Défi

S'occuper des routes d'un pays est un défi logistique de taille. Il n'est donc pas étonnant que la société britannique Highway Traffic Management ait voulu faire tout ce qui était en son pouvoir pour simplifier ses opérations. L'un des principaux moyens de relever ce défi était une gestion plus intelligente des clés de leur flotte de véhicules.

Les véhicules de ce parc constituent une partie essentielle des services opérationnels de Highway Traffic Management, mais le problème auquel l'entreprise était confrontée était que les clés étaient souvent perdues, ce qui entraînait une indisponibilité temporaire des véhicules, affectant sérieusement les activités. Cela coûtait à l'entreprise une somme considérable d'argent et de temps.

Highway Traffic Management est une entreprise de 400 employés, le risque d'erreur était donc élevé. Cela les a amenés à rechercher un moyen plus efficace de gérer leurs clés.

Solution

Après une recherche en ligne, Highway Traffic Management est tombé sur Keycafe. Le prix abordable du système de gestion de clés de Keycafe les a d'abord interpellés, et en approfondissant leurs recherches, ils ont réalisé que les fonctionnalités proposées répondaient à leurs besoins. Par rapport à d'autres solutions de gestion de clés spécifiques au transport, Keycafe s'est avéré beaucoup plus rentable.

Au départ, Highway Traffic Management a acheté une SmartBox à titre d'essai pour l'un de ses dépôts. Comme elle a été immédiatement bien accueillie, Keycafe assure désormais le suivi de toutes les clés de sa flotte dans chaque dépôt. L'entreprise est en mesure de savoir exactement quel membre du personnel possède la clé de chaque véhicule et quand il l'a empruntée.

Avant de travailler avec Keycafe, toutes les clés étaient conservées dans un seul coffre, ce qui signifiait que chaque conducteur avait accès à toutes les clés de son véhicule. Cela contribuait au problème des clés manquantes. Grâce à l'application Keycafe, les conducteurs n'ont accès et ne peuvent voir que les clés qui leur ont été attribuées, ce qui réduit la marge d'erreur et l'incidence de la perte de clés.

À la fin de la journée, ils peuvent être tranquilles en sachant que chaque clé est là où elle doit être.

Résultat

Depuis la mise en place de Keycafe, pas un seul jeu de clés n'a disparu. Cela leur a fait gagner beaucoup de temps, puisqu'ils n'ont plus à chercher des clés perdues, et beaucoup d'argent, puisqu'ils n'ont plus à commander des clés de remplacement. Grâce au journal de l'historique des accès aux clés, les conducteurs ont désormais une responsabilité indéniable en ce qui concerne les excès de vitesse et les dommages aux véhicules.

Le temps ainsi libéré a permis au service des transports de se concentrer sur des tâches importantes pour l'ensemble de l'entreprise. De plus, un bonus inattendu a été obtenu : le système permet à l'entreprise de suivre les heures de travail des membres du personnel qui conduisent les véhicules en examinant les heures de prise et de restitution des clés.