Während sich die Technologie ständig weiterentwickelt, bleibt Keycafe an der Spitze der Innovation in der Branche der Geschäftsschlüsselverwaltung. Wir freuen uns, unsere neueste Softwareverbesserung bekannt zu geben, die Einführung von Organisationsadministratoren. Diese Funktion wurde entwickelt, um die Schlüssel- und Zugriffsverwaltung für Unternehmen und Organisationen jeder Größe zu optimieren und eine nahtlose und effiziente Lösung für mehrere Manager gleichzeitig zu bieten.

Organisationen verstehen

In der Keycafe-Software stellt eine „Organisation“ eine eigenständige Einheit mit eigenen Benutzern, Schlüsseln, Berechtigungen, Gruppen, Standorten, SmartBoxen und Kontoeinstellungen dar. Wenn Sie ein Keycafe-Konto erstellen, einen Standort hinzufügen und eine SmartBox anhängen, werden Sie zum Kontoinhaber und Ihr Unternehmen wird zu Ihrer Keycafe-„Organisation“.

Mit unserem neuesten Update haben Sie jetzt die Möglichkeit, „Organisationsadministratoren“ zu ernennen, die genau wie Sie Benutzer, Schlüssel, Gruppen, Standorte und SmartBoxes innerhalb Ihrer Organisation verwalten können.

Vorstellung von Organisationsadministratoren

Organisationsadministratoren sind Mitarbeiter Ihrer Organisation, denen eine neue Berechtigungsstufe gewährt wird, die es ihnen ermöglicht, ähnliche Verwaltungsaufgaben wie der Kontoinhaber zu übernehmen. Mit diesem erweiterten Zugriff können sie alle Schlüssel, Zugänge, SmartBoxen und andere wichtige Verwaltungsdetails innerhalb des Unternehmens effektiv verwalten, mit Ausnahme der Rechnungsinformationen.

Diese Erweiterung ermöglicht es Ihnen, wichtige Verwaltungsaufgaben zu delegieren und Abläufe zu optimieren, während Sie gleichzeitig die Kontrolle über sensible Finanzdetails behalten.

Einrichten eines Organisationsadministrators

Das Einrichten eines Organisationsadministrators ist unkompliziert und kann in nur wenigen einfachen Schritten abgeschlossen werden:

Schritt 1 – Einen Mitarbeiter als Vollbenutzer einladen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an.
2. Wählen Sie „+ Hinzufügen“ aus dem Menü.
3. Wählen Sie „Benutzer“ und dann „Vollbenutzer“.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“. Andere Felder können Sie ignorieren, da diese automatisch ausgefüllt werden, sobald der Mitarbeiter sein Keycafe-Konto erstellt.

Schritt 2 – Vollbenutzer in Organisationsadministrator umwandeln:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an.
2. Wählen Sie „Benutzer“ aus dem linken Menü.
3. Navigieren Sie zu „Organisationsberechtigung“.
4. Klicken Sie auf „+ Berechtigung hinzufügen“.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, hat der Benutzer, den Sie als Organisationsadministrator ernannt haben, Zugriff auf dieselben Funktionen wie der Kontoinhaber, mit Ausnahme der Rechnungsdetails. Dies gewährleistet eine reibungslose Koordination und effiziente Verwaltung innerhalb des Keycafe-Kontos Ihrer Organisation.

Navigieren zwischen Organisationen

Für den Kontoinhaber ist normalerweise nur eine Organisation mit seinem Keycafe-Konto verknüpft. Wenn einem Vollbenutzer jedoch die Berechtigung eines „Organisationsadministrators“ erteilt wird, hat er Zugriff auf zwei Organisationen: die Organisation Ihres Unternehmens und seine eigene persönliche Organisation.

Benutzer können problemlos zwischen diesen Organisationen navigieren, indem sie die Dropdown-Auswahl oben rechts in der Desktop-App verwenden oder indem sie in der Telefon-App „Mehr“ auswählen und nach unten scrollen.

Um den Namen Ihrer Organisation zu bearbeiten, öffnen Sie einfach die Keycafe-App und befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie „Mehr“ aus dem linken Menü.
2. Klicken Sie auf „Organisationen“ und dann auf „Über die Organisation“.
3. Wählen Sie Bearbeiten aus und geben Sie dann einen neuen Namen für Ihre Organisation ein.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Entfernen eines Organisationsadministrators

Die Tracking- und Überwachungsfunktionen von Schlüsselorganisationen führen nicht nur zu Zeiteinsparungen, sondern verbessern auch die Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter. Dies führt dazu, dass weniger Schlüssel verloren gehen, verlegt oder gestohlen werden und die Notwendigkeit einer erneuten Schlüsseleingabe verringert wird. Dies ist eine kostengünstige Lösung, da die mit dem erneuten Schlüsseln verbundenen Kosten (die insbesondere bei modernen Fahrzeugschlüsseln kostspielig sein können) sowie die Kosten für den Austausch von Schlössern im Falle eines verlorenen oder gestohlenen Schlüssels entfallen.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an.
2. Wählen Sie „Benutzer“ aus dem linken Menü.
3. Suchen Sie den Namen des Benutzers, den Sie als Administrator entfernen möchten.
4. Greifen Sie auf „Organisationsberechtigung“ zu.
5. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Namen der Organisation.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird der Administratorzugriff des Benutzers auf Ihre Organisation widerrufen, wodurch die Kontrolle und der ausschließlich autorisierte Zugriff auf Ihr Schlüsselverwaltungssystem sichergestellt werden.

Abschließende Gedanken zu Schlüsselorganisationen am Arbeitsplatz

Wir verstehen, dass die Anpassung an neue Funktionen möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Klarstellung erfordert. Wenn Sie mehr über Organisationen, Organisationsadministratoren oder andere Aspekte der Keycafe-Software erfahren möchten, besuchen Sie unser umfangreiches Hilfecenter.

Wenn Sie eine Live-Schulung für Ihr Unternehmen bevorzugen, empfehlen wir Ihnen, sich an unser engagiertes Erfolgsmanagement-Team zu wenden. Sie helfen Ihnen gerne weiter und geben Ihnen weitere Hinweise. Kontaktieren Sie uns gerne unter support@keycafe.com.

Bei Keycafe sind wir bestrebt, die effizientesten und benutzerfreundlichsten Lösungen für die Schlüsselverwaltung bereitzustellen. Wir sind zuversichtlich, dass unsere Software Ihrer Organisation mit der Einführung von Organisationen und Organisationsadministratoren mehr Kontrolle, Flexibilität und Komfort bietet. Seien Sie gespannt auf weitere spannende Updates, während wir uns weiterentwickeln und innovativ sind.