Nu de prijzen van nieuwe en gebruikte voertuigen blijven stijgen, kiezen meer mensen ervoor om hun auto te houden. En voor je autoherstelbedrijf betekent dat meer werk. Maar meer werk betekent natuurlijk ook meer klanten en de noodzaak om de sleutels van de klant te beheren.

Vanaf het moment dat de autosleutels van de klant bij de receptie worden afgegeven tot wanneer ze naar de werkplaats gaan en terug, zijn er veel mogelijkheden om sleutels van het klembord te laten vallen, in de auto kwijt te raken of per ongeluk in een zak te laten verdwijnen.

Zelfs als een sleutel maar even zoek is, kan dat een verlies van kostbare reparatietijd betekenen en vertragingen terwijl jij en je medewerkers ernaar zoeken. Als het ergste gebeurt en hij kwijt is, kun je een nachtmerrie van de klantenservice hebben die snel opduikt op Yelp, Facebook of andere sociale media.

Gelukkig hoeft jou dit met het sleutelbeheersysteem van Keycafe niet te overkomen. Terwijl de voertuigen van je klanten de beste zorg krijgen, heb jij de volledige controle over de sleutel, doordat je precies weet waar de sleutels van de klanten zijn, waardoor vertragingen, problemen met de klantenservice, diefstal en slechte recensies worden voorkomen.

Bovendien kan Keycafe, nu de kosten van de sleutels van sommige voertuigen oplopen tot 1300 euro, helpen voorkomen dat je autoherstelbedrijf opdraait voor de kosten van het vervangen van de sleutels van klanten, en zo je reputatie als bedrijf met de beste klantenservice versterken.

Uitdagingen op het gebied van sleutelbeheer in autoherstelbedrijven

Deze opmerking van een monteur klinkt je misschien bekend in de oren:

"Ik werkte vroeger in een garage en we klemden voor elke auto de sleutel met de werkopdracht op een klembord. Natuurlijk kwam het regelmatig voor dat er sleutels ontbraken, omdat het personeel vergat de sleutels na het werk weer op het klembord te bevestigen. En vaak namen monteurs, nadat ze de auto de parkeerplaats op hadden gereden, per ongeluk sleutels mee naar huis in hun zak of lieten ze de sleutel in een andere auto vallen. En wanneer de klant dan binnenkwam om zijn auto op te halen, moesten we wanhopig op zoek naar de sleutel."

Misschien heb je deze week dit soort situaties ook meegemaakt. Het repareren van voertuigen gaat gepaard met de constante stress van het afstemmen van reparaties en planning op de behoeften van de klant. En tijdens de haast om reparaties op tijd af te krijgen, kan het lastig zijn om de sleutels op te volgen. Een van de beste opties voor sleutelbeheer is het Keycafe sleutelbeheersysteem.

Het gebruiksvriendelijke ontwerp van Keycafe regelt eenvoudig de toegang tot sleutels, of ze nu worden overgedragen op locatie of afgeleverd bij de klant. Met Keycafe heb je volledige controle over je sleutels vanaf het moment dat de voertuigen van je klanten worden afgezet tot wanneer de sleutels worden teruggegeven.

Bovendien wordt sleutelbeheer eenvoudig, up-to-date en toegankelijk voor zoveel of zo weinig mensen als je wilt. Je hebt real-time informatie over wanneer het voertuig is aangekomen, wie eraan heeft gewerkt, en wanneer de sleutel is teruggebracht.

En als je meerdere herstelwerkplaatsen hebt, kunnen de sleutelkastjes van Keycafe in een netwerk worden opgenomen voor volledige controle over je sleutels - ongeacht de locatie. Daardoor heb je 24/7 real-time inzicht in de voertuigen van je klanten.

Hoe werkt Keycafe?

Het systeem van Keycafe is weliswaar gemakkelijk aan jouw wensen aan te passen, maar een workflow zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

1. Wanneer een klant zijn auto aflevert, maakt een medewerker een sleutel aan in de software van Keycafe. Een unieke sleutelcode wordt automatisch gegenereerd en gedeeld met de klant.
2. Een NFC sleutelhanger met een uniek serienummer wordt fysiek aan de sleutel bevestigd. Dit serienummer wordt in de software van Keycafe aan de sleutel gekoppeld. De sleutel wordt vervolgens in de Keycafe SmartBox geplaatst.
3. De technieker haalt de sleutel op met zijn eigen unieke personeelscode. De naam van de medewerker en de tijd van het ophalen van de sleutel worden automatisch geregistreerd.
4. Nadat het werk gedaan is, wordt de sleutel met de personeelscode teruggeplaatst in de SmarBox, waarbij opnieuw de naam en de tijd worden geregistreerd.
5. Je klant kan de sleutel uit de SmartBox ophalen met de sleutelcode tijdens of na de kantooruren.
6. Het personeel krijgt bericht dat de klant de sleutel heeft opgehaald en kan de sleutel uit het systeem verwijderen.

Zo eenvoudig is het. Met Keycafe worden sleutels vergrendeld in een computergestuurde kast van koudgewalst staal en aluminium uit een A383-legering. Sleutels zijn alleen toegankelijk voor ophaling of inlevering door vooraf geautoriseerde personen met behulp van een pincode of andere identificatiemethoden via een mobiele app.

Keycafe biedt jou:

• Een volledige geschiedenis van alle sleuteloverdrachten, inclusief wie het laatst een sleutel heeft meegenomen
• Met een app kun je gemakkelijk in realtime toegang tot sleutels toevoegen of intrekken

Keycafe beheert de toegang tot sleutels en je kan eenvoudig zien wie ze het laatst heeft gebruikt of er toegang toe had. Op deze manier kan je snel schakelen wanneer een autosleutel ontbreekt of zoek is, waardoor het risico op diefstal, misbruik en uiteindelijk verloren vertrouwen van de klant wordt verminderd.

Met Keycafe's SmartBoxen die met de cloud verbonden zijn, zijn de compartimenten ruim genoeg voor meerdere toegangskaarten, grote afstandsbedieningen en sets sleutels. Het systeem is modulair en kan naar behoefte 8 sleutels of zelfs honderden sleutels opslaan.

• Uitbreidbaar met uitbreidingsmodules met 30 vakjes
• Altijd verbonden: verbindingsopties omvatten WiFi, Ethernet en mobiele telefonie.
• Back-up batterijen in het geval van een stroomstoring
• Offline codes zodat het zelfs mogelijk is sleutels op te halen als de SmartBox tijdelijk niet is verbonden
• 24/7 meertalige ondersteuning en uitgebreide helpdocumentatie

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Keycafe?

Het volledig auditeerbare sleutelcontrolesysteem van Keycafe geeft je vertrouwen met de mogelijkheid om het complete autoreparatieproces te monitoren. En je kunt zwakke plekken in het proces opsporen die leiden tot ontbrekende reparaties of vertraagde aflevering.

Keycafe geeft je een complete sleutelgeschiedenis

Met de eenvoudig raadpleegbare historiek van Keycafe kun je zien zien wanneer de sleutel is afgehaald en teruggebracht en door wie. Bovendien kunnen managers waarschuwingen personaliseren voor het op tijd inleveren van sleutels, zodat de wagen van je klant op tijd klaar is. En als de sleutel toch te laat is, waarschuwt het systeem van Keycafe iedereen die erbij betrokken is via sms of e-mail. Het gemak waarmee Keycafe de geschiedenis bijhoudt en problemen voorkomt voordat ze er zijn, is een krachtige tool om de efficiëntie te verbeteren en de winst te verhogen.

Keycafe is verbonden met de cloud

Met het sleutelbeheersysteem van Keycafe kunnen managers opvolgen wie de sleutel heeft, de reparatietijd monitoren en onbevoegde toegang voorkomen. Dit scheelt niet alleen in de kosten, maar verkort ook de wachttijden voor het lokaliseren van sleutels wanneer de klant zijn wagen komt ophalen. Bovendien kan een manager vanaf eender waar de toegang controleren en toegang geven via de Keycafe mobiele app.

Keycafe is modulair

Aangezien het aantal auto's in de werkplaats varieert, kan ook het aantal sleutels in gebruik variëren. Dankzij het modulaire systeem van Keycafe kan je hierop inspelen en je systeem uitbreiden naarmate je bedrijf groeit.

Aangepaste toestemmingen

Met Keycafe kun je sleuteltoegangsrechten per persoon of afdeling instellen. Bijvoorbeeld, onderhoudsafdelingen kunnen toegang nodig hebben tot auto's die de klantenservice nooit nodig zal hebben.

Bovendien moet je misschien een groep sleutels delen met sommige mensen en een andere groep sleutels met anderen. Met de functie Keycafe Groepen kun je een subset van sleutels in je account aanmaken en deze delen alsof het één sleutel is.

Automatisering via API

Leverage onze uitgebreide API om Keycafe direct in je bestaande systemen te integreren.

Accountability en toegangsgeschiedenis

Er zijn momenten dat iemand de autosleutels kwijtraakt; in het ergste geval beschadigt een medewerker het voertuig terwijl hij uit de garage rijdt. Maar helaas weet niemand wie de auto op dat moment had.

In plaats van schade toe te schrijven aan een klant en verdere problemen te veroorzaken, kan de beheerder met Keycafe de geschiedenis van het ophalen en afgeven van de sleutel bekijken. De geregistreerde gebeurtenissen verschijnen in chronologische volgorde met data, tijden en het soort gebeurtenis dat zich voordeed.

Transparante prijzen

In tegenstelling tot andere diensten heb je bij Keycafe geen afspraak nodig en Keycafe vereist geen persoonlijke informatie om je de initiële en maandelijkse kosten te geven. Met verschillende SmartBoxes met uiteenlopende capaciteiten en software-abonnementen om uit te kiezen, is er een oplossing voor zowel grote als kleine bedrijven. Bekijk de prijzen hier.

Vraag vandaag nog je gratis demo aan

Stop met het verliezen van sleutels, tijd en terugkerende klanten. Met het Keycafe sleutelbeheersysteem kun je efficiënt werken en je klanten tevreden houden.

Ons team staat klaar om jou te laten zien wat Keycafe tot de beste op de markt maakt!

Vraag vandaag nog een gratis demo aan.