Défi

Shelter Garage, situé à Madrid, est spécialisé dans l'entretien et la conservation de voitures de collection et de sport. Initialement garage de remisage, l'entreprise a étendu son offre pour inclure le detailing, la restauration, le covering, le polissage, l'achat et la vente de véhicules, ainsi que des préparations spéciales. Avec quatre sites et une demande croissante, leur processus de prise en charge des véhicules était devenu un goulot d'étranglement.

Avant la mise en place de Keycafe, l'équipe de Shelter utilisait des méthodes manuelles et improvisées pour gérer les clés des véhicules. Les clés étaient cachées ou échangées en personne, ce qui était chronophage et présentait un risque de perte ou de mauvaise communication. L'entreprise avait besoin d'une solution lui permettant d'évoluer, d'améliorer la sécurité et d'éliminer les inefficacités liées aux échanges physiques de clés.

Points faibles

• Manque de visibilité : Impossible de suivre quand ou par qui les clés ont été consultées.
• Consommation de temps : La coordination manuelle a retardé l'accès des véhicules pour les clients et le personnel.
• Problèmes de sécurité : Le fait de cacher ou d'échanger des clés de manière informelle a entraîné des risques et de l'incertitude.
• Retards du service client : Le personnel devait attendre les clients ou vice versa, créant des frictions et du temps perdu.

Solution

Pour relever ces défis, Shelter Garage a déployé le système SmartBox de Keycafe dans tous ses locaux. Cette plateforme de gestion numérique des clés offre un contrôle centralisé, permettant à l'équipe d'attribuer, de suivre et de gérer les remises de clés pour le personnel et les clients.

Le processus d'inscription est simple : les clients créent un compte Keycafe, bénéficient d'une présentation du système et peuvent accéder à leurs clés de véhicule à tout moment. En interne, le personnel de Shelter Garage utilise Keycafe comme plateforme logistique centralisée. Chaque employé sait où récupérer ou restituer ses clés sans avoir à solliciter un collègue. Ce processus clair réduit les interruptions et facilite le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Mise en œuvre du garage-abri

• Adoption facile par le client : Les nouveaux clients sont guidés une seule fois lors de la configuration et sont immédiatement à l’aise pour utiliser le système par eux-mêmes.
• Accès libre-service : Les clients peuvent déposer et récupérer leurs clés sans avoir besoin d'une coordination en personne.
• Centre de clés centralisé : Les employés utilisent le système SmartBox pour accéder en toute sécurité aux clés des véhicules pour les services.
• Autorisations contrôlées : Les clients n'ont accès qu'à leurs véhicules, tandis que le personnel bénéficie d'un accès plus flexible en fonction de son rôle.

Résultat

Keycafe est rapidement devenu un outil indispensable au fonctionnement quotidien de Shelter Garage. En automatisant et en numérisant la remise des clés, l'équipe a éliminé les inefficacités de son système manuel et a acquis une maîtrise totale de chaque interaction impliquant les clés des clients ou des employés. Selon Guillermo Encina, directeur des opérations de Shelter Garage, l'entreprise a ainsi réalisé une réduction de 85 % de ses coûts d'exploitation liés à la gestion des clés.

Le nouveau système a permis à Shelter Garage d'accroître ses services en toute confiance, sans alourdir sa charge administrative. Clients et employés ont adopté la technologie sans difficulté, et le système lui-même est devenu un argument de vente. Iván Fiestas a souligné que les clients appréciaient la praticité du système et que c'était devenu « une raison essentielle pour laquelle ils choisissent notre garage ».

L'équipe a continué de se développer avec Keycafe comme partenaire, en mettant en œuvre les derniers modèles SmartBox et en adaptant la technologie à ses différents sites.

Le résultat

• Contrôle opérationnel : Visibilité complète sur qui a accédé aux clés et quand, permettant de résoudre rapidement les problèmes et d'éviter les pertes.
• Évolutivité : L'équipe peut désormais servir plus de clients sans coordination supplémentaire ni tâches manuelles chronophages.
• Expérience client améliorée : Les clients apprécient l’indépendance et la commodité de l’accès en libre-service.
• Autonomie du personnel : Les employés ne dépendent plus les uns des autres pour localiser ou accéder aux clés, ce qui augmente l'efficacité du flux de travail.
• Différenciation de la marque : Keycafe fait désormais partie de la proposition de valeur lors de l’intégration de nouveaux clients.