicules. Lorsqu'un camion devait être réaffecté, réparé ou envoyé en urgence, l'impossibilité de localiser la clé (ou même de savoir si elle était sur place) entraînait des retards, des tensions internes et des perturbations du service.

Points faibles

• Manque de traçabilité : Les clés étaient fréquemment échangées de manière informelle entre les conducteurs sans enregistrement, ce qui rendait difficile le suivi de l'utilisation des véhicules et la garantie de la responsabilité.
• Clés non restituées ou égarées : Les clés ont été laissées dans des casiers personnels ou n'ont pas été restituées du tout, retardant les réaffectations de véhicules et perturbant les horaires d'atelier.
• Accès non contrôlé : Le stockage des clés reposait sur des tableaux ouverts ou des points de dépôt non sécurisés, sans possibilité de restreindre l'accès par rôle, véhicule ou heure de la journée.
• Charge administrative : Les gestionnaires de flotte étaient souvent tenus de résoudre manuellement les problèmes liés aux clés, ce qui ajoutait des tâches chronophages à leurs responsabilités quotidiennes.

Solution

Afin de structurer et de sécuriser la gestion de leurs clés, Ensis Groupe a déployé les systèmes Keycafe SmartBox sur ses sites de Clamens et de STPS. Les chauffeurs, le personnel d'atelier et les responsables de la répartition utilisent désormais quotidiennement ce système pour récupérer et restituer les clés grâce à un accès sécurisé et enregistré.

Chaque utilisateur se voit attribuer un code PIN unique associé à des autorisations spécifiques en fonction de son rôle et de ses responsabilités. Par exemple, les conducteurs ne voient que les clés relatives à leurs véhicules attitrés, et l'accès est limité à certaines plages horaires. Les équipes d'atelier peuvent récupérer les clés nécessaires à la maintenance, tandis que les répartiteurs peuvent accorder ou révoquer l'accès à distance via l'application Keycafe.

Cette configuration garantit que seules les personnes autorisées manipulent les clés, avec une visibilité complète sur chaque transaction. Le système SmartBox a remplacé les pratiques informelles par un flux de travail standardisé et auditable, améliorant ainsi la sécurité, la responsabilisation et le contrôle opérationnel.

Implémentation de Clamens et STPS

• Contrôle d'accès basé sur les rôles : Chaque utilisateur est ajouté au système Keycafe avec des autorisations spécifiques en fonction de son rôle ; par exemple, chauffeurs, personnel d'atelier ou gestionnaires, limitant l'accès aux seules clés dont ils ont besoin.
• Fenêtres d'accès planifiées : Les heures d'accès sont personnalisées pour correspondre au quart de travail ou aux responsabilités de chaque utilisateur, garantissant que les clés ne sont disponibles qu'en cas de besoin et améliorant la supervision.
• Gestion à distance : Les répartiteurs et le personnel informatique utilisent l'application Keycafe sur leurs téléphones et ordinateurs pour gérer l'accès et résoudre les problèmes en temps réel, même en dehors des heures de travail.
• Utilisation partagée entre les départements : En plus des conducteurs, l'équipe de l'atelier et le personnel de nuit comptent sur le système pour récupérer les clés des véhicules sans avoir besoin de rechercher leurs collègues ou leurs superviseurs.

Résultat

Suite au déploiement de Keycafe sur son site de Villeparisis, Ensis Groupe a radicalement transformé la gestion des clés pour les conducteurs, les responsables et le personnel d'atelier. Les échanges informels et les méthodes de stockage non sécurisées ont été remplacés par un système structuré et traçable permettant aux utilisateurs d'accéder en toute autonomie aux clés nécessaires, tandis que les administrateurs conservent un contrôle total sur les autorisations et les plages horaires d'accès. Ce système s'est avéré particulièrement précieux pour les équipes de nuit et de week-end, leur permettant de récupérer les clés sans délai et de poursuivre leurs opérations sans avoir besoin de l'assistance d'un responsable sur place.

Le nouveau système a également amélioré la coordination entre les équipes. Les répartiteurs peuvent réaffecter rapidement les véhicules en fonction de leur disponibilité, et le personnel de maintenance peut récupérer les clés pour les réparations au besoin, sans interrompre les flux de travail. Grâce à des procédures claires et un accès centralisé, la gestion des clés est devenue plus rapide, plus sûre et nettement plus fiable pour tous les intervenants.

Le résultat

• Adoption complète du système : 100 % des clés sont désormais déposées et récupérées via Keycafe, éliminant les échanges informels entre les membres du personnel.
• Réduction drastique des pertes de clés : Diminution de plus de 80 % des clés perdues ou oubliées, améliorant considérablement la fiabilité quotidienne.
• Gain de temps dans les opérations quotidiennes : Une réduction estimée à 30 % du temps consacré à la gestion des accès clés et à la coordination.
• Visibilité et responsabilisation améliorées : Le suivi en temps réel des mouvements clés garantit un accès sécurisé et soutient la surveillance interne.