Défi

En tant que conservateur du zoo John Ball, Tim Sampson a dû relever un défi important pour assurer la sécurité des animaux et des gardiens de zoo en raison du processus manuel de gestion des clés du personnel pour les cages d'animaux. Le processus prenait du temps, était sujet aux erreurs et mettait les animaux en danger. La direction devait comptabiliser manuellement les clés du personnel qui étaient placées dans une boîte de dépôt à la fin de chaque quart de travail pour s'assurer que tout le monde s'était enregistré en toute sécurité. Avec 200 employés, c'était un processus chronophage et inefficace.

De plus, les clés perdues pouvaient coûter cher, et certains membres du personnel ne se sentaient pas à l'aise de garder leurs clés sur place lorsqu'ils n'étaient pas au travail, selon Tim.

Tim et son équipe de direction ont réalisé qu'ils avaient besoin d'une meilleure solution pour résoudre ces problèmes. Un système automatisé était nécessaire pour permettre aux membres du personnel de vérifier et de rendre facilement leurs clés sans surveillance supplémentaire. Ils avaient également besoin d'un moyen pour que la direction soit avertie lorsque les clés étaient rendues et, surtout, lorsque les clés n'étaient pas rendues.

Solution

Une recherche sur le Web a révélé Keycafe, qui se distinguait par son flux de travail et ses alertes automatisés, ainsi que par ses autorisations de clé personnalisables basées sur le temps. Les membres du personnel doivent désormais scanner leur badge NFC unique pour accéder au système Keycafe, garantissant ainsi que seul le personnel autorisé a accès aux clés.

"Le personnel vérifiera les clés au début et à la fin de chaque quart de travail, certains membres du personnel formés accédant à des groupes de clés spécialisés lorsque l'horaire l'exige", a déclaré Tim. Les clés des cages pour animaux ne sont accessibles que pendant des horaires prédéfinis et une alerte est envoyée si les clés ne sont pas rendues à temps, ce qui améliore la sécurité du personnel et des animaux.

Pour un groupe de clés de cage d'animaux particulièrement dangereux, une alerte est envoyée 15 minutes après la prise en charge, car les gardiens de zoo n'ont généralement pas besoin d'y accéder plus longtemps. En cas d'urgence, lorsqu'un animal a besoin de soins urgents en dehors des quarts de travail normaux, des réservations uniques sont utilisées pour qu'un employé ait accès à la cage de l'animal.

Résultat

Depuis qu'elle utilise Keycafe, l'équipe du John Ball Zoo n'a vu personne oublier ou perdre de clés, ce qui a permis d'économiser des dizaines de milliers de dollars pour recléer le site. Les chefs d'équipe apprécient également d'être alertés lorsque tous les membres du personnel ont rendu leurs clés et ont terminé leur journée en toute sécurité - sans être physiquement présents pour surveiller les retours de clés.

Pour les membres du personnel, beaucoup d'entre eux se sentent désormais plus à l'aise de sécuriser leurs clés sur place dans les SmartBox et de ne pas en être responsables lorsqu'ils ne sont pas au travail. Au début et à la fin de leur journée, le processus de récupération et de remise des clés est simple et rapide, avec peu ou pas d'impact sur leur emploi du temps.

Keycafe a fourni au zoo John Ball une solution sécurisée et efficace pour gérer les clés du personnel et assurer la sécurité des membres de l'équipe à la fin de chaque quart de travail. Le processus d'enregistrement et de départ automatisé a amélioré l'efficacité opérationnelle du zoo, lui permettant d'économiser du temps et de l'argent. En tant que conservateur, Tim Sampson et son équipe peuvent désormais se concentrer sur leur mission d'inciter les clients à se soucier des animaux et du monde naturel, sans se soucier du processus fastidieux de gestion manuelle des clés du personnel.