Défi

Avant d'adopter Keycafe, Garage Maro utilisait un système traditionnel d'étiquettes en papier pour suivre et identifier les clés. Ces étiquettes pouvaient se déchirer, se mouiller ou se détacher dans une poche. Lorsqu'une étiquette se détachait, l'équipe devait souvent consacrer du temps à identifier la clé correspondant au véhicule.

Selon David Doise, employé du service après-vente, le problème principal était simple : les clés disparaissaient constamment. « Notre objectif principal était d’éviter de perdre autant de clés qu’auparavant. Cela prend énormément de temps et n’est tout simplement pas pratique. »

Cela a engendré des retards dans toute la concession, notamment lorsqu'un véhicule devait être déplacé rapidement ou lorsqu'un technicien avait besoin d'une clé pour poursuivre son travail.

Points faibles

• Clés perdues : Des clés disparaissaient régulièrement au cours des opérations quotidiennes
• Temps perdu : Le personnel a perdu du temps à chercher des clés manquantes
• Suivi impossible : Il n’existait aucun moyen fiable de savoir qui détenait la clé en dernier.
• Problèmes d'étiquetage : Les étiquettes en papier se déchiraient facilement, ce qui entraînait des confusions

Solution

Garage Maro a installé un système Keycafe pour remplacer les étiquettes papier par des porte-clés NFC et l'application Keycafe, permettant d'identifier et de suivre facilement chaque clé. À l'arrivée d'un nouveau véhicule, l'équipe réceptionne les clés, les sépare pour conserver un double, puis fixe un porte-clés Keycafe avant de placer la clé dans le boîtier Keycafe SmartBox. Chaque clé est identifiée dans l'application Keycafe grâce au numéro VIN, à la plaque d'immatriculation ou au numéro interne du véhicule, ce qui permet de l'associer systématiquement à la bonne voiture.

Une fois les clés enregistrées, l'équipe peut les localiser instantanément dans le système et voir qui les a empruntées en dernier. Cela facilite le suivi des véhicules, évite les confusions et permet d'intervenir rapidement lorsqu'une clé est introuvable.

Mise en œuvre de Garage Maro

• Vue d'ensemble numérique de la flotte : Toutes les clés sont visibles sur un seul tableau de bord
• Étiquettes basées sur le véhicule : Les clés sont étiquetées dans le système Keycafe à l’aide du VIN ou de la plaque d’immatriculation afin d’éviter les confusions.
• Suivi de l'historique des clés : Le personnel peut voir instantanément qui a utilisé une clé en dernier.
• Accès pour toute l'équipe : Les techniciens et les commerciaux utilisent le système quotidiennement

Résultat

Garage Maro a rapidement constaté des améliorations après l'installation de Keycafe. Depuis, l'équipe indique n'avoir perdu aucune clé et les employés ne perdent plus de temps à les chercher. Le personnel peut désormais localiser les clés instantanément dans le système Keycafe, voir qui les a empruntées en dernier et intervenir rapidement en cas d'oubli.

La gestion des clés est désormais plus uniforme dans toute la concession. Grâce à l'utilisation du même système par les techniciens et les vendeurs, le processus est plus clair et plus prévisible, ce qui réduit les erreurs dues aux étiquettes en papier et aux clés égarées.

Garage Maro a également souligné le soutien de Keycafe comme un élément positif de l'expérience, contribuant à assurer une intégration et un déploiement sans accroc.

Le résultat

• Aucune clé perdue : L’équipe n’a perdu aucune clé depuis le passage à Keycafe
• Gain de temps : Le personnel ne perd plus de temps à chercher des clés perdues
• Responsabilité claire : Le système indique qui a emprunté chaque clé en dernier.
• Flux de travail quotidien plus fluide : La gestion des clés est organisée et uniforme dans toute la concession
• Assistance en cas de besoin : L’équipe peut obtenir de l’aide rapidement en cas de questions.