Keycafe

Cómo optimizar las operaciones de tu concesionario de coches con un sistema de gestión de llaves conectado a la nube

Es esencial para los concesionarios de coches y las flotas de alquiler hacer un seguimiento de la actividad de las llaves de los coches, reducir los accesos no autorizados y evitar el extravío de llaves. Una de las opciones más seguras para satisfacer todas estas necesidades es un sistema de gestión de llaves Keycafe. Keycafe está diseñado para controlar el acceso a las llaves de un grupo de vehículos, una nave de servicio o un taller de inspección.

Cada llave está segura en un sistema de casillero de llaves conectado a IoT llamado SmartBox de Keycafe, y la llave está conectada a un chip de seguimiento anónimo NFC. Solo pueden acceder a las llaves del concesionario y devolverlas las personas preautorizadas mediante un código PIN u otros métodos de identificación a través de una aplicación móvil.

¿Qué son los Sistemas de Gestión de Llaves y cómo funcionan?

Los sistemas de gestión de llaves hacen un seguimiento de la ubicación de las llaves del coche, conectándolas con la última persona que las utilizó o tuvo acceso a ellas. De este modo, un concesionario puede identificar cuando una llave de automóvil se pierde o se extravía, reduciendo el riesgo de robo de vehículos.

Este sistema de control de llaves de coches avanzado no solo ahorrará tiempo a tu personal, sino que además reduce tus costos operativos.

Keycafe ya ofrece la gestión de llaves de coches para los concesionarios de todo el mundo. Echemos un vistazo a lo que puede hacer por ti el sistema de control de llaves para concesionarios.

Diferentes tipos de sistemas de gestión de llaves

Es esencial que los concesionarios de coches y las flotas de alquiler hagan un seguimiento de la actividad de las llaves, reduzcan los accesos no autorizados, disminuyan el extravío de llaves y mejoren la satisfacción de los clientes.

A estas alturas ya sabes la importancia que tiene el acceso de un vendedor a las llaves. Las dificultades de perder la emoción de un cliente que quiere conducir un coche son de largo alcance. La correcta organización, control y gestión de las llaves es fundamental para el buen funcionamiento de los departamentos de ventas y servicios de tu concesionario. Y perder tiempo buscando llaves perdidas afecta a todo el negocio. Entonces, ¿qué opciones de gestión de llaves tienes?

Tableros y gabinetes

Los tableros de almacenamiento de llaves de madera prensada pueden ser la solución menos costosa en términos de costos a corto plazo. Los tableros han existido siempre y, en algún momento, pueden haber sido una buena solución a una necesidad y todavía se pueden encontrar junto al mostrador de bienvenida en muchos concesionarios. Sin embargo, los consumidores de hoy en día valoran mucho su tiempo y el potencial para aumentar las ventas debería ser suficiente motivación para encontrar una solución mejor. Además, hay una falta de control constante de las llaves, e incluso haciendo los mejores esfuerzos, los usuarios rompen los procesos y extravían las llaves. El costo a corto plazo se convierte rápidamente en un problema oneroso con llaves extraviadas, pruebas de manejo que se pierden, ventas malogradas y malas experiencias de los clientes.

Cajas de seguridad para coches

Esta solución más cara ha sido un elemento básico para la mayoría de los concesionarios. Las llaves del vehículo se guardan en cajas relativamente seguras en cada vehículo. El acceso a la caja requiere una llave maestra.

Últimamente, las cajas de seguridad han sido el objetivo de los ladrones de coches, que las abren fácilmente. Una vez abiertas, los coches desaparecen, ya que no hay duda de a qué coche pertenece la llave. Las cajas de seguridad tampoco tienen una ubicación central ni control administrativo. Si una llave no vuelve a la caja, no hay un historial registrado de quién tiene la llave y cuánto tiempo hace que la retiraron. Los costos pueden aumentar rápidamente.

Keycafe

Cada llave está segura en un sistema de casillero de llaves conectado a IoT llamado SmartBox de Keycafe, y la llave está conectada a un chip de seguimiento anónimo NFC. Solo pueden acceder a las llaves del concesionario y devolverlas las personas preautorizadas mediante un código PIN u otros métodos de identificación a través de una aplicación móvil segura.

¿Cuáles son los principales beneficios de Keycafe?

Conectado a la nube

Con el control de llaves de Keycafe, los concesionarios pueden rastrear la ubicación de las llaves, monitorear la actividad y reducir el acceso no autorizado. Esto no solo reduce los costos, como se mencionó anteriormente, sino que también mejora los tiempos de espera. Así, puedes controlar y dar acceso desde cualquier ubicación.

Modular

Dado que el número de vehículos del inventario varía, el número de llaves utilizadas también puede variar. El diseño modular de Keycafe puede adaptarse a diferentes necesidades y crecer a medida que crece tu inventario o el tráfico de servicios.

Hay dos categorías principales de SmartBoxes: estaciones base y unidades de expansión.

  • La estación base incluye un escáner NFC, una pantalla táctil, un contenedor para el llavero, y un botón de una sola pulsación. Cada ubicación tiene una sola estación base que se comunica con el servidor.
  • A medida que tu inventario crece, puedes añadir unidades de expansión para obtener capacidad adicional. Cada unidad de expansión incluye todos los componentes enumerados, pero carece del escáner y el contenedor de llaveros.
Autorizaciones personalizadas

Con Keycafe, puedes configurar el permiso de acceso a las llaves por departamento. Por ejemplo, los departamentos de mantenimiento necesitarán acceso a los coches que los vendedores nunca necesitarán. Lo mismo puede decirse de la reparación de colisiones y el detallado.

Además, es posible que necesites compartir un grupo de llaves diferentes con algunas personas y otro grupo de llaves con otras. La función de grupos de Keycafe te permite crear un subconjunto de llaves en tu cuenta y compartirlo como si fuera una sola llave.

Por defecto, todas las llaves que creas están en el grupo principal llamado Todas las llaves. Este grupo te permite compartir todas tus llaves con los usuarios que elijas fácilmente y sobre la marcha.

Automatización con API

Aprovecha nuestra amplia API para integrar Keycafe directamente en tus sistemas para aplicaciones DMS.

Historial de responsabilidad y acceso

Hay ocasiones en las que alguien puede extraviar las llaves del vehículo; en el peor de los casos, el vehículo se dañó durante el servicio o en una prueba de manejo. Pero, por desgracia, nadie sabe quién tenía el coche en ese momento.

Con Keycafe, el administrador puede ver el historial de las recogidas y entregas de llaves. Los eventos se enumeran en orden cronológico con fechas, horas y el tipo de evento que se produjo.

Keycafe ayuda a impedir los robos

El robo en el comercio minorista está alcanzando un máximo histórico. Solo en 2019 se perdieron 61.700 millones de dólares por robos en comercios, lo que supone un aumento de 11.000 millones de dólares respecto al año anterior. Y 2021 no parece mejor.

Pero este no es un fenómeno nuevo. En 2016, unos ladrones robaron más de 40 coches nuevos del aparcamiento de un concesionario de Los Ángeles en el transcurso de dos meses. "No fue un trabajo difícil para los ladrones, que rompieron los contenedores de llave pegados a las ventanas de los coches", según el Departamento de Policía de Torrance. Una vez abiertos, los sospechosos tenían las llaves en la mano y podían salir a toda velocidad del aparcamiento en cuestión de instantes. Este método les permitió llevarse varios coches a la vez en cuestión de minutos.

Para empezar, consideremos el robo de coches y sus implicaciones en las ventas de vehículos. En un año cualquiera, los robos de vehículos en los concesionarios se producen por la pérdida de llaves y la mala gestión de las mismas. Sin embargo, el robo de vehículos no tiene por qué ser elaborado.

Gracias a una prueba de manejo previa, a la devolución de un llavero falso o a un juego de manos, los delincuentes pueden obtener rápidamente una llave sin necesidad de herramientas especiales. Luego, pueden salir del concesionario con su nuevo automóvil robado.

El sistema de gestión de llaves de Keycafe es muy útil para evitar robos, ya que permite a los concesionarios controlar quién tiene acceso a qué llaves y cuándo se han utilizado. De este modo, un concesionario puede estar seguro de que los empleados preaprobados pueden acceder a las llaves a través de una aplicación móvil segura.

Keycafe puede salvar las ventas

Reputation (antes Reputation.com) afirma que más de la mitad de los posibles compradores de coches buscan en Internet opiniones que les ayuden a elegir un concesionario. Quieren saber que trabajarán con un lugar de confianza que les ayude con la segunda compra más importante que harán.

Lo último que quiere hacer un vendedor es volver con un cliente y decirle que tendrá que elegir otro coche porque no encuentra la llave del coche de sus sueños. Tu proceso de venta se ha estropeado y el posible cliente puede marcharse para no volver jamás. Todo porque no pudiste encontrar la llave. Probablemente encontrarás una crítica negativa de ellos en Facebook o Yelp.

Ahora, podrías pensar, "¿Y qué? Es solo una mala reseña". Sin embargo, una reseña negativa puede hacer que pierdas ventas de las otras personas que la leen. La verdad es que necesitarás más de 40 reseñas positivas para reparar el daño de una negativa.

Por ejemplo, un crítico en una reseña de una estrella del concesionario dijo: "No se esforzó en mostrar el vehículo, no sabía nada del coche, no sabía cuántos tenía en stock, nos llevó al segundo piso para enseñarnos el otro coche, y cuando llegamos allí se dio cuenta de que el coche estaba abajo, nunca nos preguntó si queríamos probarlo. Pero lo peor fue cuando le preguntamos si podíamos conducirlo. Le llevó 20 minutos encontrar las llaves [while] mi amigo y yo nos quedamos esperando bajo la lluvia".

En un estudio de J.D. Power de 2020, el tiempo que se pasa en el concesionario juega un papel considerable en la experiencia general del cliente. Si quieres tener una buena valoración de tus clientes, no puedes permitir que se queden parados mientras buscas las llaves que necesitan. Keycafe puede hacer un seguimiento eficaz de la actividad de las llaves del concesionario.

Keycafe puede evitar una mala experiencia de los clientes

Por supuesto, un servicio al cliente de cinco estrellas no finaliza cuando se concreta la venta, y los departamentos de mantenimiento también reciben una valoración en la experiencia del cliente.

Sin embargo, quizás tuviste comentarios como el siguiente:

"Llegué al concesionario a las 6 PM para retirar mi vehículo y vi que seguía aparcado en la calle donde lo había dejado, ¡y mis llaves estaban en el buzón que además estaba abierto! ¡Estoy muy, muy decepcionado con este concesionario!

Evitar que se produzcan malas experiencias de los clientes como ésta es esencial. Una unidad de expansión de Keycafe puede brindar una experiencia excelente a tu cliente fuera de horario.

Keycafe puede ayudarte con los problemas cotidianos

Puede que los robos de coches o las reseñas de los clientes sean poco frecuentes, pero en el día a día de cualquier concesionario surgen problemas. He aquí algunas operaciones comunes que conducen a gastos innecesarios:

  • Llaves que se pierden
  • Vigilar incontables vehículos
  • Daños sin explicación
  • Kilometraje sin identificar

La capacidad del software de gestión de llaves de coche de Keycafe para realizar un seguimiento de las llaves te permite saber siempre dónde están ahora y dónde han estado, para que no haya más misterios. Además, con los contenedores de llaves conectados al IoT, el seguimiento se produce en tiempo real a medida que se accede a las llaves. Obtendrás un retorno de la inversión positivo en pocos meses, y podrás observar instantáneamente los beneficios del ahorro de tiempo.

Una sustitución de una llave de coche típicamente cuesta $50, y reemplazar un transpondedor remoto de dejará con $200 menos en tu bolsillo. Por eso, evitar la pérdida de incluso un juego de llaves al mes con Keycafe puede ahorrar a un concesionario miles de dólares al año.

Cuando se tiene en cuenta el costo de los vehículos dañados, los gastos aumentan aún más. Afortunadamente, el sistema de control de llaves de coches de Keycafe te permite minimizar o eliminar estas preocupaciones. Nuestro completo registro de auditoría te muestra quién sacó las llaves para una mejor rendición de cuentas.

Cuando se integra con la tecnología de Keycafe, nuestro sistema de gestión de llaves puede incluso ayudar a reducir el papeleo y ofrecer una solución móvil que permite a los empleados del concesionario procesar las solicitudes de llaves físicas desde sus propios dispositivos móviles.

¿Por qué elegir Keycafe?

Sabemos que tienes muchas opciones para elegir una solución de gestión de llaves para concesionarios, pero nuestros productos ofrecen características únicas.

Auditoría del rastreo de llaves

Rastrea rápidamente el historial de todas las llaves que entran y salen del sistema.

Acceso a las llaves 24/7

Tu personal pueden acceder a las llaves las 24 horas, todos los días, sin ayuda de los gerentes.

Aplicación móvil fluida

Maneja el acceso a las llaves desde cualquier lugar, en cualquier momento del día.

Atención al cliente 24/7

Si te encuentras con un problema, nuestros sistemas están respaldados por un servicio de atención al cliente global 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de una rápida llamada telefónica o una plataforma de chat.

Diseño modular

Nuestros sistemas de control de llaves para concesionarios pueden ampliarse para albergar cientos de llaves a la vez.

Siempre conectado

La serie MS3 de SmartBoxes cuenta con WiFi y ethernet de fábrica. Para ubicaciones remotas, hay disponible un kit de conversión a telefonía móvil.

Respaldo de la batería

Si se va la electricidad, aún puedes acceder a las llaves.

Automatización API integral

Utiliza nuestra aplicación o la tuya para automatizar todos los accesos a las llaves.

Compartimientos individuales

Cada juego de llaves se guarda de forma individual para evitar el uso no autorizado.

Cómo funciona nuestro sistema de gestión de llaves de coches

Es simple empezar a usar nuestro sistema de control de llaves de coches.

  1. En primer lugar, instalarás el sistema de contenedores para llaves SmartBox de Keycafe con conexión IoT. Con solo 10 centímetros de profundidad y montado en la pared, nuestro equipo es compacto y fácil de ajustar a tu espacio.
  2. A cada llave se le asigna un chip de seguimiento NFC anónimo. Se almacena en un compartimento individual del contenedor de acero para llaves con tecnología IoT.
  3. Para las pruebas de conducción sin contacto o la recogida para mantenimiento, asigna al cliente un acceso único. El cliente recibe un código único de ocho dígitos que le permite acceder a las llaves.
  4. Para el acceso del personal, puedes asignar permisos para los vehículos asociados. Después, proporcionamos un historial de auditoría completo para ver quién ha accedido a las llaves y cuándo.

Tarifas transparentes

Keycafe no requiere una cita ni información personal para que conozcas los costos iniciales y mensuales. Puedes configurar tu sistema en minutos según tus requerimientos exactos y ver lo poco que necesitas invertir para obtener un retorno muy tangible y rápido.

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