Défi

À la recherche d’une salle à louer pour votre évènement associatif ou réunion des membres sur Genève? La Maison Internationale des Associations (MIA) de Genève ouvre ses portes pour vous permettre d’organiser vos évènements dans un cadre parfait. Réunions, conférences, spectacles ou concerts, la MIA de Genève vous loue son espace pour un moment inoubliable.

Seulement voilà, avec pas moins de 13 salles à disposition pour la location et uniquement 10 employés, la MIA avait du mal à faire face à la remise des clés pour ses clients. Louant des salles le matin, l’après-midi et la soirée, cela impliquait la présence d’une personne en réception à tout moment pour la gestion des clés. Cette tâche pouvant être automatisé, l’équipe a décidé de prendre une initiative pour régler le problème.

Solution

C’est grâce au bouche-à-oreille que la MIA de Genève a eu vent de notre système Keycafe. La remise des clés aux clients en dehors des heures de bureau était toujours une difficulté pour la MIA. Les locations de salles lors des heures de nuit posait un problème aussi bien d’un point de vue personnel que logistique. Mais avec l’arrivée de Keycafe et de son système de boîte à clés intelligente, les choses ont changé.

La SmartBox de Keycafe, qui automatise l'accès aux clés pour le personnel et les invités, a changé la façon dont la MIA fournit les clés aux clients qui ont réservé une salle. Une fois la réservation confirmée, le client reçoit directement sur son téléphone un code lui permettant de récupérer les clés de sa salle, sans intervention humaine ni présence de personnel sur place. Une fois leur événement terminé, les clés sont simplement remises dans la SmartBox, prêtes pour la prochaine réservation.

Résultat

L’installation du système Keycafe dans la MIA de Genève s’est déroulé sans encombre et les employés ont immédiatement compris l’intérêt d’une telle structure. Plus besoin d’amplifier les horaires des travailleurs sur les temps de nuit pour la remise des clés, ce qui représente des économies considérables pour cette administration associative. Les clients récupèrent désormais directement leur clé aux horaires qu’ils ont réservés.

Pour la MIA, les résultats sont plus que positifs. En fin de course, finis les maux de tête liés à l’organisation du temps de travail nocturne des employés et les clients de la MIA gagnent considérablement en autonomie, pouvant eux-mêmes récupérer la clé de leur salle. Le résultat est une charge de travail réduite pour le personnel et une flexibilité accrue pour les clients.