Défi

La gestion des clés des immeubles collectifs représente un défi logistique majeur pour Eiffage Construction. Sur les chantiers comptant jusqu'à 80 logements, le système précédent de l'entreprise reposait sur un grand panneau de contreplaqué vissé pour accrocher les clés. Les sous-traitants devaient récupérer les clés en personne au bureau de chantier, les signer manuellement à la sortie et les restituer pour une nouvelle signature.

Ce processus faisait perdre un temps précieux aux responsables de chantier, qui devaient être présents physiquement à chaque remise de clés. Il créait également des risques de sécurité : sans suivi adéquat, les clés pouvaient être égarées et les cylindres de serrure coûteux devaient être remplacés en cas de perte. De plus, laisser les unités déverrouillées pendant les travaux augmentait les risques de vol, de vandalisme et de dommages aux équipements installés.

L’absence d’un système fonctionnel a entraîné des retards dans les travaux des sous-traitants, de la frustration pour le personnel et des coûts inutiles pour Eiffage Construction.

Points faibles

• Suivi manuel des clés : Un processus de connexion/déconnexion fastidieux obligeait les responsables de site à passer un temps disproportionné à gérer les clés au lieu de se concentrer sur la coordination du projet.
• Manque de responsabilité et de sécurité : Sans un système automatisé de gestion des clés, il y avait un risque de perte de clés, de vol de matières premières comme le cuivre et les panneaux électriques, et de vandalisme dans les logements.
• Perte de productivité : Les sous-traitants devaient souvent attendre les clés, ce qui ralentissait la progression des phases critiques de construction.

Solution

Eiffage Construction a étudié plusieurs prestataires de gestion de clés et a finalement retenu Keycafe pour sa rentabilité, sa simplicité d'utilisation et sa capacité à répondre à toutes les exigences opérationnelles dans le respect du budget. Une SmartBox a été installée dans le bureau du chantier, permettant aux sous-traitants et au personnel d'accéder aux clés en libre-service grâce à des badges NFC personnels.

À l'arrivée d'un sous-traitant sur site, il lui suffit de scanner son badge, de sélectionner la clé d'une unité spécifique et de la récupérer sans intervention du responsable. Cette autonomie lui permet de se consacrer immédiatement à ses tâches. Les clés sont restituées de la même manière après utilisation, évitant ainsi les pertes et garantissant la responsabilité. Le logiciel de contrôle des clés Keycafe enregistre automatiquement les personnes qui prennent et restituent chaque clé, garantissant ainsi une piste d'audit complète et transparente.

Mise en œuvre d'Eiffage Construction

• Accès automatisé aux clés : Les sous-traitants utilisent leur badge utilisateur pour accéder à l'armoire à clés électronique Keycafe située dans le bureau sur site, leur donnant l'autonomie nécessaire pour récupérer les clés de leurs unités attribuées.
• Stockage sécurisé des clés : Le système Keycafe fournit un emplacement sécurisé pour toutes les clés, réduisant ainsi le risque de perte et empêchant l'accès non autorisé aux logements et aux matériaux du chantier.
• Suivi et responsabilité : Le système suit les sous-traitants qui prennent et restituent chacune des 93 clés, offrant ainsi une vision claire de l'activité du personnel et garantissant la responsabilité de toutes les parties.

Résultat

Depuis l'adoption de Keycafe, les chefs de chantier d'Eiffage Construction ont gagné des heures de productivité chaque semaine. Les sous-traitants travaillent désormais de manière autonome, sans attendre qu'un superviseur récupère les clés, ce qui réduit les temps d'arrêt et améliore l'efficacité globale du flux de travail.

La sécurité du site s'est également considérablement améliorée. Le système a réduit le nombre de clés perdues et de vols, évitant ainsi à l'entreprise des remplacements et des réparations coûteux. Les dommages aux travaux terminés ont diminué, car les sous-traitants sont conscients qu'ils seront tenus responsables des conditions d'accès.

La possibilité de réutiliser les mêmes SmartBox dans plusieurs projets à grande échelle a rendu le système rentable, les dépenses étant amorties sur trois chantiers de construction au cours des deux dernières années.

Le résultat

• Gain de temps significatif : Les chefs de chantier passent beaucoup moins de temps à gérer les clés, ce qui leur permet de se concentrer sur la coordination principale du projet, et les sous-traitants n'ont plus besoin d'attendre.
• Sécurité renforcée : Les vols, le vandalisme et les dommages accidentels ont diminué grâce aux unités verrouillées, au suivi des accès et à la responsabilisation des sous-traitants.
• Efficacité des coûts à long terme : Une SmartBox a été utilisée pour trois projets majeurs, répartissant les avantages de gestion clés sur plusieurs chantiers de construction.