Défi
Situé en bordure du quartier commerçant historique d'Okinawa, l'hôtel Gran Arena est très apprécié des habitants et des touristes. Il y a des bars et des restaurants à proximité, et un stade polyvalent est à distance de marche, où les habitants assistent à des événements sportifs et à des concerts. Pour les touristes, un accès facile vers et depuis l'aéroport est un argument de vente pratique. Re-meublé et rouvert en décembre 2019, l'hôtel propose des suites propres et spacieuses avec des salles de bains et des toilettes séparées, très appréciées des clients japonais.
Pour l'équipe de direction, le contrôle des coûts de main-d'œuvre était l'un des principaux problèmes lors de la planification de la réouverture de l'hôtel. Ils voulaient maintenir les coûts d'exploitation au minimum afin de maintenir des tarifs abordables pour les clients. Une partie intégrante de ce plan était une réception sans personnel et un processus d'enregistrement et de départ.
Solution
Keycafe a été sélectionné en raison de sa compatibilité avec le système d'auto-enregistrement de l'hôtel Gran Arena fourni par Airhost. Les clés des chambres sont stockées dans une SmartBox Keycafe dans le hall de l'hôtel. Lorsque les clients arrivent, ils remplissent un formulaire d'enregistrement sur une tablette. Une fois terminé, leur code d'accès unique Keycafe s'affiche, et ils saisissent le code dans la SmartBox pour récupérer leur clé.
L'hôtel Gran Arena emploie six membres du personnel, qui sont prêts à aider chaleureusement les clients avec le processus d'auto-enregistrement si nécessaire pendant la journée. La nuit, en cas de problème avec la remise ou le dépôt des clés, un responsable peut gérer la situation avec l'application Keycafe, même hors site. À l'aide de l'application, un gestionnaire peut ouvrir à distance les casiers à clés pour les invités, créer et modifier les droits d'accès aux clés et contrôler l'inventaire des clés dans la SmartBox si nécessaire.
La réouverture de l'hôtel et l'introduction du système d'auto-enregistrement ont eu lieu un mois seulement avant le premier cas signalé de COVID-19 au Japon. Keycafe a été bien accueilli par les clients et le personnel de l'hôtel, mis en place juste à temps pour la pandémie.
Résultat
Pouvoir contrôler à distance la SmartBox et les accès aux clés en temps réel a été le plus grand avantage de l'introduction de Keycafe, ainsi que les coûts de main-d'œuvre minimisés. La pandémie a fondamentalement changé les normes sociales au Japon, et les clients apprécient désormais la confidentialité, la sécurité et la commodité des auto-enregistrements.
Avec Keycafe, la charge de travail d'enregistrement et de départ du personnel a sensiblement diminué pendant la journée, et la direction a considérablement réduit les coûts de personnel de nuit. Ces économies de coûts ont été transmises aux clients, leur permettant de profiter d'une expérience d'enregistrement et de départ flexible selon leur propre horaire, le tout à un prix inférieur à celui des concurrents utilisant une réception traditionnelle.
