Défi

Dans le secteur de l'hébergement, aider les clients à recevoir leurs clés efficacement peut vraiment contribuer grandement à renforcer leur expérience. L'auberge espagnole I Dream Hostel le savait et souhaitait rationaliser autant que possible son processus d'enregistrement dans la belle ville de Salamanque dans le but de satisfaire et de fidéliser leur clientèle.

I Dream Hostel avait également besoin de trouver un moyen de gagner du temps lors de la remise des clés. Attendre que les clients arrivent pour l'enregistrement peut s'avérer très chronophage et avec seulement trois employés dans l'entreprise, gagner du temps etait crucial.

Solution

I Dream Hostel a décidé de s'associer à Keycafe afin d'automatiser le processus d'enregistrement et permettre à leurs clients d'accéder aux clés quand ils le souhaitent. Non seulement cela a rendu la vie beaucoup plus facile pour les clients, mais cela a également libéré un temps précieux pour chacun des trois employés de I Dream Hostel afin qu'ils puissent se concentrer sur d'autres tâches importantes à accomplir.

Lorsqu'un client effectue une réservation, le personnel crée une clé d'accès dans l'application Keycafe et un code PIN unique est envoyé au client. Lorsque le client arrive, il entre son code dans la SmartBox devant la porte de l'auberge, lui donnant accès aux clés de sa chambre. Lorsqu'il est temps pour l'invité de partir, il rend la clé en scannant le porte-clés attaché à la SmartBox et en le replaçant à l'intérieur. Tout cela peut être fait sans personnel sur place, et la direction reçoit une notification chaque fois qu'une clé est retirée et remise dans la SmartBox.

Pour I Dream Hostel, un avantage inattendu de l'utilisation de Keycafe était la planification pratique des nettoyeurs. Une fois les clés rendues à la SmartBox par les clients, les femmes de ménage sont averties et peuvent récupérer et rendre les clés de la chambre de la même manière.

L'alternative que I Dream Hostel a brièvement envisagée était de remplacer les serrures de chaque porte par un système centralisé. Non seulement cela coûtait beaucoup plus cher, mais c'était aussi un énorme défi logistique qui aurait pris beaucoup de temps à réaliser. Keycafe, d'autre part, a pu aider à la configuration, ce qui a permis d'économiser du temps et de l'argent.

Résultat

Grâce à l'automatisation du processus d'enregistrement avec le système de gestion des clés de Keycafe, les clients de I Dream Hostel ont pu profiter d'un séjour beaucoup plus relaxant. Leur capacité à saisir les clés immédiatement et à les déposer à leur propre rythme a conduit à des heures d'enregistrement et de départ plus détendues.

Un autre avantage de permettre aux clients de s'enregistrer tous seuls est qu'ils ont finalement pu accepter des arrivées et enregistrements le dimanche. Avant d'utiliser Keycafe, ils n'étaient pas en mesure d'accepter les enregistrements et les départs le dimanche en raison du manque de personnel. Avec le Keycafe SmartBox fonctionnant sept jours sur sept, ils ont pu développer leur activité et être plus flexibles avec leurs réservations.

Sur le plan personnel, cela a rendu la vie beaucoup plus détendue pour les employés de l'entreprise. Auparavant, le propriétaire de l'auberge passait jusqu'à 16 heures par jour à l'auberge, mais il peut désormais y passer que 20 minutes. Il rapporte que Keycafe a "évolutionné ma façon de travailler. C'est presque un nouveau métier !"

Pour une petite entreprise comme celle-ci, tout temps inutile passé peut avoir un impact sur la vie en dehors du travail des employés et cela a été considérablement éliminé grâce au système de gestion des clés de Keycafe.