Défi

Avec l'expansion des services de soins à domicile d'Assia UNA, la gestion de son parc automobile est devenue de plus en plus complexe. Disposant de près de 100 véhicules répartis dans quatre agences distinctes, la coordination et le contrôle étaient essentiels au bon fonctionnement quotidien.

Auparavant, aucun système structuré de gestion des clés n'était en place. Les clés des véhicules étaient librement accessibles, sans suivi ni traçabilité. Si cette approche pouvait convenir à petite échelle, elle est rapidement devenue intenable lorsque l'entreprise a dépassé les 500 employés.

Chaque matin, les aides-soignants et les infirmières devaient récupérer les clés des véhicules avant de partir en tournée. Certains véhicules étaient conservés plusieurs jours de suite, selon les plannings. Faute de visibilité en temps réel, les responsables n'avaient aucun moyen de savoir qui utilisait quel véhicule à un instant donné.

Ce manque de contrôle a engendré des inefficacités opérationnelles et des problèmes de sécurité, notamment pour les intérimaires, les remplaçants et le personnel temporaire nécessitant un accès. La gestion des clés réparties sur quatre sites distincts a encore complexifié la logistique.

Assia UNA avait besoin d'un système sécurisé, structuré et facile à utiliser, capable d'apporter visibilité et cohérence à la gestion des véhicules sur tous les sites.

Points faibles

• Aucune gestion structurée des clés : Les clés étaient librement accessibles
• Manque de visibilité : Absence de suivi en temps réel de l’utilisation des véhicules
• Risques de sécurité : Surtout avec le personnel temporaire ou à court terme
• Multi-Site Complexity: Four separate service branches

Solution

Après une étude de marché approfondie des fournisseurs de systèmes de gestion des clés, Assia UNA a choisi Keycafe pour son équilibre entre simplicité, fonctionnalité et rapport qualité-prix. Des SmartBoxes ont été déployées dans les quatre agences, uniformisant ainsi la gestion des clés au sein de l'organisation. Chaque clé de véhicule est stockée en toute sécurité dans une SmartBox et classée par agence et service, garantissant que les employés n'accèdent qu'aux véhicules attribués à leur équipe.

Les autorisations d'accès sont gérées directement via la plateforme. Les administrateurs attribuent les droits d'accès des utilisateurs en fonction de leur rôle et de leur service, et peuvent accorder, modifier ou révoquer un accès en quelques clics : une fonctionnalité essentielle pour les intérimaires et le personnel de remplacement. Chaque infirmier ou aide-soignant reçoit un code d'accès personnel ; à son arrivée, il saisit son code sur la borne interactive, consulte les véhicules qu'il est autorisé à utiliser, et le casier correspondant s'ouvre automatiquement en quelques secondes, sans intervention de la direction.

Si un véhicule reste attribué pendant plusieurs jours, le système continue de suivre son affectation en temps réel. Les responsables peuvent ainsi voir instantanément qui utilise quel véhicule, quand il a été utilisé et s'il a été restitué. Cette organisation structurée allie autonomie du personnel et supervision centralisée, offrant une solution évolutive, sécurisée et conviviale qui facilite les opérations quotidiennes tout en s'adaptant à la croissance future.

Mise en œuvre de l'ONU Assia

• SmartBoxes distribuées sur 4 sites : Des SmartBoxes ont été installées dans les quatre succursales de service afin de standardiser et de centraliser la gestion des clés.
• Accès sécurisé pour plus de 500 employés : Les clés des véhicules sont organisées par succursale et par département, garantissant que le personnel n'accède qu'aux véhicules attribués à son équipe.
• Accès contrôlé pour le personnel temporaire et de remplacement : Les autorisations sont attribuées par rôle et par département et peuvent être accordées ou révoquées instantanément en fonction des changements de personnel.
• Prise et restitution simplifiées des clés au quotidien : Les infirmières et les soignants utilisent des codes d'accès personnels pour récupérer les clés autorisées en quelques secondes, sans supervision.
• Suivi en temps réel de l'affectation des véhicules : Les responsables peuvent instantanément voir qui a quel véhicule, y compris les affectations de plusieurs jours, sur tous les sites.

Résultat

La mise en place de Keycafe a immédiatement structuré et contrôlé l'exploitation des véhicules d'Assia UNA. Ce qui était auparavant un système à accès libre est désormais entièrement organisé, sécurisé et traçable sur les quatre sites. Le personnel n'a accès qu'aux véhicules pour lesquels il est autorisé, ce qui élimine les risques liés à un accès non contrôlé aux clés.

L'organisation bénéficie désormais d'une visibilité en temps réel sur sa flotte, permettant aux responsables de voir instantanément qui utilise quel véhicule, y compris pour les affectations de plusieurs jours. Cette transparence a amélioré la coordination et réduit l'incertitude opérationnelle quotidienne.

La distribution des clés le matin est plus rapide et plus efficace, ce qui permet de gagner du temps administratif et de permettre au personnel de se concentrer sur les soins. Avec plus de 500 employés, y compris le personnel temporaire et de remplacement, le contrôle d'accès et la traçabilité ont considérablement renforcé la sécurité et la responsabilisation.

Globalement, la solution offre un système évolutif et fiable qui soutient la croissance d'Assia UNA tout en renforçant son efficacité opérationnelle et son professionnalisme.

Le résultat

• Gestion structurée et sécurisée des clés : Remplacement des clés à accès libre par un système contrôlé et basé sur les autorisations sur tous les sites.
• Visibilité complète de l'attribution des véhicules : Les gestionnaires peuvent instantanément voir qui a quel véhicule à tout moment, y compris les affectations de plusieurs jours.
• Gain de temps dans les opérations quotidiennes : Une distribution plus rapide des clés réduit la charge de travail administrative et rationalise les départs du matin.
• Risque réduit avec le personnel temporaire : Les droits d'accès sont attribués par rôle et peuvent être ajustés instantanément, garantissant une utilisation sécurisée du véhicule.
• Une plus grande efficacité opérationnelle sur 4 sites : Des processus standardisés améliorent la coordination et le contrôle dans toutes les branches de service.