Défi

Avec un peu moins de 10000 habitants, Aransas Pass, Texas, est une petite ville, mais cela ne signifie pas que son service de police n'est pas occupé. Trente-deux agents, neuf agents de télécommunications, deux agents de contrôle des animaux, deux employés administratifs et une poignée de bénévoles luttent contre la criminalité, fournissent des agents de ressources scolaires, tiennent la communauté informée des nouvelles ordonnances, sont responsables des services aux animaux et offrent des cours d'autodéfense aux civils.

Occupés à assurer la sécurité de la communauté, les employés du service de police d'Aransas Pass n'ont pas de temps à perdre à chercher des clés. Non seulement les clés étaient égarées, mais les cartes de crédit du département se perdaient également, ce qui entraînait frustration et perte de temps. Un registre de sortie papier était utilisé, mais la plupart du temps, il était simplement ignoré. En outre, toutes les clés et les cartes de crédit étaient accessibles à l'ensemble du personnel, ce qui faisait des autorisations et de l'organisation un véritable cauchemar.

Solution

La SmartBox Keycafe s'est avérée être la solution parfaite.

“Les clés de nos véhicules de patrouille sont rangées dans la boîte,” déclare David Offalter, responsable IT de la police. “Lorsque les agents prennent leur service, ils trouvent la clé de leur unité dans l'application mobile Keycafe et la sortent de la boîte. À la fin de leur service, ils la rendent en utilisant l'écran tactile du boîtier.” Comme chaque agent est identifié par son compte Keycafe lorsqu'il est connecté à l'application mobile, l'enregistrement numérique ne peut pas être ignoré comme l'était le registre papier.

Le bureau avait également du mal à garder les cartes de crédit du département en sécurité tout en les rendant accessibles aux employés autorisés en cas de besoin. Les boîtes SmartBox de type casier permettent de ranger de petits objets en plus des clés, et leur utilisation pour les cartes de crédit était donc parfaitement logique. Désormais, toutes les clés des services sont marquées d'un porte-clés Keycafe, et un enregistrement est créé chaque fois qu'une clé ou une carte de crédit est prise ou déposée dans le casier. En outre, les clés et les cartes de crédit peuvent désormais être réservées aux employés qui sont autorisés à les utiliser, ce qui élimine le risque d'utilisation non autorisée.

“Keycafe était la seule solution que nous avons trouvée qui offrait une possibilité d'utiliser des casiers,” déclare Offalter. “[Elle] est conçue pour être flexible en fonction des besoins du client.”

Résultat

Les agents et les autres membres du service ne doivent plus se démener lorsque des cartes de crédit ou les clés des véhicules du service disparaissent. Avant d'utiliser Keycafe, le service devait envoyer un courriel de masse et attendre que les employés répondent. Grâce aux enregistrements générés automatiquement par le système Keycafe, ils savent toujours qui a sorti une clé en dernier. Selon le chef de la police, Eric Blanchard, le “niveau d'aggravation lié à ces problèmes n'a jamais été aussi bas”.

“Tout le monde aime le système,” dit Offalter. “Il nous a fait gagner beaucoup de temps dans la recherche des clés. Maintenant, si une clé est manquante, nous savons exactement où aller pour la trouver.”