Défi

La gestion de dizaines de clés réparties dans plusieurs immeubles résidentiels posait des problèmes logistiques et de sécurité à Lodgeur. Les boîtes à clés traditionnelles étaient peu fiables et manquaient de transparence : les codes n’étaient pas renouvelés et il n’existait aucun historique des accès aux clés. Les visites d’arrivée en personne engendraient des coûts et des difficultés opérationnelles, tandis que l’installation de serrures connectées dans chaque logement s’avérait trop onéreuse en raison du matériel spécifique à chaque porte et des frais d’intégration récurrents.

Lodgeur avait besoin d'une solution évolutive et centralisée pour la gestion des clés physiques, permettant un accès 24h/24 et 7j/7 aux clients et une traçabilité complète sans nécessiter de personnel sur place.

Points faibles

• Risques de sécurité : Les coffres-forts manquaient de visibilité et de traçabilité.
• Inefficacité opérationnelle : Les enregistrements manuels ont augmenté les coûts de main-d'œuvre et de coordination.
• Limitations de l'évolutivité : Les solutions matérielles n'ont pas évolué de manière économique.

Solution

Pour relever ces défis, Lodgeur a mis en œuvre le système SmartBox de Keycafe, ainsi que son intégration API à ses processus internes. Cela lui a permis d'automatiser la création, la distribution et la révocation des accès par clé, le tout en parfaite synchronisation avec ses systèmes de réservation et de contrôle des clients.

Automated Access Creation: When a booking enters Lodgeur’s system, a one-time Keycafe access code is generated via the API. The code remains locked until the guest completes ID verification, after which it is automatically released - or revoked - based on workflow triggers.

System Orchestration: The current setup runs on an email trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API workflow, which writes the access code back into their guest management platform, Track. Lodgeur maintains mapping between listings and key IDs using Zapier Tables, with plans to migrate orchestration to Make + Supabase for greater scalability.

End-to-End Visibility: Both guest and operations teams can see bin status and a real-time audit trail of key movements, enabling remote support and faster resolution of issues. Future integration of cloud-enabled cameras will further enhance accountability and access security.

Mise en œuvre de Lodgeur

• Contrôle d'accès automatisé : Codes à usage unique générés par l'API et liés aux résultats du contrôle des invités.
• Mises à jour en temps réel : Visibilité instantanée sur les événements de prise en charge et de retour des clés.
• Intégrations personnalisées : Flux de travail automatisés construits à l’aide de l’API Zapier et Keycafe.
• Gestion à distance : Contrôle total sans intervention du personnel sur site.

Résultat

Avec Keycafe, Lodgeur propose depuis 2019 un système d'enregistrement automatique sans contact 24h/24 et 7j/7. Des milliers de remises de clés sécurisées ont lieu chaque année sans personnel sur place, grâce à une visibilité en temps réel et une responsabilité totale.

Cette solution a renforcé la résilience opérationnelle, amélioré l'expérience client et permis à l'entreprise de réaliser d'importantes économies sur les coûts de développement et d'abonnements récurrents.

Le résultat

• Enregistrement automatique 24h/24 et 7j/7 : Accès continu pour les clients sans présence du personnel.
• Transparence opérationnelle : Une piste d'audit en temps réel renforce la confiance et la responsabilité.
• Économies de coûts : Économies d'environ 5 000 $ de coûts d'intégration personnalisée et économies de plus de 10 000 $ par an.
• Efficacité de l'automatisation : Les flux de travail basés sur les API minimisent l'intervention manuelle.
• Crédibilité accrue : Fiabilité et professionnalisme démontrés auprès des partenaires immobiliers.