Défi

Chez Nicole Competizione, concessionnaire Ferrari à Yokohama, les clés des véhicules à vendre et de ceux en cours d'entretien étaient depuis longtemps rangées dans une boîte à clés verrouillable. Cependant, cette boîte utilisait un système de crochet traditionnel, incompatible avec les dernières télécommandes intelligentes Ferrari, dépourvues de trous pour les porte-clés, rendant les opérations quotidiennes de plus en plus complexes.

De plus, les enregistrements des accès aux clés étaient gérés manuellement, ce qui représentait un risque pour la sécurité. L'équipe de direction a reconnu la nécessité d'adopter une solution de gestion des clés plus avancée et plus sécurisée afin de garantir à la fois l'efficacité opérationnelle et des normes de sécurité plus strictes.

Points faibles

• Stockage de clés incompatible : La boîte à clés de type crochet existante ne prenait pas en charge les nouveaux porte-clés de Ferrari, ce qui rendait impossible leur stockage en toute sécurité.
• Récupération de clés chronophage : Le personnel devait passer du temps à localiser le crochet approprié pour chaque clé de véhicule, ce qui entraînait des inefficacités et une perte de temps.
• Problèmes de sécurité : Toutes les clés étaient visibles et les journaux d'accès étaient gérés manuellement, ce qui soulevait d'importants problèmes de sécurité et de responsabilité.

Solution

En prévision de l'ouverture de leur nouveau showroom et centre de service Ferrari d'occasion - le plus grand du genre au Japon - l'équipe de direction a commencé à rechercher un nouveau système de gestion des clés.

« Nos critères de sélection étaient clairs : le système devait prendre en charge des journaux d'accès détaillés et être une solution de type casier compatible avec les clés intelligentes Ferrari. La plupart des solutions de type casier sont très coûteuses, et en réalité, Keycafe était la seule option viable. Keycafe répondait à toutes nos exigences à un prix raisonnable, et la protection extérieure optionnelle renforçait encore nos mesures de sécurité », explique Akinori Sasaki, responsable de la mise en œuvre.

Pour les employés chargés du déplacement des véhicules, les autorisations d'accès sont définies par lieu et par groupe de clés, et chaque employé se voit attribuer un badge utilisateur. En scannant simplement le badge dans la SmartBox, sans avoir à saisir de code, le personnel sélectionne et récupère instantanément les clés autorisées dans la liste. Cela simplifie le processus de récupération des clés, réduit les erreurs et fait gagner un temps considérable.

Lorsque des changements de personnel surviennent, les administrateurs peuvent révoquer instantanément les droits d'accès depuis le tableau de bord Keycafe, garantissant ainsi un niveau de sécurité élevé à tout moment.

Implémentation de Nicole Competizione

• Gestion des clés groupées : Étant donné que le personnel doit souvent déplacer plusieurs véhicules à la fois, les membres du personnel enregistrés ont accès à des groupes de clés, ce qui permet une autorisation efficace.
• Authentification par badge utilisateur : Le personnel scanne simplement son badge utilisateur pour récupérer les clés autorisées, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle du code.
• Contrôle d'accès flexible : La direction peut contrôler l'accès aux clés à distance via le tableau de bord Keycafe. De plus, le personnel sur site peut se voir accorder des autorisations de gestion au niveau du site, lui permettant d'exploiter et de gérer directement la SmartBox selon ses besoins.

Résultat

Avant l'installation des SmartBox de Keycafe, le personnel consacrait beaucoup de temps et d'efforts à la recherche de la bonne clé parmi un grand nombre de clés de véhicule stockées. Grâce à Keycafe, il leur suffit désormais d'appuyer sur le nom de la clé souhaitée sur l'écran tactile de la SmartBox pour récupérer immédiatement la bonne clé, sans confusion. Les administrateurs sont immédiatement informés de l'identité de la personne ayant pris une clé via le tableau de bord. L'efficacité opérationnelle globale s'est considérablement améliorée.

En tant que concessionnaire de véhicules de luxe, il est crucial de ne jamais perdre ses clés. Grâce à Keycafe, Nicole Competizione a pu renforcer sa sécurité et garantir une tranquillité d'esprit totale.

Le résultat

• Efficacité opérationnelle améliorée : En identifiant clairement où se trouvent les clés à tout moment et en éliminant le temps perdu à chercher les clés, des opérations quotidiennes plus fluides ont été obtenues.
• Responsabilité du personnel : Les enregistrements en temps réel montrent exactement qui a pris quelle clé du véhicule et quand elle a été rendue, clarifiant ainsi la responsabilité de l'utilisateur.
• Sécurité renforcée : Chaque clé est stockée dans un compartiment individuel, et seul le personnel autorisé disposant des autorisations d'utilisateur désignées peut y accéder, garantissant ainsi la mise en place de mesures de sécurité robustes.