Défi

Situé sur la côte gaspésienne, le Motel Impérial évolue dans un marché touristique fortement saisonnier. Bien que l'établissement se devait d'offrir une expérience d'arrivée simple et fiable toute l'année, son système reposait entièrement sur des clés physiques plutôt que sur des serrures numériques.

Comme l'explique la copropriétaire Nadia Minassian, gérer en toute sécurité ces clés physiques tout en préservant la flexibilité pour les clients s'est avéré particulièrement complexe en dehors de la haute saison touristique. Maintenir une réception avec un personnel complet toute l'année n'était pas toujours envisageable, et sa fermeture impliquait de limiter les réservations.

Dans le même temps, les propriétaires souhaitaient une solution qui leur permette de gérer les clés physiques aujourd'hui tout en laissant la porte ouverte à un futur accès numérique, sans avoir à remplacer leur système de gestion des clés ultérieurement.

Points faibles

• Flexibilité limitée : La fermeture des réceptions a limité la possibilité de louer des chambres pendant la basse saison.
• Absence de système de suivi des clés : Les clés physiques nécessitent un suivi sécurisé pour l'accès du personnel et des invités.
• Frais généraux opérationnels : Les processus manuels ont accru la dépendance à la disponibilité du personnel.
• Évolutivité future : Un système de gestion des clés obsolète rendrait difficile et coûteux le passage ultérieur aux serrures numériques et aux cartes d'accès.

Solution

Motel Impérial implemented Keycafe’s SmartBox system and leveraged the Mews integration to centralize key management and automate the check-in process.

Grâce à cette intégration, les réservations confirmées dans Mews déclenchent automatiquement la création d'un compte d'accès dans Keycafe. Le code d'accès unique correspondant à la réservation est ensuite envoyé au client, accompagné des détails de sa réservation. Ainsi, les clients reçoivent des instructions claires et peuvent récupérer leurs clés en toute sécurité, sans avoir à se déplacer à la réception, tout en garantissant que l'accès est limité aux dates de séjour prévues.

Keycafe permet à l'équipe de gérer les clés physiques en toute sécurité tout en offrant aux clients une option d'enregistrement automatisée. Pour le personnel, le système offre une visibilité en temps réel sur l'utilisation des clés et une traçabilité claire. Pour les clients, il offre une expérience simple et intuitive, que la réception soit ouverte ou fermée.

Implantation du Motel Impérial

• Enregistrement automatisé des clients : Les clients utilisent un code pour récupérer leurs clés en toute sécurité sans l'aide de la réception.
• Suivi des clés du personnel : L'accès des employés aux clés est enregistré et surveillé en temps réel.
• Intégration Mews : Connexion transparente entre les réservations et l'accès aux clés.

Résultat

Grâce à Keycafe, le Motel Impérial a pu étendre ses activités au-delà de la haute saison touristique tout en garantissant sécurité et contrôle. L'enregistrement automatisé a permis de réduire la présence constante du personnel à la réception, et clients comme employés se sont rapidement adaptés au système. « Nos clients sont toujours très satisfaits de leur expérience avec Keycafe », a déclaré Nadia.

Cette solution a rationalisé les opérations quotidiennes, amélioré le parcours client et permis à l'établissement d'adapter ses activités de manière plus durable tout au long de l'année.

Le résultat

• Saison touristique prolongée : Possibilité de continuer à louer des chambres pendant les périodes de faible demande.
• Système fiable : Visibilité complète sur l'utilisation des clés par le personnel et les clients.
• Efficacité opérationnelle : Besoins en personnel réduits sans sacrifier le service.
• Satisfaction des clients : Une expérience d'enregistrement simple et intuitive toujours bien accueillie.