Défi

Avec plus de 3700 mètres carrés d'espace événementiel, l'Embassy Suites by Hilton à Jonesboro, Arkansas sert à la fois d'hôtel animé et de lieu idéal pour organiser des réunions et des événements. L'hôtel était confronté à la tâche difficile de gérer plus de 20 jeux de clés parmi les membres de l'équipe. Les clés étaient gérées à la main à l'aide d'un système de témoins à deux personnes, ce qui occupait un temps précieux pour les membres de l'équipe et entraînait des dépenses supplémentaires pour l'hôtel. La couche supplémentaire de complexité a exaspéré le personnel, empêchant l'adhésion totale à la sécurité des clés, et le manque de gestion appropriée des clés a empêché le personnel de l'hôtel de fonctionner aussi efficacement que possible.

Pour tenter de résoudre ce problème, le directeur général adjoint, Justin Martin, a commencé à chercher des solutions alternatives. Cependant, il a constaté que la plupart des entreprises proposant des solutions de gestion de clés avaient un coût initial élevé et des logiciels peu conviviaux, ce qui les rendait inadaptés à leurs besoins organisationnels. Cela a conduit Martin à rechercher d'autres options qui seraient plus rentables et conviviales.

Solution

Martin a découvert Keycafe grâce à une recherche Google. Il s'est vite rendu compte que Keycafe produirait des résultats dès le départ. "Le logiciel et la facilité d'utilisation étaient bien plus avancés que tout ce que j'ai pu trouver dans mes recherches et plus faciles à suivre que la méthode du papier et du stylo", dit-il.

Les premières impressions de Martin sur les solutions de Keycafe étaient pertinentes. Les fonctionnalités intuitives et la conception conviviale ont permis à Embassy Suites et à son équipe de simplifier leurs processus de gestion des clés et de s'assurer que les clés sont correctement comptabilisées à tout moment.

Grâce aux capacités de suivi en temps réel, leurs SmartBox font désormais partie intégrante de leur routine quotidienne. “Notre équipe utilise quotidiennement les services de Keycafe pour rendre les clés en fin de journée et pour la prise en charge au début de la journée de travail,” explique Martin. "Nous l'utilisons également pour des audits basés sur les besoins de l'entreprise."

Résultat

Martin et son équipe dépendent désormais fortement de la plate-forme pour les besoins de gestion des clés de l'hôtel.

Selon Martin, travailler avec Keycafe a apporté des avantages inattendus à l'hôtel, notamment en termes d'augmentation de l'adhésion du personnel et de son engagement dans le processus de sécurisation des clés. Depuis la mise en œuvre de Keycafe, déclare Martin, "l'équipe le trouve si simple et convivial qu'ils l'utilisent tous."

Il poursuit en disant : “Cela a entraîné une plus grande adoption et conformité. Keycafe a également aidé l'hôtel à économiser du temps et de l'argent en éliminant la nécessité pour plusieurs membres de l'équipe d'être présents pendant le processus d'échange de clés. Keycafe est le meilleur moyen de gérer les clés de toute une équipe. Je donne cinq étoiles à Keycafe pour son efficacité et son prix abordable.”