Défi

SERVPRO Campbell est un entrepreneur de premier plan en restauration qui aide les particuliers et les entreprises à se remettre des dégâts causés par l'eau, le feu, la moisissure et autres. Avec une flotte de 25 véhicules et une trentaine d'employés, il est essentiel de s'assurer que les clés sont toujours en sécurité et faciles à retrouver. Avant Keycafe, les clés étaient conservées dans une boîte ouverte où tout le monde pouvait les prendre. Cela entraînait des clés égarées, des retards dans le démarrage des travaux et des coûts de remplacement supplémentaires.

La responsable du bureau, Connie Doran, a déclaré : « Nous n'avions aucun moyen de savoir qui avait pris les clés ou qui les avait vues pour la dernière fois — c'était un désastre. »

Points faibles

• Clés perdues et égarées : Des égarements fréquents ont provoqué confusion et retards.
• Temps perdu : Les employés passaient trop de temps chaque jour à chercher leurs clés.
• Coûts inutiles : Le remplacement régulier des clés et le changement des clés des véhicules sont devenus coûteux.

Solution

SERVPRO a découvert Keycafe alors qu'elle recherchait une solution de gestion de clés sécurisée et facile à utiliser. La possibilité de stocker les clés en toute sécurité, d'attribuer des codes d'accès individuels au personnel et de suivre l'utilisation de ses clés où qu'elles soient s'est immédiatement imposée.

Désormais, les employés commencent leur journée en utilisant des codes personnels pour récupérer leurs clés de véhicule, leurs cartes essence et leurs clés d'installation dans la SmartBox Keycafe et les restituer à la fin de leur service. Connie explique : « Dès leur arrivée, les équipes savent exactement où se trouvent les clés pour commencer la journée. » Les responsables reçoivent des notifications pour chaque interaction avec les clés et peuvent utiliser l'application Keycafe pour vérifier qui a accédé à quelle clé et quand. La fonctionnalité de réservation unique s'est également avérée précieuse, permettant aux prestataires d'accéder aux clés sans la présence d'un responsable sur place. « Je peux aussi le faire à distance depuis mon téléphone », ajoute Connie.

Mise en œuvre de SERVPRO

• Routine quotidienne : Le personnel utilise des codes PIN pour prendre et rendre les clés.
• Groupes d'autorisations : Les niveaux d'accès sont attribués en fonction des rôles des employés.
• Accès d'urgence : Le système prend en charge l'accès 24 heures sur 24 pour les tâches urgentes.
• Accès des entrepreneurs à distance : L'accès temporaire est facilement accordé aux fournisseurs.
• Configuration rapide : La conception du système a rendu la formation simple et rapide.

Résultat

Depuis le passage à Keycafe, SERVPRO a constaté des améliorations significatives. Les clés perdues ne sont plus un problème et les équipes peuvent commencer leurs services à l'heure, sans retard inutile. Dans les rares cas où une clé est perdue, la direction peut consulter l'historique d'utilisation et localiser rapidement le membre du personnel responsable. Connie a souligné : « Le principal avantage financier de Keycafe est la réduction des coûts liés à la recherche de clés. »

Les responsables bénéficient désormais d'une visibilité complète sur l'utilisation des clés, ce qui leur permet de maîtriser les opérations et de prendre des décisions plus rapidement, même sur le terrain, grâce aux fonctionnalités à distance de l'application Keycafe. En définitive, le système Keycafe a simplifié la gestion des clés de véhicules et d'installations pour SERVPRO, entraînant une réduction significative des coûts liés au remplacement des clés et aux services de serrurerie.

Le résultat

• Meilleure responsabilité : Les clés manquantes ne sont plus un problème courant, car le personnel sait que l'utilisation de ses clés est suivie.
• Efficacité temporelle : Les employés peuvent prendre la route rapidement chaque jour sans attendre qu'une clé leur soit rendue.
• Réduction des coûts : Réduction des dépenses liées au remplacement et au changement de clés.
• Flexibilité opérationnelle : Les gestionnaires peuvent gérer l'accès à distance pour les fournisseurs et le personnel.