Défi

Les quatre établissements de Small Town Hospitality, les motels Bayview, Nomad, River Hills et Benson, allient charme rétro et équipements modernes et offrent des options idylliques pour les escapades de week-end et les vacances en famille.

Pendant la pandémie, Small Town Hospitality a toutefois été contrainte de procéder à des changements radicaux, car elle ne pouvait plus disposer d'un personnel à la réception. Dans un premier temps, ils ont créé un système d'enregistrement sans contact en demandant à leur équipe d'entretien ménager de laisser les clés des clients dans leurs chambres et de leur donner un accès à distance à leur arrivée. Le système fonctionnait, mais il demandait beaucoup de travail et nécessitait qu'un membre de l'équipe d'entretien ménager soit de garde ou sur place pour ouvrir les portes aux clients.

L'entreprise avait besoin d'une solution d'accès aux clés sans contact et pratique pour les clients et le personnel.

Solution

Après un appel exploratoire, Small Town Hospitality a été impressionné par la technologie Keycafe et a décidé qu'elle répondait parfaitement à ses besoins en matière d'accès aux clés. Une fois la première SmartBox installée, Small Town Hospitality a pu passer du contrôle de l'accès aux portes au contrôle de l'accès aux clés.

La SmartBox permet aux clients d'accéder à leurs clés à leur convenance, de sorte qu'ils peuvent arriver à tout moment et entrer dans leur chambre en quelques minutes. Avant son arrivée, chaque client reçoit un code par SMS avec des instructions. Lorsqu'il arrive dans le hall libre-service de la propriété, il entre son code dans la SmartBox et récupère sa clé. Au moment du départ, les clients peuvent laisser la clé et le porte-clés dans leur chambre pour que le personnel de ménage les récupère et les scanne dans la SmartBox avant le prochain enregistrement à 15 heures.

Résultat

Keycafe a donné d'excellents résultats dès son lancement. “La plupart des clients trouvent qu'il est facile et même amusant à utiliser,” déclare Jamie Pryde, propriétaire de l'entreprise. “L'équipe [de Small Town Hospitality] adore Keycafe. C'est facile à apprendre, et ils aiment que les clés soient suivies, ce qui nous permet de retrouver une clé si elle n'est pas rendue.”

Keycafe automatise la tâche parfois longue et fastidieuse de l'enregistrement et donne aux clients le sentiment que leur chambre est sécurisée dès leur arrivée. Il a également permis à l'équipe de Small Town Hospitality d'économiser du temps et à l'entreprise de l'argent en contrôlant l'accès aux clés sans supervision directe dans chaque propriété.

Small Town Hospitality dispose actuellement de huit SmartBox, deux dans chacune de ses quatre propriétés. Ils prévoient d'en ajouter prochainement deux ou trois à leur cinquième établissement et envisagent d'intégrer le système à un logiciel de communication avec les clients pour une communication plus simple et plus personnalisée.

“Nous avons centralisé notre réception en tant que ‘réception virtuelle,’” dit Pryde, qui reconnaît que Keycafe les a aidés à mettre le client au premier plan.