Défi

Concord Hospitality, l'une des plus grandes sociétés de gestion hôtelière du pays, connaissait bien les lacunes des méthodes traditionnelles de gestion des clés du personnel. Ses établissements s'appuyaient sur des systèmes fastidieux tels que des feuilles de calcul, des journaux papier et de grandes boîtes à clés non sécurisées. Ces processus entraînaient des inefficacités, notamment l'incapacité de suivre les autorisations et la difficulté de tenir le personnel responsable des clés perdues.

Sans un système fiable, la sécurité était toujours une préoccupation majeure de la direction. Des clés principales égarées ou perdues pouvaient mettre en danger la sécurité des clients et l'intégrité de la propriété, tandis que l'absence de suivi en temps réel entravait la transparence opérationnelle. L'entreprise avait besoin d'une solution évolutive pour gérer le volume élevé de clés dans ses vastes propriétés.

Points faibles

• Aucune sécurité des clés : Les méthodes traditionnelles n'offraient aucun suivi en temps réel, ce qui entraînait des failles de sécurité potentielles.
• Manque de responsabilisation : Sans preuve ni enregistrement de l’utilisation des clés, le personnel ne pouvait pas être tenu responsable de manière fiable de la perte des clés ou de leur utilisation inexpliquée.
• Administration chronophage : La gestion manuelle des clés nécessitait beaucoup de temps et d'efforts, avec peu d'avantages.

Solution

Concord Hospitality a intégré le système de gestion des clés Keycafe à l'ouverture d'un nouvel établissement hôtelier à deux étages dans le Michigan (AC Hotel by Marriott et Hyatt House Lansing), garantissant dès le départ un contrôle des clés simple mais puissant. Les employés se sont rapidement adaptés au système, qui a nécessité une formation minimale : quelques minutes seulement pour attribuer des codes PIN et démontrer les opérations sur écran tactile.

Au début de leur quart de travail, les employés pointent, puis se dirigent immédiatement vers la SmartBox et saisissent leur code PIN pour récupérer les clés qui leur ont été attribuées pour la journée. À la fin de leur quart de travail, les clés sont rendues de la même manière. Les responsables utilisent l'application Keycafe pour surveiller l'utilisation de toutes les clés en temps réel et modifier les autorisations d'accès si nécessaire. Cette transformation numérique a amélioré la responsabilisation, la sécurité et l'efficacité du flux de travail.

Mise en place chez Concord Hospitality

• Installation simple : Du déballage à la mise en service, les SmartBox ont été fixées au mur et connectées au cloud en moins de 2 heures.
• Formation sans effort : Les employés apprennent à utiliser le système en moins de 5 minutes, avec un écran tactile intuitif et une fonctionnalité PIN.
• Suivi à distance : Les gestionnaires utilisent l'application de bureau et mobile pour surveiller l'activité des clés en temps réel et résoudre à distance les problèmes tels que les retours tardifs.

Résultat

Depuis l'adoption de Keycafe, Concord Hospitality a réalisé des améliorations significatives en matière de sécurité et d'efficacité opérationnelle dans plus de 20 de ses établissements hôteliers. Le suivi des clés est désormais automatisé, ce qui permet aux responsables de vérifier l'utilisation et de corriger les écarts immédiatement et de manière proactive. Le système a permis d'économiser des heures de travail considérables en éliminant les processus manuels d'enregistrement et de suivi.

Les clés principales, qui permettent d'accéder aux zones critiques, sont désormais stockées dans la SmartBox et comptabilisées, ce qui réduit le risque d'accès non autorisé. Les responsables apprécient la tranquillité d'esprit que procurent les notifications en temps réel et le contrôle à distance du système.

Pour l'ingénieur en chef Kevin Krause, Keycafe est devenu un outil indispensable dans sa routine quotidienne : "Savoir où se trouvent les clés et quand elles sont récupérées, c'est pour moi le plus grand avantage. Si vous utilisez un système différent de Keycafe, vous passez à côté de quelque chose."

Le résultat

• Sécurité améliorée : Le suivi des clés a réduit les risques d'accès non autorisés, améliorant ainsi la sécurité des clients et la protection de la propriété.
• Réduction du travail : Heures de travail économisées en éliminant les processus manuels de gestion des clés se traduisant par une meilleure concentration opérationnelle.
• Responsabilité renforcée : Les associés sont désormais tenus responsables de l'utilisation des clés, avec des données en temps réel et des séquences vidéo à l'appui des audits.