Défi

Hôtes en Nord, société de conciergerie gérant des logements Airbnb à Lille, utilisait des méthodes traditionnelles de remise de clés à l'arrivée des voyageurs. Avant la mise en place de Keycafe, l'équipe s'appuyait sur des boîtes à clés mécaniques ou sur des échanges de clés en personne. Bien que fonctionnelles, ces méthodes étaient fastidieuses et limitaient la flexibilité des horaires d'arrivée pour les voyageurs.

Le personnel devait souvent se déplacer sur les lieux à des heures précises uniquement pour remettre les clés, ce qui engendrait des retards et du stress pour les membres de l'équipe et les voyageurs, surtout en cas de changement d'horaire. Ces tâches manuelles consommaient du temps et des ressources, augmentaient le risque de rendez-vous manqués et compliquaient le développement des opérations.

La demande croissante d'enregistrement autonome de la part des voyageurs a encore accentué le besoin d'un système de contrôle des clés plus simple, automatisé et fiable.

Points faibles

• Temps du personnel et frais de déplacement : L'équipe a dû personnellement remettre les clés aux clients, ce qui a entraîné une perte de temps et des frais de main-d'œuvre supplémentaires.
• Stress lié à l'expérience client : Les voyageurs ont été confrontés à des retards et à des créneaux d'enregistrement limités, ce qui a eu un impact négatif sur leur satisfaction.
• Erreurs manuelles et horaires limités : Les erreurs humaines dans le partage des codes de boîtes à clés et les horaires d'accès restreints ont créé des risques opérationnels et des problèmes de service à la clientèle.

Solution

Hôtes en Nord a découvert Keycafe via le réseau de co-hôtes Airbnb et l'a rapidement identifié comme la solution idéale pour ses besoins. Contrairement aux autres systèmes testés auparavant, Keycafe offrait un niveau d'automatisation supérieur et une intégration directe avec des plateformes comme Airbnb.

Grâce à deux boîtes à clés électroniques (SmartBoxes) stratégiquement placées dans différents quartiers de Lille, Hôtes en Nord a créé une expérience d'arrivée simple et flexible. Une fois le ménage terminé, les équipes déposent les clés dans la SmartBox. Dès la confirmation de leur réservation Airbnb, les clients reçoivent par SMS un code temporaire généré automatiquement, leur permettant de récupérer leurs clés à leur convenance.

L'intégration d'Airbnb par Keycafe a été essentielle à cette transformation, générant des codes d'accès sécurisés et uniques liés aux heures de réservation, éliminant ainsi toute intervention manuelle et renforçant la sécurité.

Implémentation d'Hôtes en Nord

• Retrait de clés en libre-service : Les clients reçoivent des codes automatisés pour récupérer leurs clés 24 h/24 et 7 j/7 dans des casiers à clés, ce qui offre de la flexibilité et réduit la coordination des rendez-vous.
• Flux de travail de l'équipe de nettoyage : Le personnel remet les clés dans la SmartBox après le nettoyage, maintenant ainsi la disponibilité des clés pour le prochain client.
• Intégration Airbnb : Permet une configuration et une automatisation fluides sans avoir besoin d'un accueil dédié.

Résultat

L'impact de Keycafe a été immédiat : l'équipe d'Hôtes en Nord a rapidement constaté les avantages de l'automatisation de la remise des clés. Aujourd'hui, 96 % de leurs 50 établissements fonctionnent avec l'arrivée autonome, ce qui réduit considérablement les déplacements et la coordination du personnel. Seuls deux établissements nécessitent encore occasionnellement une arrivée physique, pour lesquels Keycafe reste disponible en cas de besoin.

Non seulement le système a amélioré l'efficacité opérationnelle, mais il a également contribué à de meilleurs avis clients grâce à la flexibilité des horaires d'arrivée. Surtout, le PDG Charles Versaille apprécie la tranquillité d'esprit que procure Keycafé : « Le principal avantage de Keycafé pour nous est la sérénité qu'il apporte. En effet, il nous permet d'automatiser les processus, ce qui nous fait perdre beaucoup de temps sur des tâches manuelles comme la création et l'envoi de codes. Il élimine les erreurs, et donc le stress opérationnel et les problèmes sur site. »

Le résultat

• 96 % d'adoption de l'enregistrement autonome : 48 des 50 établissements utilisent désormais Keycafe pour l'accès autonome des invités, supprimant ainsi le besoin de remises en main propre.
• Économies de coûts et de temps : Le personnel n'a plus besoin de se déplacer pour les échanges de clés, ce qui permet d'économiser des heures de travail par semaine et de réduire le stress.
• Nouvelles opportunités commerciales : Inspirée par le succès de Keycafe, la société prévoit de proposer des locations de SmartBox aux entreprises locales ayant besoin de remises de clés sécurisées.