Défi

Engel & Völkers est une société immobilière internationale présente dans plus de 30 pays, offrant des services immobiliers haut de gamme. Dans son bureau de Madrid, l'objectif était de rationaliser les processus internes de gestion des clés utilisées par son équipe de consultants immobiliers. Le but était clair : automatiser la remise des clés et améliorer l'efficacité des opérations quotidiennes sans dépendre uniquement de processus manuels.

Auparavant, la gestion des clés était entièrement manuelle et assurée par le personnel de la réception, qui les suivait et les distribuait à l'aide d'un système analogique. Ce système engendrait des goulots d'étranglement et imposait une charge administrative importante à l'équipe. Les agents effectuant régulièrement des entrées et sorties de clés tout au long de la journée, Engel & Völkers recherchait un système permettant d'améliorer la responsabilisation, de réduire les erreurs humaines et d'optimiser la coordination interne.

Juan San Martin Rico, technicien informatique au bureau de Madrid, a expliqué leur problème : « Nous cherchions un moyen d'automatiser ce processus afin d'accélérer les choses, sans que cela ne représente un fardeau pour notre personnel de bureau ou pour qui que ce soit d'autre. »

Points faibles

• Charge de travail manuelle du personnel : Le personnel de la réception était seul responsable de la gestion et du suivi des transferts de clés.
• Délais d'exécution lents : L'attente que le personnel remette ou reçoive les clés a créé des retards pour les consultants.
• Visibilité limitée : Difficulté à surveiller les transferts clés et à assurer un retour et une récupération cohérents.
• Risque d'erreur : La manipulation manuelle augmente le risque de perte ou d'égarement des clés.

Solution

Afin d'améliorer l'efficacité et la responsabilisation, Engel & Völkers Madrid a mis en place le système de gestion de clés Keycafe SmartBox dans ses bureaux. L'objectif était d'offrir aux agents un accès direct et sécurisé aux clés, tout en conservant un contrôle administratif complet.

Avec Keycafe, les agents récupèrent et restituent les clés à l'aide de codes d'accès personnels ou de badges, sans intervention du personnel d'accueil. Chaque action est enregistrée en temps réel, permettant à l'équipe de gestion de suivre l'utilisation et d'optimiser les processus. La fonction de capture vidéo de la SmartBox renforce la traçabilité en fournissant une confirmation visuelle de chaque interaction avec les clés.

Mise en œuvre d'Engel & Völkers

• Accès indépendant : Les agents utilisent des codes d'accès uniques ou des badges d'identification pour récupérer et restituer les clés sans l'aide du personnel.
• Capture vidéo : Chaque transaction est enregistrée par la SmartBox pour une surveillance accrue.
• Enregistrements numériques : L'accès aux clés est enregistré en temps réel pour un meilleur suivi et un meilleur reporting.
• Gestion des clés réservée aux agents : Seuls les membres autorisés de l'équipe manipulent les clés, garantissant un contrôle interne et une traçabilité complets.

Résultat

Keycafe a permis à Engel & Völkers Madrid de maîtriser un aspect essentiel de ses opérations : le contrôle d’accès à ses biens immobiliers. En éliminant les contraintes liées à la gestion manuelle des clés, l’entreprise a accru l’efficacité de ses équipes et réduit les risques d’erreurs.

« Les principaux avantages que nous avons constatés en utilisant Keycafe sont la rapidité, la gestion et le contrôle », a expliqué Juan San Martin Rico.

La possibilité de suivre l'activité et de réduire la dépendance au personnel pour chaque transaction importante a permis de libérer des ressources précieuses, tandis que la piste d'audit numérique a amélioré la responsabilisation interne. Les agents disposent désormais d'un accès autonome aux clés et peuvent organiser des visites sans contraintes logistiques.

Le résultat

• Gain de temps : La prise en charge et le retour plus rapides des clés réduisent les interruptions quotidiennes.
• Moins d'erreurs : L'automatisation a supprimé le suivi manuel, minimisant ainsi les erreurs.
• Coordination d'équipe : Des journaux d'utilisation clairs améliorent la planification et la visibilité.
• Responsabilité : Les enregistrements vidéo et numériques créent la confiance et la transparence.