Viele Unternehmen sind mit der Verwaltung von Schlüsseln für mehrere Mitarbeiter, Kunden oder Gäste überfordert - die Notwendigkeit der Schlüsselverwaltung ist so alt wie die Schlüssel selbst.

Die meisten Unternehmen haben sich jahrzehntelang auf Abmeldeformulare und Haken an der Wand oder auf teure, veraltete Schlüsselverwaltungsschränke verlassen. Glücklicherweise haben aufkommende IoT-Technologien in jüngster Zeit moderne, Cloud-basierte Schlüsselkontrollsysteme ermöglicht, die sich wirklich positiv auf den Gewinn eines jeden Unternehmens auswirken können.

Obwohl wir in einer zunehmend digitalen Welt leben, werden physische Schlüssel nicht so bald verschwinden, da die Kosten für die Digitalisierung von Schlüsselflotten für die meisten Unternehmen unerschwinglich sind.

Moderne Technologieunternehmen haben hochsichere, digitalisierte Optionen entwickelt, die Ihnen dabei helfen, die physischen Schlüssel in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, zu speichern und ihre Verwendung zu genehmigen. Die Palette reicht von einfachen Systemen mit offenem Display bis hin zu hochmodernen, Cloud-basierten Lösungen, die Tausende von Schlüsseln über ein Smartphone oder einen PC verwalten können.

Bevor wir uns mit den beiden wichtigsten Arten von Schlüsselverwaltungssystemen befassen, sollten wir die Grundlagen besprechen.

Was ist ein Schlüsselverwaltungssystem?

In diesem Artikel befassen wir uns mit einem viel praktischeren Problem - der Verwaltung, Aufbewahrung und Zuweisung physischer Schlüssel an verschiedene Personen in einem Unternehmen. Diese elektronischen Schlüsselverwaltungssysteme bieten eine sichere und bequeme Lösung für den Zugang zu Räumen, Gebäuden und sogar Fahrzeugen vor Ort.

Da die Unternehmen in verschiedenen Branchen wachsen und ihre Aktivitäten ausweiten, steigt auch die Komplexität der Anforderungen an das Schlüsselmanagement.

Sie können dies in einer Vielzahl von Anwendungen beobachten, wie z. B.:

• Kurzzeitvermietung
• Hausverwaltung
• Autovermietungsfirmen
• Hotels
• Autohäuser
• Baustellen
• Lagerhaltung
• Lkw- und Transportunternehmen
• Bildungseinrichtungen
• Einrichtungen
• Jedes Unternehmen, das mehrere Schlüssel verwendet, die von mehreren Personen genutzt werden

Da Schlüsselkontrollsysteme in vielen Anwendungen eingesetzt werden, bedeutet dies oft, dass die tatsächlich verwendeten Systeme viele Konstruktionsschwankungen aufweisen können.

Die Entscheidung, welches Schlüsselverwaltungssystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den Arbeitsabläufen ab, die Ihr Unternehmen benötigt. Benötigen Sie einen einmaligen Gastzugang, einen ständigen Zugang der internen Mitarbeiter zu allen Schlüsseln oder eng verwaltete Gruppen von Schlüsseln für verschiedene Mitarbeiterebenen?

Sobald Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen festgelegt haben, können Sie das richtige Schlüsselverwaltungssystem für Sie bestimmen.

Welche Arten von Schlüsselverwaltungssystemen gibt es?

Elektronische Schlüsselverwaltungssysteme gibt es in allen Formen und Größen - je nach Benutzerprofil. In diesem Artikel erläutern wir zwei der beliebtesten Systeme, die heute erhältlich sind:

Stecktafel-Schlüsselsysteme

Alle Schlüssel sind entweder durch eine durchsichtige Tür oder nach dem Öffnen der Tür sichtbar. Die Schlüssel werden mit einem fälschungssicheren Ring an einem Pflock befestigt und dann in das Stecktafel-System eingeführt, das den Pflock einschließt. Wenn ein Benutzer für einen bestimmten Schlüssel berechtigt ist, wird der Pflock entriegelt und der Schlüssel kann entnommen werden.

Stecktafel-Systeme bieten eine schnelle, einfache und unkomplizierte Lösung - hier sind einige Unternehmen, die Produkte in dieser Kategorie anbieten:

• Real-Time Networks
• Morse Watchmans
• Keyper Systems
• Traka 21
• KeyTrak

Locker Key Systems

Jeder Schlüssel ist in einem eigenen Fach eingeschlossen, so dass von außen nichts zu sehen ist, und wenn auf einen Schlüssel zugegriffen wird, sind keine anderen Schlüssel zu sehen. Die einzelnen Fächer stellen sicher, dass niemand sonst physischen Zugang zu Ihren Schlüsseln hat - eine nützliche Funktion, wenn sich mehrere Fremde dasselbe System teilen müssen, und nicht nur eine Gruppe von Arbeitskollegen.

Wenn ein Benutzer sich authentifiziert und einen Schlüssel auswählt, öffnet sich das jeweilige Fach und gibt den Zugang zu den darin befindlichen Schlüsseln frei. Es gibt keine Verwirrung darüber, welcher Schlüssel zu nehmen ist, weil es nur eine Option gibt - so ist das System für geschultes Personal oder einmalige Gäste oder Kunden leicht zu bedienen.

Hier sind einige Unternehmen, die Schließfachsysteme für die Schlüsselverwaltung anbieten:

• Matrix
• Creone
• ShareBox
• Keycafe

Schließfach oder Stecktafel - was ist besser?

Obwohl sowohl Schließfach- als auch Stecktafel-Systeme verschiedene Vorteile haben, sind wir der Meinung, dass nicht alle Schlüsselverwaltungssysteme gleich sind.

Denken Sie an den ersten Eindruck - Schließfachsysteme bieten ein viel aufgeräumteres Erscheinungsbild, das sich ideal für kundenorientierte Anwendungen eignet, während Stecktafeln viel unordentlicher sind und einen Schandfleck darstellen können, insbesondere wenn sie in Wartezimmern oder anderen kundenorientierten Bereichen aufgestellt werden. Schließfachsysteme schließen auch Verwechslungen zwischen verschiedenen Schlüsseln sofort aus, da das System keinen Raum für Vermutungen lässt.

Kann man auf Stecktafeln mehr Schlüssel aufbewahren? Klar, aber bei großen Schlüsselbunden oder mehreren Auto-Schlüsselanhängern kann das ziemlich unübersichtlich werden.

Hinzu kommt der Vorteil, dass die Schlüssel vor anderen Systembenutzern verborgen bleiben, was ein gutes Argument für Schließfachsysteme gegenüber Stecktafeln ist.

Was bietet ein gutes Schlüsselverwaltungssystem?

Das Ziel eines jeden Schlüsselverwaltungssystems ist es, den Verlust von Schlüsseln zu verhindern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten. Es gibt keine Einheitslösung für die Schlüsselverwaltung, da jeder Unternehmensbereich seine eigenen Herausforderungen hat, sei es die Verwaltung einer Fahrzeugflotte, eines Immobilienportfolios oder der Check-in nach Geschäftsschluss in einem Hotel.

Die Cloud-basierte Schlüsselverwaltungssoftware von Keycafe bietet mehrere verschiedene Workflows, die genau auf Ihre Anforderungen angepasst werden können.

24/7 Schlüsselverwaltung

Sie können jederzeit einfach auf Ihre Schlüssel, Anhänger oder Keycards zugreifen, ohne die Systemadministratoren kontaktieren zu müssen. Solange Sie die Erlaubnis dazu haben, können Sie loslegen.

IoT Connected SmartBox

Die Keycafe SmartBox ist immer verbunden und ermöglicht die Zugangsverwaltung in Echtzeit von überall aus über eine App. Ermöglichen Sie den Zugang zu einem Schlüssel oder verbieten Sie den Zugang zu allen Schlüsseln, um jederzeit einen autorisierten Zugang zu gewährleisten.

Cloud-basierte granulare Berechtigungen

Mit den fortschrittlichen Planungsfunktionen können Sie den Zugang zu Schlüsseln nicht nur nach Personen, sondern auch nach Zeitfenstern und für bestimmte Gruppen gewähren.

Einfache Verlaufsprüfungen

Suchen Sie nach einem möglichen Sicherheitsleck? Dieses System stellt sicher, dass jede einzelne Interaktion in Ihrem System erfasst wird, mit einer vollständigen, automatisch aktualisierten Liste aller Ein- und Auszahlungen auf Schlüssel-, Benutzer- und SmartBox-Ebene.

Äußerst modular

Die SmartBox ist in verschiedenen Varianten erhältlich und lässt sich auch über verschiedene Standorte hinweg in hohem Maße skalieren. Beginnen Sie mit einer bescheidenen Einrichtung mit 7 Schließfächern und steigern Sie die Anzahl der Schließfächer, wenn Ihre Organisation expandiert.

API- und Anwendungsintegrationen

Wenn Sie bereits mit Ihrer eigenen Software arbeiten, bietet Keycafe eine Reihe von Entwickler-Ressourcen, die Ihnen helfen, Ihre Schlüsselverwaltungslösung in das digitale Ökosystem Ihres Unternehmens zu integrieren.

Mehrere Zugriffsoptionen

Im Gegensatz zu vielen anderen Schließfachsystemen beschränkt Keycafe Sie nicht auf eine einzige Zugriffsmethode. Sie können Kunden und Mitarbeiter über einen Pincode mit Touchscreen-Eingabe, 2-Faktor-Authentifizierungstools, eine Smartphone-App, physische Schlüsselanhänger und sogar Benutzerausweise autorisieren.

Solide Bauqualität

Die SmartBox besteht aus kaltgewalztem Stahl und einer A383-Aluminiumlegierung, die üblicherweise in der Automobil- und Luftfahrtindustrie verwendet wird, so dass es sehr viel schwieriger ist, das Gerät zu manipulieren.

Schlussfolgerung

Keine Organisation hat die gleichen Sicherheitsanforderungen - oft werden Sie feststellen, dass die Schlüsselberechtigung selbst bei verschiedenen Standorten im gleichen Gebiet sehr unterschiedlich sein kann. Es ist schon schwierig genug, den Überblick über die Schlüssel in einem normalen Haushalt zu behalten - aber wie sieht es mit einem ganzen Arbeitsplatz aus?

Glücklicherweise machen die hervorragenden Technologien, die wir heute besprochen haben, die Schlüsselverwaltung zu einem absoluten Kinderspiel. Wenn die innovative Lösung von Keycafe Ihr Interesse geweckt hat, kontaktieren Sie noch heute unser Vertriebsteam, um Ihre Schlüssel in perfekter Ordnung zu halten.