Défi

Paul Davis Restoration fournit des services pour nettoyer et réparer les structures résidentielles, commerciales et institutionnelles qui ont été endommagées par l'eau, le feu, la moisissure, la tempête ou d'autres catastrophes. Sans surprise, c'est une période émouvante pour les propriétaires de biens qui ont subi de graves dommages, et les employés de Paul Davis sont fiers d'aider les propriétaires à se remettre d'une grave perturbation de leur vie. Être en mesure de fournir des efforts de récupération opportuns et bien organisés fait partie du travail.

L'entreprise compte sur sa flotte de véhicules pour transporter de l'équipement spécialisé et des experts en nettoyage sur les chantiers. Malheureusement, les clés des véhicules se perdaient. Cela avait non seulement un impact sur la capacité de l'entreprise à répondre efficacement aux appels en raison de véhicules inutilisables, mais cela coûtait également de l'argent à l'entreprise chaque fois qu'une clé devait être remplacée.

"Nous avions besoin d'un moyen de savoir qui était la dernière personne à avoir la clé attribuée et quand elle a été utilisée pour la dernière fois", explique Calvin Hamilton, vice-président des opérations de l'entreprise.

Solution

Après avoir découvert Keycafe, Hamilton a réalisé que la technologie pourrait être exactement ce dont l'entreprise avait besoin et a décidé de l'essayer. L'entreprise a installé une SmartBox et a utilisé les fonctionnalités personnalisables de Keycafe pour créer un système parfaitement adapté à ses besoins.

Chaque membre du personnel se voit attribuer un code PIN unique qui donne accès uniquement à des véhicules spécifiques déterminés par leur responsable. Chaque matin, les conducteurs saisissent leur code PIN sur la SmartBox et sélectionnent la clé du véhicule dont ils ont besoin pour la journée, et le soir, lorsque le quart de travail est terminé, le porte-clés attaché à chaque clé est scanné et réenregistré dans la SmartBox. Les clés de rechange sont également stockées dans la SmartBox en cas de clés manquantes.

Pour une administration facile, Paul Davis Restoration utilise la fonction Groupes de Keycafe, qui permet d'organiser les clés en groupes tels que des équipes ou des départements pour des autorisations rapides.

Résultat

Selon Hamilton, les résultats de la mise en œuvre du système Keycafe ont été immédiats. Désormais, sans aucun moyen de contester la responsabilité, les clés peuvent être suivies et retrouvées sans accroc. En utilisant les journaux d'accès pour chaque clé et employé, la direction peut voir exactement quand une clé a été utilisée et par quel employé.

Depuis l'introduction de Keycafe, le coût de remplacement des clés est tombé à presque zéro. Les véhicules de l'entreprise ne sont plus inutilisés et la frustration liée à la perte de clés fait désormais partie du passé.