Défi

Avant l'adoption de Keycafe, Fuji Auto stockait ses clés dans des étuis classés par marque et par ordre alphabétique. Ce processus, non automatisé, dépendait fortement de l'attention du personnel. Il arrivait fréquemment que les clés soient rangées dans le mauvais étui, interverties par erreur ou tout simplement égarées. Lorsqu'une clé disparaissait, il était impossible de savoir qui l'avait prise ni où elle pouvait se trouver.

« Le principal problème était de trouver la clé, mais aussi le temps perdu à la chercher », a expliqué Letizia Merlo, analyste des opérations. « Nous ne savions jamais qui la détenait ni où elle se trouvait. »

Les clés circulant fréquemment entre les différents services et parfois même à l'extérieur de la concession, ces problèmes entraînaient des ralentissements et des frustrations au quotidien.

Points faibles

• Temps perdu : Le personnel a passé beaucoup de temps à rechercher les clés manquantes
• Aucune visibilité : Aucun enregistrement clair de qui possédait une clé ni de son emplacement
• Erreurs manuelles : Touches placées dans le mauvais étui ou interverties accidentellement
• Retards opérationnels : Les ventes, le service et la circulation des véhicules sont ralentis en raison de clés manquantes

Solution

Fuji Auto a adopté Keycafe pour centraliser le stockage et le suivi des clés dans toute la concession. À l'arrivée d'un nouveau véhicule, sa clé est enregistrée dans l'application Keycafe et associée à un porte-clés électronique avant d'être scannée et placée dans la SmartBox. Le personnel accède aux clés grâce à des codes personnels, ce qui permet d'enregistrer automatiquement chaque prise en charge et chaque restitution.

Les clés circulent fréquemment entre les différents services, notamment l'administration, les ventes, l'atelier et la carrosserie. Avec Keycafe, chaque mouvement est enregistré dans un système unique. Lorsqu'un véhicule est vendu, le dernier technicien restitue le porte-clés à l'administration, où il est récupéré et réutilisé pour le véhicule suivant.

Toutes les clés sont stockées dans un seul endroit sécurisé, ce qui permet de les localiser rapidement et de les gérer facilement.

Mise en œuvre par Fuji Auto

• Suivi centralisé des clés : Toutes les clés sont enregistrées et visibles dans un seul système
• Accès contrôlé : Le personnel utilise des codes personnels pour récupérer et restituer les clés
• Assistance au flux de travail quotidien : Les clés circulent facilement entre les services
• Fob Reuse: Fobs are reassigned when vehicles are sold, keeping the system simple

Résultat

Fuji Auto a constaté des améliorations immédiates dès l'introduction de Keycafe. Le temps passé à chercher les clés a considérablement diminué. Grâce à l'application Keycafe, le personnel peut désormais localiser n'importe quelle clé en quelques secondes et voir qui l'a utilisée en dernier. Cette visibilité accrue a renforcé la responsabilisation des équipes et réduit la confusion lors des périodes de forte activité.

« Au début, certains employés étaient sceptiques », ajoute Letizia. « Mais après quelques semaines, ils étaient bien plus satisfaits de ce système que du précédent. » La gestion des clés est devenue plus prévisible, plus rapide et plus facile.

En s'éloignant des dossiers clés, Fuji Auto gère désormais un volume important de véhicules avec clarté et contrôle, grâce à un système qui soutient le rythme de travail quotidien des concessionnaires au lieu de le ralentir.

Le résultat

• Gain de temps : Les recherches clés prennent désormais jusqu’à une heure, et non plus seulement quelques secondes.
• Responsabilisation accrue : Des registres clairs indiquent qui possède chaque clé
• Moins de clés perdues : Le stockage centralisé réduit les risques d'égarement
• Opérations plus fluides : Les équipes commerciales et de service travaillent plus rapidement et avec moins d’interruptions