Als je bedrijf meerdere sets sleutels gebruikt en medewerkers met verschillende toegangsniveaus beheert, is een sleutelbeheersysteem essentieel. Maar wat is een sleutelbeheersysteem? En hoe kan het helpen?

Vandaag gaan we dieper in op de finesses van zakelijke sleutelbeheersystemen en bespreken we hoe ze je kunnen helpen de toegang te vereenvoudigen, de accountability te verbeteren en de risico's in je dagelijkse activiteiten te verminderen.

Wie heeft een Sleutelbeheersysteem nodig?

Sleutelbeheer is essentieel in elke organisatie die meerdere sleutels of sets sleutels beheert die door meerdere personen worden gebruikt.

Hoe meer mensen en sleutels je moet beheren, hoe complexer het proces wordt. Een sleutelbeheersysteem zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben en helpt je te weten wie de sleutels in zijn bezit heeft.

Types bedrijven die sleutelbeheer gebruiken of nodig hebben zijn autodealers, vastgoedbeheerders, vakantieverhuurders, bouwbedrijven, logistieke dienstverleners, facilitair managers, hotels, autoverhuurbedrijven, wagenparken van de overheid, universiteiten, en tientallen andere sectoren en toepassingen.

Wat doet een Sleutelbeheersysteem?

Een sleutelbeheersysteem vergemakkelijkt het ophalen en afgeven van sleutels op een specifieke locatie zonder dat personeel toezicht hoeft te houden, terwijl het een hoog niveau van accountability garandeert.

Een sleutelbeheersysteem bewaart sleutels op een centrale, toegankelijke locatie en maakt het mogelijk toestemmingen toe te wijzen, zodat alleen bevoegde gebruikers de sleutels kunnen ophalen. De softwaretoepassing in de cloud controleert de toegang en geeft je in realtime de toegangsgeschiedenis voor elke sleutel en elke gebruiker, waardoor het sleutelbeheer wordt vereenvoudigd en geautomatiseerd, zelfs bij meerdere locaties en gebouwen.

Managers kunnen op afstand toestemmingen instellen op basis van toegangsbadges, unieke PIN-codes, tijdschema's en andere parameters om ervoor te zorgen dat alleen bepaalde mensen toegang hebben tot de sleutels en dat de sleutels van cruciale bedrijfsmiddelen altijd beschikbaar zijn, in overeenstemming met de noden en activiteiten van je bedrijf. Afhankelijk van het niveau van de behoeften van je organisatie kunnen sleutelbeheersystemen worden geïntegreerd met de IT-infrastructuur en workflows van je bedrijf.

Voordelen van een sleutelbeheersysteem

Een sleutelbeheersysteem automatiseert en stroomlijnt wat doorgaans een ingewikkeld, inefficiënt en tijdrovend proces in de onderneming zou zijn. Hier zijn slechts enkele van de voordelen.

• Verlaag de kosten van het vervangen van verloren sleutels. Je weet altijd wie de sleutels heeft opgehaald, zodat je ze gemakkelijk kunt opsporen als dat nodig is.
• Niet meer zoeken naar sleutels, want ze worden in hun eigen unieke compartiment bewaard totdat ze door een bevoegde medewerker worden opgehaald.
• Wijs complexe toestemmingen toe voor groepen, afdelingen, enz. en zorg ervoor dat alleen bevoegde mensen toegang hebben. Toestemmingen kunnen op elk moment worden ingetrokken of gewijzigd.
• Beheer alles vanuit de cloud in real-time. Sleutelbeheersystemen maken beheer op afstand mogelijk en zorgen voor een eenvoudig en betrouwbaar proces. Stakeholders kunnen hun sleutelinventaris en -status bekijken vanuit één enkel overzicht dat altijd up-to-date is.
• Bespaart tijd en geld, elimineert fouten. Dankzij geautomatiseerd sleutelbeheer op afstand is er geen personeel meer nodig dat 24 uur per dag de sleuteluitwisseling verzorgt of registreert.

Soorten sleutelbeheersystemen

Sleutelbeheersystemen worden al tientallen jaren in een of andere vorm gebruikt. Hier volgen de meest voorkomende soorten handmatige en op technologie gebaseerde sleutelbeheersystemen:

• Prikbord. Alle sleutels zijn zichtbaar en worden opgehangen aan een prikbord dat open of gesloten is. Je ziet deze manier van werken bij sommige parkeergarages, autoreparatiebedrijven, vakantiehuisjes, opslagplaatsen enzoverder.
• Kastjes. Sleutels worden bewaard in kastjes, net als bij priborden, maar meestal zijn ze afgesloten en op slot.
• Lockers. Elke sleutel is opgesloten in een afzonderlijk vakje, zodat alleen de sleutel die wordt gebruikt zichtbaar is. Er is geen verwarring over welke sleutel je moet nemen, en het ziet er netter uit voor klantgerichte toepassingen.
• Niet cloud-gebaseerd. Programmeerbare sleutelbeheerkastjes, meestal toegankelijk met een code of een fysieke sleutel. Hoewel sommige gegevens kunnen worden gerapporteerd aan niet-gekoppelde software op locatie, kunnen ze niet op afstand worden beheerd en is nog steeds een fysieke tussenkomst van een operator nodig.
• Cloud-gebaseerd sleutelbeheer is een met internet verbonden SmartBox-systeem dat beheer op afstand, automatisering en op toestemming gebaseerde toegang mogelijk maakt.

Hoe kies je het beste sleutelbeheersysteem voor je bedrijf?

Het juiste sleutelbeheersysteem kan je helpen de kosten te verlagen, processen te automatiseren en te vereenvoudigen, en nieuwe efficiëntieverbeteringen te realiseren die waarde toevoegen voor de eindgebruiker - en voor het bedrijfsresultaat. Wanneer je een sleutelbeheersysteem kiest dat dat geschikt is voor jou, moet je rekening houden met je behoeften en prioriteiten, wie het systeem gaat gebruiken en hoe gemakkelijk de workflow te beheren is.

Hier zijn een aantal zaken om te overwegen:

• Hoe wordt het systeem beheerd? Vereist het handmatige invoer op de plaats van gebruik, waardoor het personeel fysiek naar de locatie van de locker moet gaan of kan het overal online worden beheerd?
• Welke soorten toestemmingsniveaus biedt het systeem? Sommige systemen hebben alleen maar eenvoudige pincodes, gelinkt aan de sleutel, waardoor iedereen met die pincode toegang heeft tot die sleutel. Andere systemen maken gebruik van toestemmingen op basis van de gebruiker, zodat je precies, tot op de minuut, de toegang kunt bepalen tot elke individuele sleutel door elke gebruiker.
• Gebruiksvriendelijkheid. Hoe meer gebruikers toegang moeten krijgen tot het systeem, hoe eenvoudiger het moet zijn. Zorg ervoor dat het proces zo eenvoudig is dat iedereen het kan gebruiken.
• Klantenondersteuning. Wat zijn je opties voor klantenservice en ondersteuning? Mocht er iets misgaan, dan moet je 24/7 een echte medewerker kunnen bereiken.
• Hoe krijg je toegang tot de sleutels? Sommige systemen bieden meerdere toegangsmogelijkheden via een gebruikersbadge, sleutelhanger, PIN, mobiele app en twee-factor authenticatie (2FA), terwijl andere systemen universele PIN-codes gebruiken voor alle sleutels.
• Mogelijkheden tot aanpassing. Geen twee bedrijven werken precies hetzelfde. Zorg ervoor dat het sleutelbeheersysteem dat je kiest je huidige workflow vereenvoudigt of er gemakkelijk in te integreren is. Het is goed om advies in te winnen om precies te begrijpen wat jij nodig hebt om je sleutels te beheren, zodat je een systeem krijgt dat je het snelste rendement oplevert.
• Hoeveel sleutels gebruikt je bedrijf? Een modulair sleutelbeheersysteem biedt een grotere capaciteit en is gemakkelijker op te schalen naarmate je groeit.
• Welke soorten sleutels moet je opbergen? Gebruik je bijvoorbeeld pasjes? Autosleutels? Grote sleutelhangers? Sommige systemen zijn beter geschikt om grotere sleutelsets op te bergen en tegelijkertijd er nog netjes uit te zien.
• Word je sleutelbeheersysteem alleen gebruikt door interne medewerkers of is het ook voor klanten bedoeld? Sommige sleutelbeheersystemen zijn gemakkelijker te begrijpen en te gebruiken voor eenmalige gebruikers, klanten en het brede publiek.
• Kostenoverwegingen. Sommige sleutelbeheersystemen gaan gepaard met hoge opstartkosten, terwijl andere beperktere opstartkosten en doorlopende abonnementskosten hebben.
• Is de uitstraling een probleem? Als je het sleutelbeheersysteem buiten of voor klantengebruik installeert, past het uiterlijk van het apparaat dan bij je merk? Kan het uiterlijk ervan worden aangepast of van merk branding worden voorzien?
• Integratiemogelijkheden. Kan het sleutelbeheersysteem integreren met je bestaande softwarestack om workflows te automatiseren?

We hopen dat je enig inzicht hebt gekregen in de voordelen van op software gebaseerde sleutelbeheersystemen en hoe ze je bedrijf kunnen helpen.

Keycafe biedt volledig sleutelbeheer op afstand via een zeer gebruiksvriendelijke mobiele app en desktop app. Keycafe biedt een uitgebreid aanbod aan toestemmingstypes, van eenvoudige sleutelcodes die aan een sleutel worden toegewezen tot gebruikerscodes die de toegang beperken op basis van tijdstippen of aantal sleutels. Keycafe biedt ook de optie om twee-factor authenticatie te gebruiken voor extra gemoedsrust. Het Keycafe sleutelkluissysteem, een "SmartBox" genoemd, zorgt ervoor dat elke set sleutels niet zichtbaar is en voorkomt onbevoegde toegang.

Een adviesgesprek met een Keycafe account vertegenwoordiger zal je de nodige inzichten verschaffen over welke workflow het beste bij jouw organisatie past, zodat je het meeste uit het systeem kunt halen. Neem vandaag nog contact op, dan kunnen we de conversatie starten.