Défi

Avant Keycafe, Price is Right Rental utilisait des boîtes à clés traditionnelles et procédait à des échanges de clés en personne pour l'accès aux véhicules des clients. La gestion des codes nécessitait un tableur et une programmation manuelle hebdomadaire. Sur trois sites, le directeur des opérations, Joel Price, passait des heures chaque mois à mettre à jour manuellement plusieurs boîtes, faute d'option de gestion à distance.

Les clients se rendaient souvent aux anciens boîtiers à clés pour restituer une clé, pour constater que les codes ne fonctionnaient plus, ce qui entraînait des retards et de la frustration. L'équipe devait également gérer des pannes ponctuelles de boîtiers à clés qui perturbaient les opérations. Ces problèmes affectaient non seulement la satisfaction client, mais exigeaient également une augmentation des heures de travail du personnel et complexifiaient les procédures lors des périodes de forte affluence.

Le processus manuel rendait également difficile le suivi des clés disponibles, ce qui ajoutait de l'incertitude pendant les périodes de forte affluence et ralentissait la rotation des véhicules.

Points faibles

• Temps perdu : Programmation manuelle des codes pour plusieurs boîtes à clés chaque mois.
• Processus compliqué : Pas d'accès à distance, suivi constant de la semaine à laquelle chaque code appartenait.
• Confusion des clients : Les clients réguliers se dirigeaient souvent vers des boîtes à clés obsolètes avec des codes incorrects.
• Interruptions opérationnelles : Des pannes occasionnelles de boîtes à clés ont créé des problèmes de dernière minute.

Solution

Price is Right Rental a choisi Keycafe pour ses fonctionnalités de gestion à distance et la conception pratique et conviviale de son boîtier. Ce système permet de récupérer et de restituer facilement les clés des véhicules de location, sans avoir à attendre un employé. Chaque réservation génère un code unique envoyé au client, qui le saisit ensuite dans le boîtier SmartBox pour accéder à sa clé ou la restituer.

L'abri extérieur offre une protection contre les intempéries, permettant aux clients d'accéder au Keycafe à tout moment. Ceci facilite les locations en dehors des heures d'ouverture et assure la continuité du service même lorsque l'équipe est absente ou en déplacement. Le personnel est informé du retour des clés, avec une confirmation vidéo disponible si nécessaire. « Avec Keycafe, c'est très rassurant de savoir que nous pouvons accueillir tout le monde », a déclaré Joel Price, directeur des opérations, témoignant de la confiance de l'équipe dans ce nouveau processus.

Mise en œuvre de Price is Right Rental

• Suivi centralisé : Chaque nouvelle clé de véhicule est ajoutée au tableau de bord Keycafe afin que l'activité des clés reste au même endroit.
• Accès extérieur : L'unité se trouve dans un enclos protégé des intempéries, offrant aux clients un accès sécurisé à tout moment.
• Alertes de retour : Le personnel reçoit des notifications lorsque des clés sont déposées, ce qui lui permet de rester au courant des véhicules entrants.
• Enregistrements vidéo : L’enregistrement vidéo intégré montre qui a rendu chaque clé, ce qui apporte de la clarté lorsque des questions se posent.

Résultat

Keycafe a automatisé la gestion des codes des boîtiers de verrouillage, permettant ainsi à son équipe de se concentrer sur la préparation des véhicules et l'assistance aux clients. Le personnel n'a plus à gérer la programmation mensuelle, les pannes de boîtiers de verrouillage ni les problèmes liés aux calendriers de codes hebdomadaires.

Ce changement a également amélioré l'expérience client lors de la location, avec des prises en charge et des restitutions de véhicules plus fluides, et a renforcé la confiance dans les opérations de l'entreprise. Joel considère Keycafe comme un atout concurrentiel majeur : « Par rapport à tous les autres loueurs de voitures, notre Keycafe nous distingue nettement. »

Le résultat

• Gains opérationnels : Le flux de travail s'est amélioré au cours des deux premiers mois, avec une réduction de 80 % du temps consacré aux remises de clés des invités.
• Système fiable : Aucun problème signalé avec les boîtes à clés Keycafe SmartBoxes, contre deux problèmes de boîtes à clés par mois auparavant.
• Meilleure expérience client : Les clients trouvent le processus rapide et moderne, et sont souvent surpris de sa simplicité.
• Apparence plus robuste : La configuration Keycafe présente un processus plus soigné et organisé que les méthodes précédentes.
• Projets futurs : L'entreprise prévoit d'étendre Keycafe à tous ses emplacements au fur et à mesure de sa croissance.