Défi
Interlane Logistics est une entreprise de transport de véhicules basée à Vaughan, en Ontario, qui transporte de 2 000 à 3 000 voitures par mois au Canada et aux États-Unis. Avec une flotte de 90 camions et une réputation de service porte-à-porte rapide, le bon déroulement des opérations est essentiel.
Avant Keycafe, la gestion des clés de véhicules était l'un de leurs plus grands défis au quotidien. « Nous utilisions une méthode manuelle pour collecter et suivre les clés », explique Daniel Medanik, directeur des recettes. « C'était très inefficace et causait de nombreux problèmes logistiques. »
Les clés étaient conservées dans des dossiers et transmises manuellement, ce qui compliquait la coordination, surtout en dehors des heures de bureau. L'équipe opérationnelle se retrouvait souvent à se déplacer entre les dépôts ou les bureaux pour effectuer la remise des clés. C'était chronophage, stressant et difficile à adapter. Avec la croissance de l'entreprise, il est devenu évident qu'elle avait besoin d'un système plus fiable et plus flexible pour assurer ses opérations 24h/24 et 7j/7 sans épuiser son personnel.
Points faibles
- Processus manuel : Les clés ont été suivies avec des dossiers et les remises ont été effectuées en personne.
- Défis après les heures de travail : Les chauffeurs arrivaient souvent lorsque le personnel n'était pas disponible pour remettre les clés.
- Charge opérationnelle élevée : Le personnel a dû se déplacer en voiture entre les différents sites pour les remises de clés.
- Visibilité limitée : Il était difficile de savoir où se trouvaient les clés à un moment donné.
Solution
Interlane Logistics a choisi Keycafe pour sa solution pratique et flexible, capable de répondre aux exigences de son activité rapide, 24h/24 et 7j/7. L'équipe de direction a particulièrement apprécié la capacité de Keycafe à automatiser la remise des clés sans compromettre la sécurité ni nécessiter de personnel supplémentaire.
« Après avoir lu ce que Keycafe peut faire et vu des vidéos sur les expériences d'autres personnes, je n'ai certainement pas hésité à intégrer le système dans notre entreprise », a déclaré Ethan Gershman, PDG d'Interlane.
Le passage à un système de gestion des clés numériques n'était pas seulement une question de commodité : il s'agissait de gagner du temps, d'améliorer la vitesse d'expédition et de renforcer la réputation d'Interlane en matière de service fiable et axé sur le client.
Mise en œuvre
- Dépôts SmartBox : Les clients laissent les clés dans un casier sécurisé avec code PIN.
- Alertes instantanées : Le personnel est immédiatement averti lorsque les clés sont déposées.
- Accès autonome du conducteur : Les conducteurs récupèrent les clés à l'aide d'un code ou d'un déverrouillage à distance.
- Intégration rapide : Le personnel et les chauffeurs ont rapidement adopté le système.
« Avec Keycafe, nous n'avons plus besoin de perdre du temps à planifier le personnel qui sera disponible pour déposer ou récupérer les clés auprès des chauffeurs. C'est une préoccupation de moins. »
Résultat
Pour Interlane, la valeur de Keycafe va au-delà des améliorations opérationnelles : c'est une solution pratique qui permet à Interlane d'offrir un service plus régulier et de maintenir l'efficacité de ses opérations. « Keycafe nous a aidés à réduire les erreurs et à améliorer la logistique », a expliqué Daniel. « Il permet aux chauffeurs de commencer plus tôt et de terminer plus vite sans avoir à attendre le personnel. »
La possibilité de gérer les clés à distance leur a permis de minimiser leurs frais généraux, de limiter les erreurs et de garantir la prise en charge et la livraison des véhicules à temps. Cela a également un impact positif sur la marque. « Dès que nos clients interagissent avec le système Keycafe, ils se sentent en sécurité. Cela reflète notre volonté de fournir des solutions efficaces et modernes », a déclaré Ethan.
Clients et chauffeurs apprécient le professionnalisme et la simplicité du système Keycafe, qui rend les interactions plus fluides et plus fiables. En interne, l'équipe opérationnelle est libérée de toute coordination réactive, ce qui lui permet de se concentrer sur la prestation d'un service de haute qualité partout en Amérique du Nord.
Le résultat
- Envoi plus rapide : Les transferts à distance ont éliminé les retards et les réunions nocturnes.
- Coûts réduits : Moins de besoins en personnel et de déplacements inutiles.
- Réduction des erreurs : Un suivi clair a réduit les erreurs et amélioré la responsabilité.
- Expérience client améliorée : Les clients ont apprécié le dépôt simple et sécurisé.
