Le Département de police d'Aransas Pass suit les clés de ses véhicules de patrouille grâce à Keycafe.

Avec un peu moins de 10 000 habitants, Aransas Pass, Texas, est une petite ville, mais cela ne signifie pas que son service de police ne soit pas très sollicité. Trente-deux agents de police, neuf agents de télécommunications, deux agents de contrôle animalier, deux membres du personnel administratif et une poignée de bénévoles luttent contre la criminalité, fournissent des agents de liaison scolaire, tiennent la communauté informée des nouvelles ordonnances, sont responsables des services animaliers et proposent des cours d'autodéfense aux civils.

Avec autant de responsabilités pour assurer la sécurité de la communauté, les employés du service de police d'Aransas Pass n'ont pas besoin de perdre du temps à chercher des clés. Non seulement les clés étaient égarées, mais les cartes de crédit du service disparaissaient également, ce qui entraînait frustration et perte de temps. Un registre de sortie papier était utilisé, mais la plupart du temps, il était tout simplement ignoré. De plus, toutes les clés et cartes de crédit étaient accessibles à tout le personnel, faisant de la gestion des autorisations et de l'organisation un véritable cauchemar.

La Keycafe SmartBox s'est avérée être la solution parfaite.

« Les clés de nos véhicules de patrouille sont stockées dans le boîtier », déclare David Offalter, responsable informatique de la police. « Lorsque les agents prennent leur service, ils trouvent la clé de leur unité dans l'application mobile Keycafe et la retirent du boîtier. À la fin de leur service, ils la restituent à l'aide de l'écran tactile du boîtier. » Étant donné que chaque agent est identifié par son compte Keycafe lorsqu'il est connecté à l'application mobile, l'enregistrement numérique ne peut pas être ignoré comme l'était le registre papier.

Le bureau peinait également à sécuriser les cartes de crédit du département tout en les rendant accessibles aux employés autorisés lorsque nécessaire. Les boîtiers SmartBox de type casier permettent de stocker de petits objets en plus des clés, il était donc parfaitement logique de les utiliser pour les cartes de crédit. Désormais, toutes les clés du département sont équipées d'un Keycafe fob, et un enregistrement est créé chaque fois qu'une clé ou une carte de crédit est retirée ou déposée dans le SmartBox. De plus, l'accès aux clés et aux cartes de crédit peut désormais être limité aux employés éligibles, éliminant ainsi le risque d'utilisation non autorisée.

« Keycafe était la seule solution que nous ayons trouvée qui offrait la solution de type casiers », déclare Offalter. « [Elle] est conçue pour être flexible et s'adapter aux besoins du client. »

Les agents et autres membres des forces de l'ordre n'ont plus à se démener lorsque des cartes de crédit ou les clés des véhicules du service disparaissent. Avant d'utiliser Keycafe, le service devait envoyer un courriel de masse et attendre que les employés répondent. Grâce aux enregistrements générés automatiquement par le système Keycafe, ils savent toujours qui a pris une clé en dernier. Selon le chef de police Eric Blanchard, le « niveau d'exaspération du service lié à ces problèmes est à son plus bas historique ».

« Tout le monde adore le système », déclare Offalter. « Cela nous a fait gagner beaucoup de temps dans la recherche de clés. Désormais, si une clé est manquante, nous savons exactement où aller pour la retrouver. »