Défi
Situé près de l'aéroport O'Hare et à une courte distance de l'animation de Chicago, le Rose Hotel est constamment en effervescence. Au milieu d'une telle activité, le suivi des clés est devenu un défi important et les clés étaient parfois égarées, entraînant non seulement une inefficacité opérationnelle, mais également des problèmes de sécurité accrus. Matthew Greenberg, directeur général adjoint du Rose Hotel, s'est retrouvé au milieu d'une crise de gestion de clés.
Dans leur quête pour simplifier la gestion des clés, Matthew et son équipe ont examiné plusieurs solutions. Cependant, ils étaient souvent contrecarrés par des coûts initiaux élevés, des interfaces utilisateur médiocres et des processus de déploiement complexes. La bonne solution devait offrir un équilibre entre accessibilité, convivialité et fonctionnalité. Une chasse difficile, mais pas impossible, comme ils allaient bientôt le découvrir.
Solution
En cherchant des alternatives, Matthew est tombé sur Keycafe. L'équilibre entre la rentabilité et la richesse des fonctionnalités a immédiatement séduit l'équipe. Ils ont décidé de mettre en œuvre Keycafe, espérant que ce système apporterait la facilité et le contrôle qu'ils recherchaient.
Keycafe a rapidement été intégré à leurs opérations quotidiennes, leur personnel l'utilisant régulièrement pour enregistrer les entrées et les sorties de clés au début et à la fin de chaque journée de travail. Ils ont trouvé les capacités de suivi en temps réel inestimables, leur permettant de s'assurer que les clés étaient toujours correctement prises en compte. En particulier, Matthew a apprécié la possibilité de vérifier les clés à partir de l'application mobile Keycafe même hors site ou dans une autre zone de l'hôtel. La possibilité de réaliser des audits en fonction des besoins de l'entreprise était un atout supplémentaire.
Résultat
L'impact que Keycafe a eu sur le Rose Hotel ne peut être sous-estimé. Keycafe a allégé le lourd fardeau de la gestion des clés, permettant à Matthew et à son équipe de se concentrer sur d'autres aspects critiques des opérations hôtelières.
La commodité de gérer les clés à partir d'un téléphone mobile et de mettre à jour les paramètres et les utilisateurs en déplacement a considérablement amélioré leur efficacité opérationnelle. Leur équipe a trouvé Keycafe convivial et facile à utiliser, ce qui a conduit à une adoption et une conformité généralisées au sein du personnel de l'hôtel.
Matthew résume le changement apporté par Keycafe en disant : "Excellent système de gestion des clés qui vous permet de suivre les clés en temps réel et de mettre à jour les paramètres/utilisateurs en déplacement !". Essentiellement, la transformation de leur processus de gestion des clés a non seulement résolu les problèmes urgents de suivi des clés et de prévention des pertes, mais a également ajouté une couche d'efficacité à leurs opérations globales.
