Défi

De la mise en place de magasins pop-up à la fourniture d'espace de stockage, de la construction d'expositions à la création de bannières sur mesure, E-Demonstrations est fière de sa capacité à répondre à toute demande liée à un événement, même à la dernière minute. Située à Anvers, en Belgique, E-Demonstrations propose à peu près tout ce dont une organisation peut avoir besoin pour organiser un événement, depuis les décors jusqu'à la nourriture, en passant par les applications personnalisées.

Les voitures et les camions jouent un rôle important dans les services de l'entreprise, qui comprennent des véhicules pour des événements réguliers, des véhicules “en marque blanche” qui peuvent être personnalisés, des remorques, et bien plus encore. Au total, la société dispose d'une flotte de plus de 90 véhicules. En outre, la société a récemment été chargée par la ville d'Anvers de construire des logements d'urgence pour les réfugiés ukrainiens.

Le directeur général Yo Engelen décrit : “Avoir à appeler dix collègues ou plus pour savoir qui a les clés d'un véhicule spécifique, perdre des clés, ne pas avoir une idée claire de qui a pris quelles clés et quand...” lorsque les clés ont été égarées.

De toute évidence, une solution s'imposait.

Solution

E-Demonstrations a investi dans le système Keycafe SmartBox. “Nous n'avons pas envisagé d'autres options,” déclare Engelen. “Nous avons apprécié la convivialité [de Keycafe] et la réponse très rapide à nos questions.”

L'entreprise a mis en place un flux de travail personnalisé qui lui convient parfaitement: “Notre administratrice crée un profil d'utilisateur pour chaque membre du personnel et s'occupe également de la gestion quotidienne des clés. Si un nouveau véhicule est attribué à notre flotte, elle étiquettera également les clés et les ajoutera au système Keycafe.”

Tous les membres du personnel utilisent l'application mobile Keycafe pour accéder aux clés dont ils ont reçu l'autorisation. Chaque fois qu'ils prennent ou déposent une clé, leur identifiant, ainsi que l'heure et le lieu de l'accès à la clé sont enregistrés, ce qui permet à la direction de disposer d'une trace de l'accès à la clé en cas de perte de celle-ci. L'administrateur peut gérer les autorisations du personnel à tout moment et de n'importe où grâce à l'application Keycafe.

Résultat

La clarté des autorisations d'accès et la possibilité de savoir qui a utilisé quelles clés ont permis à E-Demonstrations d'économiser beaucoup de temps et de frustration. “Auparavant, nous devions contacter plusieurs employés pour savoir qui n'avait pas rendu une clé”, explique M. Engelen. “Désormais, lorsqu'une clé n'a pas été rendue, nous pouvons facilement savoir qui l'a empruntée en dernier”.

M. Engelen apprécie également la simplicité du système et ajoute que la diminution du nombre de clés perdues permet à l'entreprise d'économiser de l'argent, puisqu'elle n'a plus besoin de faire fabriquer de nouvelles clés. Avec des clés organisées et comptabilisées, E-Demonstrations peut plus facilement répondre aux besoins de ses clients.