Défi
En tant qu'établissement hôtelier privilégiant le confort et la praticité, Miralago Locarno Easy Rooms était confronté à un problème opérationnel majeur : l'attente des clients arrivant en retard ou en dehors des heures d'arrivée habituelles. Le personnel était souvent contraint de prolonger son service, ce qui engendrait des heures supplémentaires et une augmentation des coûts de main-d'œuvre.
L'hôtel souhaitait proposer un système d'enregistrement autonome aux clients arrivant après les heures d'ouverture de la réception, notamment en l'absence de personnel de nuit. Faute de solution adéquate, il était confronté à des problèmes d'imprévisibilité, à une augmentation des charges salariales et à une difficulté à optimiser le taux d'occupation des chambres pendant les heures creuses. L'équipe a alors compris qu'un système de remise des clés flexible et automatisé pouvait résoudre ces problèmes.
Points faibles
- Heures supplémentaires et augmentation des coûts de main-d'œuvre : Le personnel a dû attendre les clients en retard, ce qui a entraîné des paiements d'heures supplémentaires inutiles et des horaires de travail irréguliers.
- Flexibilité limitée des clients : Sans système d'enregistrement automatique, les clients étaient contraints à des créneaux horaires d'arrivée stricts, ce qui entraînait de la frustration et une réduction du confort.
- Inventaire de chambres sous-utilisé après les heures d'ouverture : Les chambres ne pouvaient pas être facilement vendues ou occupées lorsque le personnel n'était pas disponible pour les enregistrements en personne, limitant ainsi le potentiel de revenus.
Solution
L'équipe de direction de Miralago Locarno Easy Rooms a été immédiatement séduite par la simplicité, l'automatisation et la réputation de Keycafe. Le système SmartBox et le logiciel de communication client de Keycafe permettent une récupération des clés simple et sans contact, offrant ainsi aux clients la possibilité de s'enregistrer à tout moment sans la présence du personnel.
The hotel now uses Keycafe to automatically issue key access codes to guests before arrival. Integrated with the hotel’s property management system, Mews, guests retrieve their keys from the SmartBox at their convenience, even outside of reception hours. The system is also used internally to manage staff, technical, and restaurant keys efficiently.
Keycafe est devenu un élément essentiel du fonctionnement de l'hôtel, permettant de réaliser des économies et d'améliorer l'expérience client.
Mise en œuvre de Miralago Locarno Easy Room
- Enregistrements automatisés en dehors des heures d'ouverture : Les clients reçoivent un code Keycafe leur permettant de récupérer leur clé de chambre en toute sécurité à partir de la SmartBox à tout moment, éliminant ainsi le besoin pour le personnel de réception de rester tard.
- Intégration avec Mews PMS : Grâce à l’intégration de Keycafe et Mews, les codes d’accès clés sont automatiquement générés et envoyés aux clients lorsqu’une réservation est confirmée.
- Utilisation multiple pour le personnel et les installations : Le système gère l'accès non seulement aux chambres d'hôtes, mais aussi aux clés des employés et aux zones restreintes comme les locaux techniques et le restaurant.
« Nous avons tout de suite réalisé que nous économisions beaucoup d'heures de travail du personnel, car ils n'ont plus à attendre les clients à la réception. »
Résultat
L'impact de la mise en place de Keycafe a été immédiat. Le personnel n'a plus eu à attendre les arrivées tardives, ce qui a permis de réduire considérablement les heures supplémentaires et d'établir des horaires de travail plus prévisibles. Les coûts opérationnels ont diminué, tandis que la satisfaction des clients a augmenté grâce à la flexibilité de pouvoir s'enregistrer à leur propre convenance.
Encouragée par ce succès, SH Swiss Hospitality, l'équipe à l'origine des chambres Easy Rooms du Miralago Locarno, a installé Keycafe dans un autre hôtel sans réception, entièrement automatisé. Il en résulte une expérience hôtelière plus flexible, efficace et moderne.
En améliorant à la fois les opérations internes et le confort des clients, Keycafe est devenu un élément essentiel de l'efficacité quotidienne et de la gestion des coûts à long terme de l'hôtel.
Le résultat
- Réduction des coûts de personnel : Élimination du besoin de personnel de nuit et d'heures supplémentaires, ce qui a permis de réaliser des économies mesurables sur la masse salariale.
- Augmentation des ventes de chambres pendant les heures sans personnel : Activation des réservations et des enregistrements même lorsque l'hôtel était sans personnel, maximisant ainsi l'occupation et les revenus.
- Satisfaction accrue des clients et efficacité du personnel : Les clients ont apprécié la facilité d'enregistrement à leur convenance, tandis que le personnel a bénéficié d'horaires réguliers et d'une pression moindre.
