A medida que la tecnología continúa evolucionando, Keycafe se mantiene a la vanguardia de la innovación en la industria de administración de claves comerciales. Nos complace anunciar nuestra última mejora de software, la introducción de los administradores de la organización. Esta función está diseñada para agilizar la gestión de claves y accesos para empresas y organizaciones de todos los tamaños, ofreciendo una solución eficaz y sin problemas para varios administradores a la vez.

Comprender las organizaciones

En el software Keycafe, una "organización" representa una entidad distinta con su propio conjunto de usuarios, claves, permisos, grupos, ubicaciones, SmartBoxes y configuraciones de cuenta. Cuando crea una cuenta de Keycafe, agrega una ubicación y adjunta un SmartBox, se convierte en el propietario de la cuenta y su empresa se convierte en su "organización" de Keycafe.

Con nuestra última actualización, ahora tiene la capacidad de nombrar "administradores de la organización" que pueden administrar usuarios, claves, grupos, ubicaciones y SmartBoxes dentro de su organización, al igual que usted.

Introducción a los administradores de la organización

Los administradores de la organización son miembros del personal de su organización a los que se les otorga un nuevo nivel de permiso, lo que les permite asumir responsabilidades administrativas similares a las del propietario de la cuenta. Con este acceso elevado, pueden administrar de manera efectiva todas las claves, accesos, SmartBoxes y otros detalles de administración clave dentro de la empresa, excepto la información de facturación.

Esta mejora le permite delegar tareas de administración clave y optimizar las operaciones mientras mantiene el control sobre los detalles financieros confidenciales.

Configuración de un administrador de la organización

El proceso de configuración de un administrador de la organización es sencillo y se puede completar con unos pocos pasos simples:

Paso 1: invite a un miembro del personal como usuario completo:

1. Inicie sesión en su cuenta de Keycafe.
2. Seleccione "+ Agregar" en el menú.
3. Elija "Usuario" y luego "Usuario completo".
4. Ingrese la dirección de correo electrónico del miembro del personal y haga clic en "Agregar usuario". Puede ignorar otros campos, ya que se completarán automáticamente una vez que el miembro del personal cree su cuenta de Keycafe.

Paso 2: convertir usuario completo en administrador de la organización:

1. Inicie sesión en su cuenta de Keycafe.
2. Seleccione "Usuarios" en el menú de la izquierda.
3. Vaya a "Permiso de organización".
4. Haga clic en "+ Agregar permiso".

Una vez completado, el usuario que hayas designado como administrador de la organización tendrá acceso a las mismas funcionalidades que el propietario de la cuenta, excepto los detalles de facturación. Esto asegura una coordinación fluida y una gestión eficiente dentro de la cuenta de Keycafe de su organización.

Navegación entre organizaciones

Para el propietario de la cuenta, normalmente solo hay una organización asociada con su cuenta de Keycafe. Sin embargo, cuando a un usuario completo se le otorga el permiso de un "administrador de la organización", tendrá acceso a dos organizaciones: la organización de su empresa y su propia organización personal.

Los usuarios pueden navegar fácilmente entre estas organizaciones utilizando el selector desplegable ubicado en el área superior derecha de la aplicación de escritorio o seleccionando "Más" en la aplicación de teléfono y desplazándose hasta la parte inferior.

Para editar el nombre de su organización, simplemente abra la aplicación Keycafe y siga estos pasos:

1. Seleccione "Más" en el menú de la izquierda.
2. Haga clic en "Organizaciones", luego en "Acerca de la organización".
3. Seleccione Editar, luego ingrese un nuevo nombre para su organización.
4. Clic en Guardar".

Eliminación de un administrador de la organización

Las capacidades de seguimiento y supervisión de las organizaciones clave no solo permiten ahorrar tiempo, sino que también mejoran la responsabilidad clave entre sus empleados. Esto da como resultado menos llaves perdidas, extraviadas o robadas, lo que reduce la necesidad de volver a teclear. Esta es una solución rentable, ya que elimina los gastos asociados con el cambio de llaves (que puede ser costoso especialmente para las llaves de los vehículos modernos), así como el costo de reemplazar las cerraduras en caso de pérdida o robo de la llave.

1. Inicie sesión en su cuenta de Keycafe.
2. Seleccione "Usuarios" en el menú de la izquierda.
3. Busque el nombre del usuario que desea eliminar como administrador.
4. Accede a "Permiso de organización".
5. Haga clic en el icono de la papelera junto al nombre de la organización.

Al seguir estos pasos, se revocará el acceso administrativo del usuario a su organización, asegurando el control y solo el acceso autorizado sobre su sistema de administración de claves.

Reflexiones finales sobre las organizaciones clave de Workplace

Entendemos que la adaptación a las nuevas características puede requerir soporte o aclaraciones adicionales. Si desea obtener más información sobre organizaciones, administradores de organizaciones o cualquier otro aspecto del software Keycafe, visite nuestro completo Centro de ayuda.

Si prefiere una sesión de capacitación en vivo para su organización, lo alentamos a que se comunique con nuestro equipo dedicado de gestión del éxito. Estarán más que felices de ayudarlo y brindarle más orientación. No dude en contactarnos en support@keycafe.com.

En Keycafe, nos esforzamos por ofrecer las soluciones de administración de claves más eficientes y fáciles de usar. Con la introducción de organizaciones y administradores de organizaciones, estamos seguros de que nuestro software le dará a su organización mayor control, flexibilidad y conveniencia. Estén atentos para más actualizaciones emocionantes a medida que continuamos evolucionando e innovando.