Défi

Kashiwabara Corporation exploite un centre de formation interne à Yamaguchi, où les stagiaires effectuent des travaux de réparation sur des maquettes grandeur nature de bâtiments. Le centre de formation fonctionne sans personnel sur place, plaçant la responsabilité de l'accès aux portes (à la fois verrouillage et déverrouillage) entièrement sur ses utilisateurs.

Avant l'utilisation de Keycafe, chaque salle était équipée d'un système d'accès par QR code, mais celui-ci était sujet à de fréquents problèmes techniques. Les codes ne se lisaient souvent pas correctement, les portes ne se déverrouillaient pas et les mécanismes de verrouillage électronique manquaient de fiabilité. Comme tous les points d'accès de l'établissement dépendaient de ce système instable, les utilisateurs quittaient parfois les lieux sans verrouiller correctement leurs portes, ce qui créait des risques de sécurité importants. Il était donc évident qu'une solution plus fiable et plus conviviale était nécessaire.

Points faibles

• Système d'accès peu fiable : Des dysfonctionnements fréquents du système basé sur le code QR empêchaient les utilisateurs de déverrouiller ou de verrouiller les portes de manière fiable.
• Frustration des utilisateurs : En tant qu'établissement autogéré, chaque problème d'accès entraînait une frustration chez les utilisateurs, sans solution immédiate.
• Augmentation de la charge administrative : L'intervention chronophage des administrateurs distants a réduit l'efficacité opérationnelle globale.
• Risques de sécurité : L'incapacité à verrouiller correctement les portes en raison d'erreurs système a entraîné des installations non sécurisées après utilisation.

Solution

Pour résoudre les problèmes persistants d'accès aux portes, l'équipe de direction de Kashiwabara a commencé à évaluer des solutions alternatives selon deux critères clés : la remise des clés sans surveillance et la gestion à distance des installations. Si les serrures intelligentes ont été initialement envisagées, elles ont finalement été écartées en raison de la nécessité de remplacer toutes les portes existantes, une solution irréalisable en termes de coût et de délais.

Keycafe a été choisi comme solution optimale grâce à sa simplicité et sa rapidité de déploiement. De la commande à l'installation et à la mise en service, l'ensemble du processus a été réalisé dans des délais très courts, ce qui en fait un choix efficace et pratique pour les besoins spécifiques de l'établissement.

Mise en œuvre de la société Kashiwabara

• Codes d'accès utilisateur : Le personnel reçoit un code d'accès à l'avance pour récupérer les clés, permettant ainsi la remise des clés en dehors des heures ouvrables.
• Gestion en temps réel : Lorsque le personnel a des questions, les administrateurs peuvent vérifier à distance les journaux d'accès en temps réel, avec la possibilité de consulter l'historique via l'application mobile pour plus de tranquillité d'esprit.
• Contrôle à distance de la SmartBox : La possibilité de faire fonctionner la SmartBox à distance offre un avantage clé dans la gestion d'une installation sans personnel.

Résultat

Le principal avantage de la mise en œuvre de Keycafe a été d'éliminer le problème des portes qui ne pouvaient pas être verrouillées ou déverrouillées au sein de l'établissement. Dans les rares cas où des portes restent déverrouillées, il est désormais facile de consulter l'historique et l'état d'utilisation des clés depuis le tableau de bord de gestion.

Après la mise en œuvre, Rin Odawara a partagé son avis : « Nous sommes convaincus que le choix de Keycafe était la bonne décision. Les utilisateurs peuvent utiliser le système de manière intuitive, et les administrateurs trouvent efficace la gestion à distance grâce aux notifications en temps réel et aux vérifications des journaux, via l'application de bureau et l'application mobile. »

Le résultat

• Plus de portes déverrouillées : Les utilisateurs peuvent prendre des clés physiques de la SmartBox pour déverrouiller et verrouiller les portes, résolvant ainsi le problème majeur des portes qui ne s'ouvrent ou ne se ferment pas correctement.
• Temps gagné : Les utilisateurs et la direction sont soulagés du stress inutile et du dépannage chronophage.
• Sécurité renforcée : Avec le tableau de bord de gestion de Keycafe, l'équipe peut suivre qui a utilisé quelle clé et quand, garantissant ainsi une sécurité de haut niveau pour le centre de formation.