Défi

Les chambres de style villa de la Luxe Tech Villa Ashitoku sont conçues pour une intimité optimale, permettant aux clients d'entrer directement depuis l'extérieur. Initialement, chaque porte était équipée d'une serrure à pavé numérique, mais des dysfonctionnements répétés (boutons qui ne répondent pas et erreurs inattendues) ont posé un sérieux problème. Le climat chaud et humide de l'île, hostile aux appareils électroniques, a été identifié comme étant à l'origine du problème. Cela a entraîné de la condensation et des pannes fréquentes de la serrure électronique.

Lors de l'ouverture d'un nouveau bâtiment avec un hall d'entrée commun à l'été 2024, l'équipe a décidé qu'il était temps de passer à un système de clés plus fiable. Elle a opté pour des serrures et des clés traditionnelles afin d'éviter tout risque de panne de serrure électronique, et a recherché une solution de casiers intérieurs compatible avec son système d'enregistrement automatique. L'intégration avec sa plateforme de réservation, HotelSmart, était également essentielle pour garantir une expérience client entièrement automatisée et fluide.

Points faibles

• Défaillance fréquente des serrures électroniques : Les serrures à pavé tactile des chambres fonctionnaient souvent mal en raison du froid et de l'humidité, empêchant les clients d'accéder à leurs chambres.
• Frustration des clients : Avec un système d'auto-enregistrement annoncé, le personnel devait souvent intervenir lorsque les serrures tombaient en panne, ce qui entraînait des retards d'enregistrement et une charge de travail accrue pour le personnel.
• Intégration du système de réservation : Une solution fiable qui se synchronisait automatiquement avec le système de réservation existant était nécessaire.

Solution

Pour répondre à ses besoins, Luxe Tech Villa Ashitoku a adopté le système de gestion des clés SmartBox de Keycafe, intégré à HotelSmart. Cette configuration permet aux clients de gérer eux-mêmes tout leur séjour, de la réservation à l'enregistrement, en passant par la remise et la restitution des clés, et enfin le départ.

Les clients s'enregistrent sur une tablette dans le hall et reçoivent un code d'accès généré automatiquement pour récupérer leur clé de chambre dans la SmartBox. La restitution des clés est tout aussi simple : ils scannent le porte-clés attaché à leurs clés dans la SmartBox et les déposent dans le bac qui s'ouvre.

Le personnel de nettoyage se voit attribuer des autorisations d'accès à toutes les pièces, tandis que l'équipe de direction peut surveiller les journaux, vérifier les historiques d'accès clés et contrôler la SmartBox à distance selon les besoins.

Implémentation de Luxe Tech Villa Ashitoku

• Véritable expérience d'auto-enregistrement : Les clients peuvent gérer chaque étape de manière indépendante, de la réservation au départ, grâce à l'intégration complète du système.
• Intégration du système d'enregistrement : Les codes d'accès aux clés de chambre sont générés automatiquement lors de la confirmation de la réservation et limités dans le temps à la durée du séjour.
• Gestion flexible du personnel : Une autorisation d'accès continue est accordée au personnel de nettoyage, tandis que le personnel de gestion dispose de capacités de contrôle et de surveillance à distance.

Résultat

Depuis la mise en place de Keycafe, les problèmes de clés et les plaintes des clients ont considérablement diminué. Avec la fin des pannes de serrures électroniques, l'accès aux chambres n'est plus un souci pour les clients. La possibilité de suivre en temps réel l'état de restitution des clés a également simplifié les opérations de paiement, réduisant ainsi considérablement la charge de travail du personnel.

« En matière d'enregistrement automatique, la fiabilité et la simplicité d'utilisation sont primordiales. Un seul dysfonctionnement peut gâcher l'expérience client et alourdir la charge de travail du personnel. C'est pourquoi nous avons choisi un système en lequel nous pouvions avoir entièrement confiance », explique M. Ikeda, membre de l'équipe de direction.

Le résultat

• Tranquillité d'esprit : La direction ne s'inquiète plus de l'accès des invités, grâce aux performances fiables de la SmartBox et aux systèmes de sauvegarde intégrés.
• Expérience sans effort pour les clients : La conception intuitive et conviviale rend l'enregistrement automatique facile et agréable pour les clients, même ceux qui ne sont pas férus de technologie.
• Maintenance réduite : Moins de problèmes liés aux clés, meilleure utilisation des salles et charges de travail plus légères pour le personnel.