Défi
Hardy Realty recherchait un système de gestion des clés qui offrirait aux clients un moyen pratique de remettre les clés lorsqu'ils consultent des propriétés vacantes. Dans leur flux de travail précédent, les identifiants des clients étaient vérifiés manuellement et photocopiés, et les clients devaient être appelés pour qu'on leur rappelle de rendre les clés. Les détails étaient écrits à la main et les dossiers papier n'étaient conservés que 30 jours. En plus d'être inefficace, ce système n'était pas réalisable pendant les restrictions liées à la pandémie de COVID-19. Une solution moderne était désespérément nécessaire.
Solution
Keycafe a été choisi comme solution grâce à la possibilité de vérifier les identifiants au sein du système et de la fonction de notification qui envoie des alertes aux clients leur rappelant de retourner les clés. Hardy Realty a pu fonctionner tout au long de la pandémie en offrant un accès autogéré aux locataires potentiels visitant des propriétés vacantes. Un code unique d'accès à la clé est envoyé au client, et il doit télécharger une photo de sa pièce d'identité avant de récupérer les clés à la SmartBox. Après avoir consulté la propriété, le client remet la clé à la SmartBox, qui est alors prête à être récupérée par le client suivant. La direction est avertie chaque fois qu'une clé est récupérée et déposée, ainsi que l'ID du client.
Résultat
Le service client de Hardy Realty a immédiatement reconnu les résultats de la collaboration avec Keycafe, car les visites de propriétés pourraient se poursuivre pendant la pandémie sans contact physique ni interaction avec les clients au bureau principal. "C'est rapide, facile et pratique", a déclaré leur assistant du service à la clientèle. En fait, encore plus de locataires potentiels peuvent voir les propriétés maintenant que les visites sont possibles en dehors des heures normales de bureau. Le personnel qui normalement faciliterait la remise des clés ou accompagnerait les clients dans les propriétés est désormais libre de se concentrer sur d'autres tâches. La société a constaté une augmentation non seulement de l'efficacité opérationnelle, mais également de la capacité de nombre de visites de propriétés.
